就活で電話をもらったときの正しい受け方・マナーとは?基本的なビジネスマナーは知っておこう

記事の著者:saitotakuma

就活中、企業と電話でやり取りをおこなうことは、決して珍しいことではありません。しかし過去の人生で、正しいマナーに則った電話対応をしたことがある学生は少ないでしょう。

電話応対は、履歴書や面接といった選考と違って、素のあなたが表れやすいところ。企業側も、電話応対を通じて、正しいマナーがある人なのかジャッチすることもあります。

とくに電話を受ける場合は、あらかじめ準備が出来ないため、失敗しやすいです。正しい電話マナーを身に付け、就活で恥ずかしい思いをしないようにしましょう。

就活で電話をもらったとき、出る前に準備しておくべきこと・注意点

スケジュール帳・筆記用具・メモを用意しておく

電話は外出先でかかってくることもあります。スケジュールをその場で確認し、企業からの重要な連絡事項をメモできるよう、これらを携帯しておくとよいでしょう。

あとから再度同じ話を聞くようなことがないようにしましょう。なるべくメモを取る癖を身に付けておいたほうがいいです。

またもしすぐに準備が出来ない場合や、雑音がひどい場所の場合は、その旨を伝えてかけ直すのもいいでしょう。

「はい。〇〇大学の〇〇〇〇です。お電話ありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、3分後にこちらから掛け直しをさせて頂いてもよろしいでしょうか?」

電話には3コール以内で出る

電話には3コール以内で出るのがビジネスマナーです。

やむを得ず、それ以上経ってから電話に出た場合は、「お待たせして申し訳ありません。」と一言添えるとよいでしょう。

就活電話を受けるときの基本的なマナー・流れ

電話に出るときには、名前を名乗る

まず、「はい。〇〇大学の〇〇〇〇です。」と名乗るのが、基本です。「もしもし」はビジネスの電話では使いません。

電波などが悪くて聞き取れない場合も、「もしもし」と声を掛けるのはNGです。

名乗らずに出てしまうと、相手が正しい電話番号にかけたのかがすぐに分からず、不親切な印象を与えてしまいます。できる明るい声で名乗りましょう。

用件は復唱する

面接などの日程調整で電話をもらうこともあるでしょう。

「それでは次の面接ですが、○月×日の14:00~でいかがでしょうか?」などと言われることは多いです。

その場合、聞き間違いなどがないよう、「はい。問題ありません。○月×日の14:00~ですね。」と改めて日時・場所・持ち物などの重要な連絡事項をこちらから復唱しましょう。

電話番号やメールアドレスなども、復唱して間違いがないか確認をすることが大切です。

電話を切る前の挨拶・電話の切り方

電話を切る前には、「本日はお電話いただき、ありがとうございました」と感謝を伝えます。

そして電話を切るときには、「失礼します。」と述べてから、数秒待ちます。基本的には、相手が切ってくれるのを待ちましょう。

企業が電話を切ったら、自分も切るようしてください。電話が完全に切れるまでは、相手に声が聞こえているため、ため息をついたり、一緒にいる友達と会話を始めたりすることがないように気をつけてください。

就活電話を話すときの例

就活生:はい、〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

人事部:株式会社〇〇の人事部〇〇と申します。ただいま、お時間よろしいですか?

就活生:お電話ありがとうございます。はい、問題ございません。

人事部:弊社での選考の結果、〇〇さんには二次面接にお越し頂きたいと考えています。

就活生:大変うれしいです。ありがとうございます。ぜひ二次面接にお伺いさせてください。

人事部:早速ですが、日程は〇月〇日〇曜日の〇時から本社でいかがでしょうか?

就活生:わかりました。〇月〇日〇曜日〇時、××駅の本社へお伺いさせて頂きます。特別な持ち物などはありますか?

人事部:とくにありません。当日会場までお越しください。それでは当日お待ちしております。

就活生:お忙しい中、お電話を頂きありがとうございました。当日もよろしくお願い致します。失礼致します。

相手の提案を承諾するとき、感謝の言葉を述べる

説明会の日程や、面接・面談の案内を受けたら、「ありがとうございます」と感謝の言葉を述べてから承諾すると、相手にも気持ちのよい印象を与えます。

相手の提示した日程に対応できない場合

もし相手の提示した日程に対応できないときには、「申し訳ありません。あいにくその日時は、難しいです」と伝えた上で、「誠に恐縮ですが、他の日時は可能でしょうか。」と相手の都合を聞くとよいでしょう。

かかってきた電話に出られなかった場合

まずは留守電に用件が入っていないかチェックしましょう。内容によっては、電話の内容がわかり、折り返す必要がない場合もあります。

折り返す必要があると感じたら、またかかってくるのを待つのではなく、できるだけ早くこちらから折り返しましょう。

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