就活中に企業からの電話に折り返すときのマナー。基本的に、その日中に電話をかけよう

記事の著者:haruki hatano

会社説明会のあとや、面接のあとなどは、企業からの電話がかかってくることがあります。

しかし他企業の説明会に参加していたり、バイト中だったりで、電話に出られない場合もあるでしょう。もし電話に出れなかったら、折り返すのがマナーになります。

ただしこの電話の折り返しマナーも、採用担当はしっかりチェックしています。正しいビジネスマナーを身につけて、勿体ない部分で評価を下げないよう、準備をしておきましょう。

企業からの電話に折り返すときのマナー

企業からの電話に折り返す場合、基本的にその日中にかけ直すようにしましょう。何度も電話をもらってしまうようなことがないようにしておくべきです。また企業に折り返す前に、メモ・スケジュール帳・筆記用具を用意して、静かで電波のいい場所で電話をしましょう。

伝言・留守電を確認

折り返す前に、留守電に伝言が残っているかを確認しておきましょう。

なにか質問をしているかもしれません。よりスムーズに、相手に負担をかけないようにするためにも、留守電は聞くようにしてください。もしスマートフォンで留守電設定をおこなっていない場合は、就活中だけでも使えるようにしておいたほうがいいです。

まだ「○社の△です。都合の良い時間に折り返しご連絡お願いします」といった伝言が残っていた場合は、すみやかに電話をしましょう。

折り返す場合は、時間に配慮

企業に電話をかけるときは、避けたほうが良い時間帯があります。

まず始業後30分~1時間は、業務の準備で慌しい時間帯です。午前中に電話をかける場合は、10時半頃からが望ましいでしょう。

次に12時~13時半は、昼食のため不在がちです。昼休みの時間帯は避けましょう。また定時後の遅い時間である20時以降は、すでに担当者が退社している可能性が高いです。折り返しの電話は翌日以降にしましょう。

電話に折り返したとき話すべきこと・注意点

折り返したら、まず名乗ろう

電話をかけてすぐに本題に入るのではなく、必ずあいさつして名乗るのを忘れないようにしましょう。大企業になると、直接担当者に繋がるのではなく、まず受付に繋がることが多いです。

「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。本日14時ころ、人事部の方からお電話を頂いたようなので、折り返しご連絡をさせていただきました。只今、ご担当者様はいらっしゃいますか?」

上記のように伝えることができると、企業側にも伝わりやすいでしょう。

復唱して確認しよう

伝言ミスが起こらないように、大事な内容は復唱して確認します。

たとえば、担当者の方に「○月△日の□時に当社ビル2階会議室までお越しください」と言われた場合。「○月△日の□時に御社の2階会議室ですね。かしこまりました」というように、同じ内容を繰り返しましょう。メモも忘れずに取ってください。

電話をくれた人が不在だった場合は、後ほどかけ直そう

もし担当者が不在だった場合は、無理にその場で話を進めようとせず、担当者が会社に戻る時間を確認して、後でもう1度連絡しましょう。

そして「(担当者名)様は何時頃お戻りのご予定でしょうか?こちらから、改めてこちらからご連絡差し上げます」と、かけ直すべきタイミングを聞いておきましょう。

タイミングを知ることができたら、「ご丁寧にありがとうございました。それでは後ほどお電話をさせていただきます。失礼します」とお礼を言って、電話を切るようにしましょう。

折り返し電話をするときに注意するべきこと

相手から電話をとることができなかったという状況は、仕事中や就活中であればよくあることです。会議や移動中、打ち合わせの途中であれば出ることができません。

しかし電話がきていたのにも関わらず、メールだけで返信をして電話をしないというのは絶対にやめましょう。相手にも失礼になってしまうので、電話がきていたら必ず、折り返し連絡するようにしてください。

ただし、メールをもらっていて「メールでご連絡ください」などと連絡がきていたら、メールだけ返信するのもいいでしょう。

相手からメールでという指定が特にない限りは、必ず折り返し電話連絡をするようにしてください

就活中に企業からの電話に折り返すときの例文・主な流れ

それでは上記を参考に、実際に折り返すとき、どのように話を進めていけばいいのか見ていきましょう。

会社の受付担当:はい。株式会社〇〇です。

就活生:お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇です。本日14時ころ、人事部の方からお電話を頂いたようなので、折り返しご連絡をさせていただきました。只今、ご担当者様はいらっしゃいますか?

会社の受付担当:少々お待ちください。

人事部:お電話変わりました。人事部の〇〇です。

就活生:お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇です。先ほどはお電話に出られず、大変失礼致しました。

人事部:とんでもないです。折り返しありがとうございます。選考の結果でご連絡をしておりました。ぜひ〇〇さんには二次面接にお越し頂きたいと考えています。

就活生:ありがとうございます。大変嬉しく思います。ぜひ二次面接にお伺いさせてください。

人事部:日程ですが、〇月〇日〇曜日の〇時から本社になりますが、スケジュールいかがですか?

就活生:〇月〇日〇曜日〇時、××駅の本社ですね。問題ありません。○日にお伺いさせて頂きます。特別な持ち物などはありますか?

人事部:とくにありません。当日会場までお越しください。それでは当日お待ちしております。

就活生:お忙しい中、ご連絡誠にありがとうございました。当日もよろしくお願い致します。それでは、失礼致します。

まずは挨拶・名乗り・連絡する担当者名を伝えます。

そして担当者に電話が繋がったら、挨拶・名乗り・電話に出られなかったことへの詫びを伝えることが、大きなポイントになります。

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