ビジネスメールで押さえておくべきマナー。メールに対し不安を抱いている人は7割

記事の著者:shuta

2018年、一般社団法人日本ビジネスメール協会がおこなった調査によると、仕事で使用している主なコミュニケーションツールの第1位は96.5%でメールとなっています。

また1日の平均は送信数は11.59通、受信は34.30通になっています。それほどメールを使用しているにも関わらず、同調査で自分のメールに対して何らかの不安を抱いている人は7割を超えることもわかっています。

社会人としてしっかりと覚えておかない恥かしい思いをするビジネスメール。メールは文面だけでのコミュニケーションになるので、相手に誤解を与えてしまいトラブルにならないようにしっかりと注意する必要があります。

ビジネスメールのマナーは、社会人として、しっかり理解しておきましょう。

ビジネスメールの基本的な書き方・マナー

日本ビジネスメール協会の調査によると、過去1年間、ビジネスメールで失敗をしたことが人は「よくある」(2.33%)、「たまにある」(34.93%)と計37.26%になっています。およそ4割の人が、ビジネスメールで失敗をしていることがわかっています。

失敗原因の第1位は「添付ファイルの付け忘れ」(41.58%)となっており、他にも誤字脱字(38.09%)・書きかけで送信(25.94%)・宛先の間違え(25.67%)なども挙げられています。メールに関して、ミスを指摘されたことがある人も、たまにあると含めると48%と、約半数にものぼります。

まずは基本の形を覚えていきましょう。

件名の書き方

大量のメールを処理しなければならない時にはまず、件名でメール内容を把握することが多いです。

相手の目に最初に触れる部分になるので、ビジネスメールで最も重要と言ってもいいでしょう。

件名だけでもメールの内容がわかるように本文の内容を簡潔にまとめましょう。件名が明確でなければ呼ばずに破棄されるという可能性もあります。

本文を書き終えてから文章全体を見直し、件名を書くと書きやすいです。件名が長いと受信した際に末尾が切れてしまうことがあるので20文字程度にまとめましょう。

宛名の書き方

必ず一行目に相手の会社名と氏名を記載します。

理由は宛名をしっかり記載すると、迷惑メールや間違いメールに混同される恐れがなるなるからです。

基本構成としては社名、部署名、名前の順に記載し、氏名は苗字のみでも構いませんが、フルネームがわかる場合はフルネームで記載する方がより丁寧な印象を与えます。

本文の書き方

本文は前提として伝わりやすい文章を書くことが必須となります。一行は長くても30文字程度にまとめましょう。

時節のあいさつなどは特に必要ありませんが、「お世話になっております」や社内に送るメールでは「お疲れ様です」などの最低限のあいさつ文は記載します。

結びのあいさつも簡潔に、「よろしくお願いいたします」などですませましょう。相手が気持ちよくメールを読み終えられるような言葉で締めくくるようにすると良いです。

メールが長くなりすぎないよう、なるべくスマートにわかりやすいメールを心がけましょう。

署名の書き方

署名とは、メール文末に出てくる自己紹介部分です。

会社名・名前・郵便番号・住所・電話番号・アドレス、この6つは最低限記載をしておきましょう。

この表記を確認して連絡をしてくる人が多いため、記載しないのはNGです。

メールサービスの設定から署名を設定すれば、毎回記載をしなくても、勝手に表示されるようになります。必ず設定をしておきましょう

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株式会社マイナースタジオ
〇〇 〇〇(名前) / 〇〇 〇〇(ローマ字表記の名前)
〒000-0000 東京都新宿区~~~~~~ ~~~~~~~~~
TEL:000-0000-0000
Email:~~~~~~~~~@~~~~~.co.jp
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ビジネスメールで抑えておくべきマナー・注意点

ビジネスメールで恥ずかしい思いをしないためには、メールの基本的な使い方の部分を押さえ、ケアレスミスが無くなるよう、ビジネスメールについて理解を深めることが大切でしょう。

To・CC・BCCを使いこなそう

TOは要件と伝えたい、返信を求めたい相手のアドレスを記載し、CCは参考として確認してもらいたい相手のアドレスを記載します。BCCは一斉送信をしたい際に使用するものです。

お互いに面識のない相手のアドレスをCCに記載してしまうと、すべての送信先の名前やアドレスが受信者にわかってしまうので個人情報の漏洩につながってしまいます。

そのため同じチームや案件担当などではない場合、基本的にはBCCを使用します。BCCの受信者にはTOの宛先しか見えないようになっているため、営業メールなど、一斉送信したい場合にとても便利な機能です。

同姓同名や宛先を間違えたりしないように注意し、誤って送信しないように気を付けましょう。

受信した場合は、1日以内に返信をすること

メールを受け取った場合、必ず1日以内に返信をするようしましょう。返信が送れると、クライアントとの信頼関係に関わってきます。もし1日以内に返信ができないのであれば、その旨を連絡しておきましょう。

ビジネルメールで、気をつけなくてはいけない表現

目上の人に対して「ご苦労様です」はNG

よく使ってしまう人が多いのが、「ご苦労様です」という言葉です。ご苦労様は目上の人から目下の人に対して使う言葉なので、社外の人・目上の人に対して使うのは失礼になってしまいます。

「お疲れ様です」は上下関係を気にせず使うことができるので普段からこちらを使うと良いでしょう。

書き言葉では、貴社

御社は口語表現になります。メールで御社を使ってしまうと、教養がない人だと思われてしますかもしれません。

メールでは「貴社」、「貴店」を使うようにしましょう。

役職に「様」は付けない

なんでも「様」を付けようする新卒は多いですが、役職に「様」をつけるのはおかしいです。

「株式会社〇〇 第一事業部〇〇部長様」は誤り。正しくは「株式会社〇〇 第一事業部〇〇様」となります。「様」は役職ではなく氏名に付けるものになるため注意が必要になります。

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