就活で電話をもらった時の正しい受け方とは?マナーを身につけて印象アップ!

記事の著者:saitotakuma

就活では、企業の担当者と電話でやり取りする上で、こちらからかけるだけでなく、担当者からかかってくることもよくあります。

電話応対は、履歴書や面接といった選考と違って、素のあなたが表れやすいところ。

企業側も、応対を通じて、あなたがどういう人物なのかを見ようとしています。

かけるときにはマナーに気をつけていても、電話を取るときに心の準備ができていないと、緊張してしまってうまく対応できないことも。

かかってきたときに慌てないよう、ここで電話の正しい受け方をチェックしておきましょう。

電話を受ける前の注意点

スケジュール帳、筆記用具、メモを用意しておく

電話は外出先でかかってくることもあります。

スケジュールをその場で確認し、企業からの重要な連絡事項をメモできるよう、これらを携帯しておくとよいでしょう。

電話には3コール以内で出る

電話には3コール以内で出るのがビジネスマナーです。

やむを得ず、それ以上経ってから電話に出た場合は、「お待たせして申し訳ありません。」と一言添えるとよいでしょう。

騒がしい場所にいる時には、できるだけ静かな場所に移動する

騒がしい場所ではお互いの声が聞きとれません。

話ながらでも、速やかに静かな場所に移動しましょう。

出るときに名前を名乗る

「もしもし」はビジネスの電話では使いません。

名乗らずに出てしまうと、相手が正しい電話番号にかけたのかがすぐに分からず、不親切な印象を与えてしまいます。

ビジネスマナーとして、出るときには名前を名乗りましょう。

相手の提案を承諾するとき、感謝の言葉を述べる

説明会の日程や、面接、面談の案内を受けたら、「ありがとうございます」と感謝の言葉を述べてから承諾すると、相手にも気持ちのよい印象を与えます。

相手の提示した日程に対応できない場合

もし、相手の提示した日程に対応できないときには、「申し訳ありません。あいにくその日時は○○できません。」と伝えた上で、「誠に恐縮ですが、他の日時は可能でしょうか。」と相手の都合を聞くとよいでしょう。

用件を復唱する

やり取りが終わったら、伝え間違い、伝え漏れがないよう、「~でよろしいでしょうか。」と、改めて日時、場所、持ち物などの重要な連絡事項をこちらから復唱しましょう。

切る前の挨拶、電話の切り方

切る前には、「本日はお電話いただき、ありがとうございました。」と忙しい中、こちらへの電話に時間を割いていただいたことへの感謝を伝えます。

電話を切るときには、「失礼します。」と述べてから、数秒待ちます。

相手が切らないようなら、静かに電話を切ります。

かかってきた電話に出られなかった場合

留守電をチェックする

まずは留守電に用件が入っていないかチェックしましょう。

内容によっては、電話の内容がわかり、折り返す必要がない場合もあります。

折り返す必要があると感じたら、またかかってくるのを待つのではなく、できるだけ早くこちらから折り返しましょう。

最初に名乗り、もらった電話の用件を告げ、担当者がいるかどうかを聞く

電話には担当者が出るとは限りません。

「○○と申します。先ほど人事部の△△様より、~の件でお電話いただきました。△△様はいらっしゃいますか。」というように、電話をもらったことと、担当者の名前をしっかりと伝えます。

担当者が出たら、いきなり用件を話し始めるのではなく、「今、お時間はよろしいでしょうか。」と一言添えるのがマナーです。