会社の飲み会の幹事で押さえるべきポイントまとめ

記事の著者:haruki hatano

会社の飲み会の幹事は責任重大な仕事です。任されたからには失敗したくありません。職場の先輩や上司が大勢集まる場なので、緊張してしまいます。

しかし基本さえ押さえておけば、少なくとも失敗することはないでしょう。以下では、会社の飲み会の幹事が押さえるべきポイントをまとめて紹介します。

飲み会の目的を確認する

飲み会の幹事に任命されたら、まず最初に飲み会の目的を確認しましょう。企業は利潤の追求を目的とした集団なので、ただ単に遊びで飲み会を開催することはありません。

例えばプロジェクトキックオフの顔合わせの飲み会であれば、メンバーが打ち解けあってその後の業務の進行がスムーズになることが目的とされていますし、忘年会であれば、会社の一年の成果を確認して楽しく過ごして来年以降の業務のモチベーションとするという目的が隠れています。

普段の業務と同じく、飲み会にも目標が設定されていて、それを達成するために飲み会の開催場所や時期、コンテンツが設定されるのです。逆に考えると、目的さえ明確になっていれば、その後に幹事がやるべきことは自ずと決まってきます。

サブ幹事を見つける

とても大切な役割の幹事を任されたら、責任を感じてしまいます。規模の大きい飲み会なら、ひとりで全てやろうとせずにサブ幹事を自分で見つけてアサインしましょう。

とくに幹事ひとりでお金の徴収をしていると、トラブルが起きた時に証言してくれる人はいませんが、二人体制だとお互い証言ができます。

体調不良になってしまっても、サブがいれば安心して任せることが出来ます。

人数をしっかりと把握する

飲み会を成功させるには、参加者の人数をしっかりと把握しておくといいです。エクセルで参加者リストなどを作って、一目で分かりやすいようにしておくと便利でしょう。

参加者の人数をしっかりと把握していないと、どのくらいの規模のお店を選んでいいのか分からなくなってしまいます。

エクセルであれば、予算の試算や、経費管理にも使えるので大活躍するでしょう。

参加者の年齢や性別も把握する

人数だけでなく、飲み会の参加者の年齢や性別にも目を向けておきましょう。飲み会の目的が一番先に来ることは間違いないのですが、その目的を達成するにあたって、参加者の年齢や性別の構成も重要なファクターになってきます。選択すべき料理なども変わってくるでしょう。

例えばフレンチばかりのコース料理だと、女性ウケは抜群だけれど、がっつり派の男性や年配の方には物足りないかもしれません。この場合はビュッフェなどを選ぶとよいかもしれません。

きちんと予約する

飲み会場所は、必ず予約を入れるようにしましょう。馴染みの店で「いつも空いているから」と予約をしないのは失敗する可能性があります。

そうならないためにも、しっかりと人数分の予約を済ませておくことが大事です。お店によっては貸しきりや割引を行っているところもあるので、予算に応じて相談してみるのもいいでしょう。

会費はひとりで決めない

幹事ひとりで会費を決めてしまうのは、トラブルの原因になりかねません。必ず上司に大体の予算感を確認しましょう。

利用する店と予算が決まったら、事前にその金額を参加者全体に共有しておきましょう。

飲み会が終わるまでが幹事の仕事

幹事の仕事は飲み会が終わるまで続きます。いくら楽しい飲み会だったとしても、飲み過ぎて早々に潰れてしまうのはよくありません。

幹事なのに介抱されてしまうようでは面目が立たないので、飲み会が無事に終了して、全員を帰宅させるまでは気を抜かないようにしましょう。

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