内定承諾を貰ったときのメール・電話のマナー・注意事項。辞退・承諾・保留のパターンで紹介

記事の著者:shuta

2017年の就活生は43万人。うち97%が新入社員としてどこかに就職をしています。そんな就活のなかでも、最も対応に困るのが内定を承諾するときでしょう。

希望企業からの内定通知であれば、承諾をすればいいですが、辞退や保留にしたい場合は、対応が複雑になり悩む学生も多いでしょう。より大人の対応が求められるため、悩みを抱える人もいるかもしれません。

今後一緒に働いていく可能性のある担当者に良い印象を与え、就職活動を気持ちよく終える意味でも、内定承諾の連絡は大切になります。内定承諾をメールや電話でおこなうときのマナー・注意事項をしっかりおさえておきましょう。

内定承諾のフロー。返事はどうおこなうべき?

内定通知の連絡はメールもしくは電話で連絡がきます。内定の連絡方法はさまざまのため、気になるのあれば、面接時に企業に聞いてみるのがいいでしょう。

内定通知の連絡が来た場合、電話もしくはメールで返信をしましょう。どちらかで返信をしたほうがいいという決まりはありません。ただし遅くとも1週間以内に返信をしましょう。あまり待たせてしまうと、内定辞退と受け取られてしまうこともあります。

もし決められないのであれば、保留にしたい旨を企業側に伝えましょう。基本的には内定合格の連絡後、内定を承諾するか、辞退するかを検討する期間が設けられるため安心してください。電話で合否連絡をされても、その場で即決しなくてはいけないわけではありません。

内定通知の連絡をもらうと、企業から内定承諾書の用紙が届きます。期限内にその承諾書を提出すれば内定、提出しない場合は内定辞退という流れとなります。

内定承諾を電話でする場合

上記でも紹介をしたように、内定通知の連絡を電話でもらった場合、その場で即決しなくてはいけないわけではありません。また折返しで連絡をすることになるでしょう。

ただし電話は顔が見えないため、より丁寧な対応が求められます。ビジネスマナーをしっかりおさえておきましょう。

内定を承諾する場合。電話で伝えるべき内容とは?

内定を承諾する場合、人事担当へ電話を繋げてもらい、下記の内容を伝えましょう。

「お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇です。
先日は内定の通知のご連絡をいただき、ありがとうございました。

御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、お電話させていただきました。

1日も早く御社に貢献できるよう努力して参りますので、これからどうぞよろしくお願いいたします。」

お礼の言葉は忘れずに、しっかり伝えてください。意気込みも話すことができるといいでしょう。

また承諾の旨を伝えた後は、今後のスケジュールを確認するようにしましょう。内定承諾書はいつ届きいつまでに送ればいいのか、入社式などについて知っておいたほうがいいかもしれません。細かいことまで確認しておけば、安心して内定式や入社式に臨むことができます。

内定を辞退したい場合。電話で伝えるべき内容とは?

内定を辞退する場合、人事担当へ電話を繋げてもらい、下記の内容を伝えましょう。

「お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇です。
先日は内定の通知のご連絡をいただき、ありがとうございました。

御社の内定承諾は大変喜ばしいことではありましたが、改めて自身のキャリアプランを考えた結果、〇〇のようなことをメインでおこないたいという結論に至りました。
そのため誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたく思います。

私のために貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような結果になってしまい大変申し訳ありません。

お忙しいところご対応いただきましてどうもありがとうございました。」

なるべく辞退する理由は、自身の気持ちと会社がマッチングしていなかったということにしましょう。会社の悪口を言うのはNGです。

また理由を述べずに辞退するのも、あまりよくはありません。自分のためにいろいろおこなってくれた企業になるため、なるべく誠意を持って接するようにするべきできでしょう。

内定を保留したい場合。電話で伝えるべき内容とは?

内定を保留にする場合、正直に話しをしたほうが、人事担当もわかってくれる可能性が高いです。難しい言い訳をせずに、相談をしてみましょう。

「お世話になっております。
〇〇大学の〇〇〇〇です。

先日は内定の通知のご連絡をいただき、ありがとうございました。

御社の内定承諾は大変喜ばしい結果でございます。ただし現在、他の企業からも面接の連絡をいただいており、内定承諾まで、あと○日ほどお時間をいただくことは可能でしょうか?

貴社に入社したいという気持ちも強いのですが、〇〇という分野への興味も完全に捨てきることができず、もう少しだけ吟味させていただけますと幸いです。
誠に勝手なお話になってしまい、大変恐縮ですが、ご理解いただけますと大変うれしく思います。」

上記のように相談できるといいでしょう。他学生とも接しているため、内定保留は珍しいことはありません。本当に迷うのであれば、正直に話をしてみましょう。

電話を掛ける時間帯は?

内定承諾の電話を入れるさいは、時間帯にも気を配るようにしましょう。

基本的には企業の営業時間である9時~17時の間であれば失礼にはあたりませんが、昼の休憩時間である12時~13時はマナーに反しますので、避けるようにしましょう。ただし、企業から時間指定があった場合には、その時間内に連絡を入れるようにしましょう。

内定承諾をメールでする場合

内定を承諾する場合。メールで伝えるべき内容とは?

