【就活生向け】企業からの電話の折り返しマナー。社会人として正しい対応を

記事の著者:haruki hatano

会社説明会のあと、企業からの電話がかかってくることは、就活中にはよくあることです。

しかし忙しいときには、企業からの電話にでることができない場合もあるでしょう。先方の番号がわかっているの場合なら着信履歴が残っていた場合、折り返すのがマナーです。

この電話の折り返しマナーも、採用担当はしっかりチェックしています。正しいビジネスマナーを身につけておきましょう。

企業からの電話の折り返しマナー

伝言を確認

留守電に伝言が残っているかを確認します。

もし、「○社の△です。都合の良い時間に折り返しご連絡お願いします」といった伝言が残っていた場合は、すみやかにあなたの方から電話をしましょう。

何も伝言等が残っていない場合は、こちらから折り返さなくても大丈夫。

ただ、心当たりがある場合や気になっている会社からの場合、どうしても気になる場合には、折り返しても問題ありません。

折り返す場合は、時間に配慮

企業に電話をかけるときは、避けた方が良い時間帯があります。

まず、始業後30分~1時間は、業務の準備で慌しい時間帯です。午前中に電話をかける場合は、10時半頃からが望ましいでしょう。

次に、12時~13時半は、昼食のため不在がちです。昼休みの時間帯は避けましょう。

また、定時後の遅い時間である20時以降は、すでに担当者が退社している可能性が高いです。折り返しの電話は翌日以降にしましょう。

話の進め方

まずは挨拶・名乗り・連絡する担当者名を伝えます。

「こんにちは。(自分の所属する学校名・会社名)の(自分の名前)と申します。(相手の部署名)部の(担当者名)様はいらっしゃいますでしょうか」

用件を聞かれた場合は、「△時頃に(担当者名)様からお電話を頂き、折り返しご連絡致しました」と伝えてください。

担当者に電話が繋がったら、挨拶・名乗り・電話に出られなかったことへの詫びを伝えます。

「お忙しいところ恐れ入ります。(自分の所属する学校名・会社名)の(自分の名前)と申します。(着信のあった日時)、お電話を頂きまして、折り返しお電話させて頂きました。不在にしており申し訳ございませんでした」というような感じで話をしましょう。

復唱して確認

ミスが起こらないように、大事な内容は復唱して確認します。

たとえば、担当者の方に「○月△日の□時に当社ビル2階会議室までお越しください」と言われた場合。

「○月△日の□時に御社の2階会議室ですね。かしこまりました」というように、同じ内容を繰り返しましょう。もちろん、メモも忘れずに取ってください。

電話をくれた人が不在

無理にその場で話を進めようとせず、担当者が会社に戻る時間を確認して、後でもう1度連絡しましょう。

「(担当者名)様は何時頃お戻りのご予定でしょうか。では、改めてこちらからご連絡差し上げます。ありがとうございました。」と、一旦お礼を言って締めましょう。

確認を取った時間に、忘れずに電話をしてください。

折り返し時の注意点

必ず、企業に折り返す前に、メモやスケジュール帳、筆記用具を用意して静かな場所、電波のいい場所でかけなおし、相手の仕事や都合の悪い時間帯は避けて電話をかけてください。

電話をかけてすぐに本題に入るのではなく、必ずあいさつして名乗るのを忘れないようにしましょう。

また名乗った後には、電話をした目的をきちんと伝えましょう。企業も要件のわからない電話は、担当者に取り次げません。

なのでしっかりと電話の目的・要件を伝えましょう。取次ぐのもお願いするので、「恐れ入りますが」とワンクッション言葉をつけると良いです。

やってはいけないこと

相手から電話をとることができなかったという状況は仕事中や就活中であればよくあることです。会議や移動中、打ち合わせの途中であれば出ることができません。

ですが電話がきていたのにも関わらず、メールだけで返信をして電話をしないというのは絶対にやめましょう。
相手にも失礼になってしまうので、電話がきていたら必ず、折り返し連絡するようにしてください。

ただし、メールをもらっていてメールだけくださいなどと連絡がきていたら、メールだけ返信するのもいいでしょう。

相手からメールでという指定が特にない限りは、必ず電話という形でかけなおしてください。