ビジネスの場における封筒のマナー・注意点:折り目や封の仕方は?

記事の著者:saitotakuma

ビジネスの場における封筒のマナーをきちんと理解していますか?マナーを守らないと相手に失礼となることもあるので注意が必要です。ビジネスの現場では、相手とのコミュニケーションが非常に重要となるため、たかがマナー、されどマナーです。

きちんとマナーを守って封筒を取り扱うことで、相手にしっかりと自分の意思を伝えることができるので便利です。

ビジネスの場における封筒のマナーって?

ビジネスの現場にはビジネスの世界でだけ通用しているマナーがあります。そのマナーを知らずにいると、相手に不快感を与えたり、相手に不信感を与えてしまうため注意が必要です。

細かいことでもマナーを踏まえることができていれば、相手とスムーズにコミュニケーションをとることができます。

以下では、ビジネスの場における封筒のマナーについて詳しく説明していきます。

書類に折り目がつかないのが適切なサイズ

ビジネスの現場で封筒を使う場合には、中身の書類が折れないようにしなければなりません。ビジネスの現場では、書類は一枚にまとめ、折らないようにすることが基本です。そのための適切なサイズの封筒を選ぶようにする必要があります。

封筒の表側と中身の書類の表側は揃えて

封筒の表側と中身の書類の表側はきちんと向きを揃えておく必要があります。向きが揃っていた方が封筒を開ける相手がスムーズに書類を読むことができるからです。

封筒を開けたときに、向きが違っていると適当に書類を入れているのではないかと感じられ、相手は不快に感じてしまう可能性があるので注意が必要です。

封筒は書留では送らないで!

個人宛の場合にはこの限りではありませんが、封筒はできるだけ書留で送らないようにしましょう。書留で送ってしまうと、受け取るためには相手のサインが必要となります。

この手続が面倒と感じる方もいるので、相手のことを考えるのであれば、できるだけ封筒は書留で送らないようにしましょう。

書類はクリアファイルに挟んで封筒に入れる

封筒で送る場合には、中身の書類が多くなりがちです。そのような場合には、書類を直接入れず、必ずクリアファイルに書類を入れるようにしましょう。クリアファイルに入れたほうが、書類の漏れもなくなりますし、コンパクトに書類をまとめることができるので便利です。

添え状を忘れずに

封筒を使って書類を贈る場合には、クリアファイルに入れて書類を送りますが、その際、一番表側に添え状を入れておいたほうがビジネスの場では相手に良い印象を与えることができます。添え状には、どのような書類が入っているのかを、必ず書いておくようにしましょう。

封締めを忘れずに

ビジネスの現場では、機密性の高い文章を扱うことも多くあります。そのため、封筒で書類を送る場合でも確実に封をしめたことを確認するために、封締めをしなければなりません。封締めには、「〆」「封」などがよく使われます。

書類の折り方にも注意して

大きな書類の場合にはできるだけ折らないようにすることが大切ですが、便箋を使う場合には、三つ折か四つ折します。角が揃うように丁に折るようにしなければなりません。洋封筒の場合には、4つ折りが基本です。

正式な封筒は二重封筒を使う

会社にとって大事な書類を入れる場合などには、封筒の内側に薄い紙が貼ってある二重封筒を使うのがビジネスの場における封筒のマナーです。

ただし、弔事の場合には、不幸が重なるということを暗示してしまうので、使わないのがビジネスマナーです。状況に応じて使い分けましょう。

封筒を締めるときは糊を使って

封筒を締めるときには糊をつかってきちんと締めることが大切です。それ以外の例えばセロファンテープやホッチキスで止めるのはマナー違反となります。中の書類は封筒同士がくっついてしまうことがないように丁寧に貼り付けるようにして下さい。

上でも説明したように、糊で封筒を締めたら、必ず「〆」などの文字で確認することが大切です。

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