留守電に伝言を残す手順とマナー6つ:会社の電話に伝言を残す場合は注意が必要?

記事の著者:haruki hatano

電話をすると留守電に切り替わるときがありますが、そんな時きちんとメッセージを残していますか?ビジネスでは、電話を掛けたことをきちんと留守電に残すのがマナーです。

会社の場合、ナンバーディスプレイを採用していることも多いため、メッセージを残さないと着信だけが残り非常に不快な印象を与えます。

しかし、留守電を残すといっても、折り返し電話が欲しい場合、用件を伝えたい場合など、さまざまな状況があるでしょう。

今回は、留守電に伝言を残す場合に気をつけたいマナーを5つ紹介します。

最初に名乗る

大抵の場合、留守電に切り替わると「ピーっという発信音が鳴りましたらメッセージをお知らせください」と流れます。

その指示に従い、発信音が流れた後は、会社名、氏名をまず伝えましょう。

よく名乗り忘れる人がいるのですが、相手が番号を登録していなかった場合、誰からの電話か分からなければ、いくら用件を伝えてもちんぷんかんぷんです。

名前を伝えた後は、相手の電話であるかを確認したうえで、要件を端的にまとめて残します。

例えば「○○会社の○○と申します。○○様(○○会社様)のお電話でよろしいでしょうか。先日お話した件でご連絡させていただきました。また改めてこちらからお電話いたします。」という形です。

また、改めて連絡する旨を入れた場合は、必ず電話することを忘れないようにしましょう。

相手からの電話に折り返した場合

相手から電話がかかってきた際に出られず、折り返しする場合で留守電になっていたら、留守電を聞いて折り返しした旨を伝えましょう。

例えば「○○会社の○○です。○○様(○○会社様)のお電話でよろしいでしょうか。留守電を聞いて折り返しさせていただきました。午後は予定があるため、○○時ころでしたらお電話にでられると思います。」などの文言になります。

自分が空いている時間を伝え、何度もすれ違うのを防ぐこともマナーです。

聞き取りやすい話し方を意識する

電話のメッセージの場合、かなり聞き取りづらい場合が考えられます。

ハキハキとした声で、早口にならないようにしましょう。せっかく残したメッセージも相手に伝わらなければ意味がありません。

会社の番号を使うのがマナー

ビジネスでは、相手のプライベートな携帯やラインなどに連絡するのは失礼です。

仕事とプライベートを分けたいのは自分も相手も一緒。営業などで相手からほとんど会社にいないので、連絡は携帯にしてほしい旨頼まれた場合を除いては、基本は会社宛てに電話しましょう。

会社の電話に留守電を残す場合の注意点

個人の携帯ならばともかく、会社の電話に留守電を残す場合は、誰が聞くかわかりません。

そのため、詳しい内容を残すのはタブーとされています。

誰に聞かれても大丈夫な程度のざっくりとした用件を伝え、詳細は掛け直しの電話で伝えましょう。

「ご相談したい事があるので、ご連絡をいただけると嬉しいです。」のように、用件に触れずに折り返し電話をお願いするのも、一つの方法です。

留守電に切り替わらない場合

留守電に切り替わらないけれど、相手が電話に出ない場合は、来客中やほかの対応をしている場合があります。

5回くらい鳴らしても出ない場合は、一度電話を切って、少し時間をおいてからまた電話をかけてみましょう。

ナンバーディスプレイを採用している会社であれば、架電があったことは残るため、またあらためて電話する場合は、「お忙しいところ何度もお電話して申し訳ございません。」と一言伝えてから、話すようにしましょう。