内定メールに返信する際、気をつけるべきポイント。返信内容は簡潔に述べよう

記事の著者:shuta

内定の連絡方法は、企業によって異なります。会社によってはメールで後日連絡が来ることもあるでしょう。

そんな内定を承諾する内定メールですが、企業から送られてきた場合、学生は、どのように返信をするべきなのでしょうか?

内定メールへの基本的な返信方法。間違えやすい点はどこ?

1番重要なのは、スピード

内定メールで1番気を付けてほしいことは、何よりも「返信をいち早くする」ということ。社会人でも、できる人ほどレスポンスが早いと思われることが多いです。

メールの返信が早いか遅いかは今後の業務にも影響が出る可能性があると考えられてしまいます。今後一緒に働いていく仲間として、第一印象を良くするためにもレスポンスの早さには気をつけておきましょう。

お礼・誤字に注意をしながら、どんなに忙しくても24時間以内には返信するようにしましょう。

何者なのか名乗ることを忘れないように

嬉しすぎて、何者か名乗ることを忘れてしまう場合もあります。

「〇〇大学〇〇学部4年 〇〇 〇〇です」という名乗りは、どんなメールであっても、やり取りが続いていても必要なものになります。忘れないよう注意しましょう。

先ずはお礼を述べる

第一志望の企業ではない場合でも、まずはお礼をいいましょう。

「このたびは、採用のお知らせをいただき、誠にありがとうございます。心より感謝申し上げます」などのお礼は基本です。

同時に面接に際して感じたことや、印象に残った言葉などを織り込んで伝えると、採用担当者の印象も良く目に留まりやすくなるでしょう。

入社の意思を示す

内定メールというのは、企業側からの最終的な意思確認の意味合いも含まれています。内定メールに返信する際には、本当に就職する意思があるかどうかを文章にして伝えましょう。

「内定をお受けいたしますことをご返信申し上げます。貴社に内定を頂くことができ、大変うれしく思っております」など、明確に入社の意思表示をしましょう。

ただし内定を承諾するか辞退するか迷っているにも関わらず、上記のような返信をするとトラブルになってしまうこともあります。書き方一つで誤解を生む場合がありますので、トラブル回避の為に丁寧な言葉、分かりやすい文章を心掛けましょう。

入社に際しての心意気を述べる

返信メールを送る際に、今後の抱負や心意気を述べることで印象がよくなります。新人に一番求められているのは、スキルではなく仕事への気持ちです。

「貴社で一日も早く活躍できるよう、努力して参ります」「〇〇を活かし、業績向上に貢献できるよう尽力いたします」

上記のように、今後の仕事に対する意欲を文章にして返すとよいでしょう。

締めの挨拶は忘れずに

締めの挨拶は間違いなく述べましょう。「まずは取り急ぎお礼申し上げます。」等の文章を入れてあげると良いです。

「直接お伺いすべきところ、まずはお礼だけ伝えたいと思い、失礼ではありますがメールさせていただきました」という意味になります。

締めの挨拶を入れることで、必要最低限のビジネスマナーが備わっているとの印象になります。

内定メールに返信する際、気をつけるべきポイント

内容は具体的かつ簡潔に

返信メールは簡潔に述べることが基本です。一文が長くなっていないか、句読点の位置・数なども意識して文章を構成しましょう。

送付する前に作成した文章を見直しして、誤字脱字がないかを確認することも忘れずに行います。

基本的に件名は変えないこと

企業からのメールに返信する場合、担当者がどんな内容のメールかすぐに把握できるよう、基本的に件名は変えず、そのまま返信するようにしましょう。

Reをつけるのは失礼だと感じる人も多いですが、むしろ件名を変えて返信したほうが企業にとっては迷惑です。件名には手を加えず、返信するのがいいでしょう。

新規でメールを作成しないこと

基本的に1つの話題に対して連絡をおこなうこときは、届いたメールに対し”返信”する形で連絡を行います。

新規でメールを作成し返信すると、採用担当が見落としてしまう可能性もあるので注意しましょう。

内定メールでは、まずはお礼のみ。いろいろ質問しないこと

内定式のこと、同期のこと、配属先のことなど、いろいろ質問したいことがあるかもしれません。

しかし内定メールでは、まずはお礼のみおこないましょう。もしどうしても聞きたいことがあれば、電話をする、次回会ったときに聞いてみるなど、日を改めるようにしましょう。

内定メールを辞退・保留したい場合はどうすればいい?

内定メールの返信で、内定を辞退する場合

内定を出してくれた企業に対して、内定辞退をする場合も往々にしてある話です。

往々にしてある話ですが、辞退の旨は直接電話などできちんと礼儀を尽くすのが本来の対応です。

もし、メールで返信する場合は辞退に対しての詫び、内定を出していただいたお礼まで述べる必要があります。

採用には人事担当者もそれなりに時間を割いていますので、「貴重なお時間を頂戴したにも関わらず、このような連絡になってしまい大変申し訳ありません。」などと書き始めるのが良いでしょう。

保留する場合は連絡期限を設定

さまざまな理由からまだ内定を承諾できない場合、必ず期限を設定して承諾を待ってもらいましょう。

期限は長くても1週間程度です。また保留を企業側が承諾してくれる保証もありません。しかし、どうしても内定承諾をできかねる場合丁寧な言葉使いで保留のお願いをすることが何よりも大切です。

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