ビジネスの場におけるFAXのマナー・注意点。相手の受け取りやすさ、読みやすさを考えよう

記事の著者:shuta

最近はメールに文書や画像を添付することが多くなり、FAXを送る機会が少なくなりました。自宅にもFAXを置いている人が減ってきているため、20代前半の人は使い方を全く知らないといったこともあります。

とはいえ、イベントの参加案内など、ビジネスシーンでFAXを送る機会が無くなったわけでありません。

上司からの依頼でFAXを送ろうとしたときに戸惑ってしまうことがないように、FAXのビジネスマナーはおさえておきましょう。

FAXを送るときのビジネスマナー

FAXのなかには、仕事には関係のない営業ファックスが混ざっていることが多いです。

そのためFAXは受信したもののうち必要な書類のみを出力するような設定をおこなっている企業が非常に増えています。送信する前に、FAXの内容・枚数を事前に伝えておくのが丁寧でしょう。

1.送付状を添える

FAX送付状とは文書を送るさいに一緒に送信する書面のことです。

送信状には、下記5点のを記載するようにして、挨拶文も入れるようにしましょう。

挨拶文は軽めの挨拶をとして、事前にパソコンで送付状の雛形として作成したものを、送付状として使用するのがその都度入力する手間も省けるのでおすすめです。
  
・宛先情報 相手側の社名、部署名など所属名称と宛先の方のお名前
  ・差出し先情報 文書の差出し先の所属情報と差出人の名前
  ・日付 送信日はもちろん送信時間も明記の事
  ・送信枚数 送付状を含めた総枚数
  ・用件 

2.ページ番号をふる

送信文書が複数ある場合には、それぞれの文書にページ番号をふると、相手先もわかりやすいですし、ページ抜け防止にもなります。

全ページ数が4ページの場合は1枚目(送付状)に1/4、2枚目に2/4、3枚目に3/4、4枚目に4/4といった書き方をすると相手方もわかりやすく印象がアップします。

3.大量の文書は送らない

FAXを受信するさい、受信用紙は先方持ちです。それを踏まえて、いたずらに大量の文書を送らないようにしましょう。

用紙の無駄を省くだけではなく、大量文書を受信中の場合は、緊急のFAXが入ってもそれは待機文書となってしまい相手先に迷惑をかけてしまうことに繋がりますので注意しましょう。

4.読みやすさに配慮を

FAX文書は受信側では文字がつぶれたりして見づらくなるケースが間々あります。

そのため小さな文字は拡大して送ったり、FAX機に搭載している「小さな文字モード」で送信すると良いでしょう。

とくに一度FAXで送られてきた文書を再び送信するさいは必ず拡大した方が良いです。相手方の読みやすさに配慮しましょう。

5.送信済みの確認

FAXを送信がおわったら、相手先にちゃんと届いたかをTELして確認するのがいいでしょう。届いたかどうかの確認の他に不備がある場合に早急にリカバリができます。

FAXを送るときの注意点

FAXはメールと違って会社に届くので、だれが受け取るかわかりません。

FAXレターをつけることで、送信先の担当者に届けてもらうことはできますが、内容が他の人に見られることがあります。そういったことも考え、センシティブな情報をのせることは避けましょう。もしそういった内容を送らなければならない場合は、先方に事前にFAXで送って大丈夫かを確認する必要があります。

1.FAXを送ると事前に伝える

最近のFAXは、送信先にデーターで送られます。送信先の方が必要だと思えば、印刷して確認するのですが、不必要な宣伝広告のFAXがたくさんきて、確認せず一斉にデーターを削除しているという場合もあります。

そうでなくても間違って削除されてしまうかもしれないので、FAXで送る旨を先方に事前に連絡しておくのがいいでしょう。

2.機密文書・重要文書は送信しない

これらの文書は郵送かビジネスメール送信にしましょう。FIXは雑に扱われることが多く、先方に気づいてもらえない可能性もあります。

そのため、機密文書・重要文書は情報流出の可能性があるのです。FAXは公開されても問題のない文書を送るようにしましょう。

また重要な内容を外部に送る際は、情報漏えいなどを防ぐためにも、本当にFAXで送っていい内容なのか、上司に確認をしてもらいましょう。

3.誤送信しない

当たり前のことですが誤送信は厳禁です。慣れないFAXでのやりとりは、誤送を引き起こしやすいです。

誤送信防止の対策としては、よく相手先の番号を確認して送信するのはもちろんですが、二人一組で送信するのもおすすめの誤送信対策です。

これは1人が番号ボタンを押し、もう1人は番号が正しいかを確認します。手間はかかりますが、確実に誤送信が防げます。

また頻繁にFAXを送る先は、登録先に設定しておくと、誤送を未然に防ぐことができます。登録先に設定する際も、ダブルチェックをするなど、間違いがないかきちんと確認しましょう。

FAXを受け取ったときのビジネスマナー

もしFAXを受け取ったら、担当者に渡してあげましょう。FAXのなかには、緊急性が高いものもあります。そのためなるべく早く担当者の手元に届けてあげるほうが親切になります。

会社によってはFAXを受信した場合、代り代りで担当を決め、書類を振り分けている場合もあるかもしれません。

またもし担当者がいなければ、同じ部署の人に手渡すか、デスクの上に裏面にしておいておきましょう。

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