ビジネスの場におけるメールで注意すべきマナー

記事の著者:shuta

今やビジネスシーンで必要不可欠なメール。人と人のコミュニケーションツールであることから、当然のようにマナーが存在します。

しかしながら、入社のさい簡単に使用方法を教わっただけというような人も多いはずです。

そのため、メールを使用するときの基本的なマナーを紹介していきます。

書き出しは宛先となる人の名前から

メールを送信するさい、まず書き出し部分には、宛先となる人の名前を入れます。

社内であれば「営業部 鈴木課長様」、社外であれば「●●株式会社 営業部 課長 鈴木様」となります。

誰に向けたメールなのかを明確にするとともに、社内と社外の使い方の違いにも気を配りましょう。

宛先の選択は最後に

メールを作成するさい、先に宛先やCCを選択してから本文を作成される人がいます。しかしこの方法では、メールの作成途中に誤って送信される恐れがあるため、本文を打ち終えたあとから選択するようにしましょう。

書き出しの文章は?

書き出しの文章も、社内と社外で異なるため、注意が必要です。

まず社内の場合は、「お疲れ様です」が基本となります。

社外の場合は、いくら懇意にしていたとしても、社内と同じ書き出しは失礼に当たりますので「いつもお世話になっております」という書き出しにするようにしてください。

用件は簡潔に

受け取る人のなかには、毎日何百件ものメールが届く人もいます。だらだらとした長文や要領を得ない内容ではスルーされる可能性もあります。簡潔で分かりやすい内容になるよう心掛けましょう。

誤変換に注意

メールを送信するさい、恥ずかしい上に失礼にあたるのが、文字の誤変換です。

文字を書く場合では考えられないような誤変換の恐れがあります。誤字や脱字がないか、送信前にしっかりと見直しましょう。

確実に伝えたい場合は電話で確認を

メールでは、相手がいつ読んでくれるかが分かりません。また読んでもらえたかもわかりません。

どうしても読んで欲しいとき、すぐに伝えたい用件である場合は、電話を入れてメールを確認して欲しい旨を伝えましょう。

見やすい書式で

メールに決まった書式はありませんが、小さな文字がぎっしりと詰まったメールでは、見る気が失せてしまいます。

特に目上の人の中には、小さい文字が見にくいという人も多いといえますので、文字は大きく、適度な改行と見やすい行間を心がけましょう。

また伝えたい部分を太字にしたり、色をつけたりと見やすい書式になるよう、工夫をおこなうといいでしょう。

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