催促メール(リマインド)を送るときの注意点とは?丁寧なメールを心がけよう

記事の著者:shuta

ビジネスは1人では成り立ちません。社内・社外関わらず、相手とのコミュニケーションは、どの業種・職種でも重要なものになります。

そんなコミュニケーションを取るうえで、最も困るといっても過言ではないのが、催促メール(リマインド)を送るときかもしれません。

社内ならまだしも、社外の目上の人に催促メールを送るのは、緊張するでしょう。そんな催促メール(リマインド)を送るとき、どのようなことに注意しなくてはいけないのでしょうか?

催促メール(リマインド)をするときの注意点

催促メール(リマインド)は送るとき、細心の注意を払う必要があります。もし相手の期限を損ねるような言い方をしてしまうと、一気に関係が崩れてしまうことがあるためです。

もちろん約束を守っていない先方に非がありますが、とは言え、今後も仲良くしていくためには、催促メールを送るとき丁寧なお願いをするよう心がけましょう。

本当に、催促メールを送る必要があるのか確認しよう

催促メールを送る前に、本当に「入金がされていない」「原稿が届かない」等、約束が守られていないのか確認をしましょう。

またこちらが提示した内容(振込先や口座番号等)に間違いはないか、通帳記帳・金融機関にも再度確認しましょう。

送られてくるはずのものが届いていない場合は、社内の人にも確認しておきます。

件名は、目を惹く、柔らかい表現のものにしょう

多忙な人ほど優先順位をつけてメールを開封します。そこで大切になるのは、件名です。

数多のメールの中から急ぎではないと判断され、後まわしになっていたというケースも考えられます。

「○○会議の件」とするよりも「○月○日、○○会議出欠の件で確認」等と、具体的に記載することで相手に出欠の返事がないことを知らせることができます。

逆に具体的すぎると、心象を悪くするのが金銭に関わる内容や物品等の返却です。

いきなり、「○月分、未払いの件」とするより、「○月分請求書の件で確認」と相手が未確認を想定した配慮も必要です。

まずは先方の状況を確認しよう

相手の事情で遅れている場合もありますが、相手が失念していたということも考えられるので、先ずは打診をしてみましょう。

「本日、○月○日の時点で、○月分のご入金の確認がとれていないのですが、お済みでしたでしょうか」「○月中にご返却予定の○○はご送付いただいておりましたでしょうか」などと聞いてみるのがベスト。

いきなり、「入金されていません。確認、お願いします。」などと言わないよう、注意が必要です。

次アクションを具体的に依頼しよう

次に、案件や日時を明確に記載します。

「○月分の○○料○○円ですが、請求書をご確認のうえ、 ○月○日までにご入金いただけますでしょうか」

「(先日お貸しした資料ですが、)こちらも必要になりましたので○月○日までにご返却いただけないでしょうか」

そして依頼の後に「恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします」と付け加えておきます。

行き違いを想定した一文を添えておくとトラブルの回避に

最後に、行き違いを想定した一文を添えておくとトラブルの回避になります。

「すでに○○(入金、返却等)済みでしたら、 本メールと行き違いですので、何卒ご容赦くださいませ」「本メールと行き違いで、すでに○○済みでしたら 失礼をお許しください」

このように記載をしておくだけで、相手を気遣っていることが文面から伝わります。顔を見て話すわけではないので、このようなデリケートな問題は、なるべく丁寧に伝えることを心がけましょう。

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