退職の挨拶をメールで送るときに気をつけるべきポイント

記事の著者:shuta

会社員が長年勤めていた会社を辞めるときに、お世話になった人に挨拶して回ることがよくあります。

すぐに会える人には口頭で退職の挨拶をするのが一番良いですが、遠方に住んでいたり、人数が多いと退職の挨拶をメールで送るケースもあるでしょう。

しかし、口頭ならば気持ちを伝えやすいけれど、メールの場合、どのようなことを書いて良いか分からない人も多いはず。

そこで退職のメールを送る際に気を付けるポイントを紹介します。

正しい退職メールの書き方を学んで円満退社を目指しましょう。

退職メール作成時の注意点・要点

退職メールの中身は長々と書かずシンプルが肝心です。とくに一斉メールで送る場合は以下の3点をポイントに作成してみて下さい。

件名を入れる

件名を入れることで、退職の挨拶だと分かります。「退職のご挨拶」と書いてしまっていいでしょう。

退職理由は細かく記載しない

退職の理由を書いてしまいたいとの気持ちになるかもしれませんが、基本的に一身上の都合などで代替しておいたほうがいいでしょう。

今後の担当者について触れておく

直接訪問で退職の連絡・引継ぎができない場合は、次誰が担当するのか後任についてしっかり触れておきましょう。

今後の業務がスムーズに進むようにメールで十分に後任の担当について記載してあげましょう。

ただし大切なお客さまや、つながりを大切にしたい相手の場合は、直接挨拶に行くのが礼儀です。

退職後の連絡先は記載しても良い

退職後に何か連絡することがある場合、対応するために連絡先は記載してもいいでしょう。

また転職先でも関わりがあるような場合は、どこに転職して何をするかについて触れても問題ないです。

退職の挨拶をメールで送る際に気をつけるべきポイント

ここからは、退職の挨拶をメールで送る際に気をつけるべきポイントを紹介します。

退職をすることがひと目で分かるようにする

退職のメールを送る時には、伝えたいことが沢山ある人でも、一目見て退職メールだと分かるようにする工夫が必要です。

あまりに長文になってしまうことを避けて、忙しい相手に配慮しなければなりません。

詳しい内容は直接会ったときに話しましょう。

一斉送信で大丈夫

メールは1つひとつ作成した方が良いのではないかという考えもあります。

もちろん送付先が少ない場合は1つひとつ心を込めて作成し、最後の挨拶とした方が良いかもしれません。

しかしほとんどの場合何十通何百通と送らなければいけません。そんなときは一斉メールをで送ってしまっても大丈夫です。

ただし宛名に「bcc」を必ず入れましょう。これで送付先に他の送付先のアドレスが漏れることはありません。他人同士でアドレスを知られないようにする配慮は欠かさずにおこいましょう。

また「Bccでのご連絡になり、大変申し訳ありません」という謝罪の言葉を入れるのを忘れないようにしましょう。

退職メールで理由はだらだら書かない

定年退職や転職など退職理由は人それぞれですが、詳しい退職理由をメールで送ることは避けたほうが良いです。

特に今の会社の不満をメールに書くのは厳禁。

いくら納得いかない事情があったとしても、退職理由を「一身上の都合」にしましょう。

退職メールは、相手だけが見るとは限らないことを知っておかなければなりません。

業務に支障がないようにする

あなたが退職するということは、誰かがあなたの仕事を引き継ぐということです。

社内はもちろん、社外に対して退職後の業務が滞ることがないようにしなければなりません。

退職のメールで後任は誰になるのか、今までやっていた仕事の注意点を載せると親切です。

感謝の気持ちを表す

退職のメールを送る際に最も大切なことは、今までお世話になったことに対する感謝の気持ちを伝えることです。

短い文章の中にその人との思い出や一緒に過ごした経験などを添えると良いでしょう。

また、今後会社を離れても付き合う可能性を考えて、退職メールは感謝の言葉で締めくくると、これからの関係性を維持できるかもしれません。

とくに感謝を伝えたい人には

上司や同僚など、特に感謝を伝えたい人は個別でメールを送るようにしましょう。

メールの本文は、事実よりも感謝の文章を多めに記載し、もちろんですが愚痴や恨み言は言わないようにしましょう。

個別のエピソードなどを盛り込むとさらに良い挨拶メールになります。注意したいのは、とくに年配の方にはメールという手段は不適切に感じられる場合があるということです。

一度挨拶を直接した上で、最終日にメールを送るという形にするのも良いでしょう。

退職のメールを送るタイミング「社内向け」

まずは、社内の人向けに退職メールをいつ送るか分からない人のために、タイミングを解説します。

とくに決まりはないですが、「最後の挨拶」になるので、出勤最終日に送るようにしましょう。

また送る時間帯も9時-16時は業務で忙しい時間帯の場合が多いので、定時から1時間前-退社までの遅い時間に送るのがいいです。

退職メールを送る人数が多ければ一斉メールでも良いですが、お世話になった上司や先輩には個別で送る方が気持ちが伝わりやすいです。

退職のメールを送るタイミング「社外向け」

次に社外向けの退職メールを送るタイミングは、社内向けのメールより早めが良いでしょう。

お世話になった取引先や関係先に退職する旨を伝えても、会社自体の関係性は切れるわけではないので、今後の業務に関わってきます。

退職する日の一ヶ月前、遅くとも2週間前に退職メールを送ることが望ましいとされています。

今後どこで関りがあるか分からないので関わった人全員に、印象良く終わるように挨拶は間違いなくおこないましょう。

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