ビジネスの場における「恐縮です」の意味・使い方・注意点

記事の著者:shuta

会社勤めをしていると、普段から何気なく「恐縮」ですという言葉を使います。

「恐縮です」とは本来、文字通り恐れで身身を縮こませているさまを表す言葉ですが、ビジネスでは相手に迷惑をかけてしまったときや厚意を頂いたときにも活用できます。

今回はそんな「恐縮です」の正しい使い方と、使う際の注意点を紹介します。

「恐縮です」の使い方

クッション言葉として利用する

「恐縮です」を文頭につけて利用する場合、相手にお願いごとを聞いてもらいやすくするクッション言葉としての効果があります。

「大変恐縮ですが、ご足労願えますでしょうか」など、相手に迷惑が掛かってしまうことをお願いしたり聞いてもらったりする場合に使います。

依頼をする際や、了承を得たい時にも「恐縮ですが、~をお願いできますでしょうか」のような形で使うこともできます。

謙遜の気持ちを表す

ビジネスで相手に褒められたり気遣ってもらった時にお礼をこめて使うこともできます。

「ありがとうございます」よりも「恐縮です」の方がより低姿勢で相手を上に立てた言い方になりますので、目上の人やお客さんに褒められたりした場合に使う場合が多いです。

感謝の意味合いはほとんどない

「恐縮です」は褒められたときにも使えると紹介しましたが、実は感謝の意味合いはほとんどありません。

そのため、お礼を伝えたいときなどは使わずに「ありがとうございます」と伝える方が良いでしょう。

「お忙しいところ」とセットで使う

「お忙しいところ大変恐縮ですが」のように、恐縮だけで使用しない人は多いかと思います。

お忙しいところ、と使うのは主にこちらの事情に相手を付き合わせるというシーンが多いです。

そのため、このように「お忙しいところ」とセットで使用した場合には、相手を急かしたり相手の行動を制限するような文言を続けるのはやめましょう。

「恐縮です」を使うときの注意点

「恐縮です」は書き言葉

「恐縮です」は取り引き先とのやり取りにも活用しますが、基本的には書き言葉なので話している最中に使うと冷たい印象を与えてしまいます。

もし、話してる最中に「恐縮です」を使いたければ「恐れ入ります」に言い換えると柔らかくなります。

目下の人には使わない

「恐縮です」は目上の人に使う言葉ですので、後輩など目下の人には使わないようにしましょう。

多用しない

相手を立てつつやり取りをスムーズに進めるためには必要不可欠な「恐縮です」は、多用してしまうと相手に必要以上に下に見られてしまったり、文書が読みづらくなったりしてしまいます。

また、皮肉のような印象を与えてしまう場合もあります。1つの文書の中で何度も何度も使ってしまわないように注意しましょう。

相手目線のときに使わない

たまに相手目線で「恐縮です」を使ってしまう人がいますが、これはNGです。

「恐縮だとは存じますが」という使い方をしている人を度々見かけますが、「恐縮だとは存じますが」は、相手がそのような状態にあることをわかっていますよ、という意味合いになってしまいます。

これは失礼にあたるので、相手目線で「恐縮です」を使わないようにしましょう。あくまで自分が申し訳なく思ったときに使う言葉です。

「恐縮に存じます」はNG

よくやってしまいがちなのが、「恐縮に存じます」という使い方です。

これは「恐縮です」は既に「思います」という意味も含まれているので、「存じます」を足してしまうと「思います」という意味が二重になってしまうので、「恐縮に存じます」はNGです。

日常シーンではほぼ使わない

「恐縮です」は堅い表現ですので、日常シーンではほとんど使用しません。

主にビジネスシーンでの使用になります。全く日常で使ってはいけないわけでもありませんが、不自然になってしまうので避けた方が無難でしょう。