内定を承諾する場合は、下記の内容を送りましょう。今後の抱負や心意気を述べることで印象がよくなります。新人に一番求められているのは、スキルではなく仕事への気持ちです。

「貴社で一日も早く活躍できるよう、努力して参ります」「〇〇を活かし、業績向上に貢献できるよう尽力いたします」

上記のように、今後の仕事に対する意欲を文章にして返すとよいでしょう。

件名:
内定承諾のご連絡 ○○大学 ○○

本文:
○○株式会社 人事部採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学の〇〇〇〇です。

先日は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
貴社より、内定をいただくことができ、大変嬉しく思っております。ありがとうございます。

是非、内定のほう受諾させていただきたいと思います。
1日も早く、貴社の戦力として貢献できるよう、一生懸命努力して参ります。

今後共ご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。取り急ぎ御礼を申し上げます。

内定を辞退したい場合。メールで伝えるべき内容とは?

内定を辞退する場合は、下記の内容を送りましょう。

謝罪の言葉を添えながら、「貴社に内定をいただくことができ、大変うれしく思っております。しかし、残念ながら一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、その旨をご連絡いたしました。」などと、表現を選びながらも明確に入社しないことを伝えましょう。

件名:
内定辞退のご連絡 ○○大学 ○○

本文:
○○株式会社 人事部採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学の〇〇〇〇です。

先日は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

誠に勝手ではございますが、貴社への内定は辞退させていただきたいと思っております。
自身の適性を鑑みた結果、別の会社への入社を決意いたしました。

貴重なお時間を割いてくださったにも関わらず、このようなご連絡を差し上げることになり、誠に申し訳ございません。
また本来であれば、直接貴社にお伺いしてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりますこと、重ねてお詫び申し上げます。ご容赦いただけますと幸いです。

末筆ながら、貴社ますますのご隆盛と皆様のご健康ご多幸を、心よりお祈り申し上げます。

内定を保留したい場合。電話で伝えるべき内容とは?

電話同様、内定を保留したい場合、メールでも正直に気持ちを話したほうが、企業に理解してもらいやすくなります。

ただし保留期限は長くても1週間程度です。また保留を企業側が承諾してくれる保証もありません。しかし、どうしても内定承諾をできかねる場合丁寧な言葉使いで保留のお願いをすることが何よりも大切です。

件名:
内定保留のご連絡 ○○大学 ○○

本文:
○○株式会社 人事部採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学の〇〇〇〇です。

先日は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
貴社より内定承諾をいただくことができ、大変うれしく思っております。ありがとうございます。

ただ内定承諾に関しましては、○月○日までお待ちいただけませんか?
現在、他にも選考試験中の企業があり、そちらの選考が○月○日に終了する予定です。
貴社への入社を前向きに検討しておりますが、これからの人生に関わる大きな決断となりますので、しっかりと検討した上で判断させていただきたく考えております。

ご多忙の中、貴社にご迷惑をおかけすることとなり大変申し訳ございませんが、ご理解いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

内定承諾をメールでする場合の注意点

重要なのは、スピード

内定メールで気を付けてほしいことは、何よりも「返信をいち早くする」ということ。社会人でも、できる人ほどレスポンスが早いと思われることが多いです。

メールの返信が早いか遅いかは今後の業務にも影響が出る可能性があると考えられてしまいます。今後一緒に働いていく仲間として、第一印象を良くするためにもレスポンスの早さには気をつけておきましょう。

お礼・誤字に注意をしながら、どんなに忙しくても24時間以内には返信するようにしましょう。

内容は具体的かつ簡潔に

返信メールは簡潔に述べることが基本です。一文が長くなっていないか、句読点の位置・数なども意識して文章を構成しましょう。

送付する前に作成した文章を見直しして、誤字脱字がないかを確認することも忘れずに行います。

基本的に件名は変えないこと

企業からのメールに返信する場合、担当者がどんな内容のメールかすぐに把握できるよう、基本的に件名は変えず、そのまま返信するようにしましょう。

Reをつけるのは失礼だと感じる人も多いですが、むしろ件名を変えて返信したほうが企業にとっては迷惑です。件名には手を加えず、返信するのがいいでしょう。

新規でメールを作成しないこと

基本的に1つの話題に対して連絡をおこなうこときは、届いたメールに対して返信するかたちで連絡を行います。

新規でメールを作成し返信すると、採用担当が見落としてしまう可能性もあるので注意しましょう。

内定メールでは、まずはお礼のみ。いろいろ質問しないこと

内定式のこと、同期のこと、配属先のことなど、いろいろ質問したいことがあるかもしれません。

しかし内定メールでは、まずはお礼のみおこないましょう。もしどうしても聞きたいことがあれば、電話をする、次回会ったときに聞いてみるなど、日を改めるようにしましょう。

内定承諾書を郵送するときは?

電話で返信した場合も、メールの場合も、内定承諾すれば、その後基本的に自宅に内定承諾書が送られてきます。期限内までに承諾書を送らなくてはいけません。

内定承諾書を企業に郵送するさいは、ただ封筒に承諾書を封入するだけでなく、添え状も忘れずに同封しましょう。

もちろん承諾書だけを送付しても問題はありませんが、そこに自身のやる気や喜びの混じったメッセージを添えることで、マナーを持った学生であるという印象を与えることができます。

内定承諾書を郵送する前に、電話するのがベター

内定通知を受けたあと、承諾するまでに一定の検討期間が設けられますが、入社の意思が固まれば、内定承諾書を送付して内定という運びとなります。

ただ承諾書を返送するだけでなく、郵送する前に1本電話を入れるのが内定承諾を伝える上での基本的なマナーです。内定を辞退するときも同様ですが承諾する場合は、必ず電話を入れてから書面を郵送するようにしましょう。

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