会社への訪問に関する基本マナー:アポイントから帰り際まで一連の流れを紹介

記事の著者:haruki hatano

入社前の面接や、入社後は、営業などで、会社を訪問する場合があります。

その際、事前に準備しておくことや、訪問中など、気をつけるべきことがたくさんあります。

そこで今回は、営業などで会社に訪問する際についての基本マナーを紹介します。

マナーをきちんと守れば、常識がある人だということで上司の評価も上がるかもしれません。参考にしてください。

まずはアポイントを取ろう

会社の場合、アポイントがなく受付を通してくれることはほとんどありません。

まず要件を伝え、担当者とアポイントを取りましょう。その際に訪問日時はもちろんですが、相手方の部署名、担当者名、同席の人数などを確認しましょう。

人数によって、会議室を確保する必要があるため、複数人で訪問する場合は、あらかじめ人数を伝えておくことも大事です。

前日に電話にて再度確認する

会社訪問前日に、もう一度電話で確認しましょう。

こちら側の要件でアポイントをとった場合、相手方の担当者が、予定を忘れていたということもよくあります。

明日の訪問確認の電話であることをきちんと伝え、翌日に訪問しましょう。

前日に準備すること

資料等が必要な場合は、前日に人数分(相手の同席者+同行の上司+自分)を用意し、訪問時間の10分以上前に着くように交通機関の確認をしましょう。

同行する上司などがいる場合は、再度明日の訪問の確認と、出発時刻を伝えます。

服装はもちろんビジネススーツ

会社に訪問する際はビジネススーツが基本、靴は黒色だと印象が良くなります。

女性の場合もそれに準ずる格好で、あまり派手にならないようにしましょう。

訪問したらまずは受付を済ませる

訪問したら、まずアポイントの時間、相手方の部署、担当者名を伝えて、受付を済ませます。

受付が終わったら係の人が、案内してくれるのを待ちましょう。担当者がむかえに来てくれる場合と、案内係がむかえにくる場合がありますが、名刺交換は、会議室等に案内されてからにします。

名刺の交換をしたら、帰る際まで相手の名刺は机に出しておきます。相手の名前と顔を覚えましょう。

商談の前にお礼と資料を渡す

時間を作って頂いていたことに対してお礼を言い、それから資料があれば渡します。

あらかじめ説明に要するおおよその時間を伝え、その時間をすぎないようにしましょう。

相手にも次の予定があります。予定を守れないと思われると、契約を取るのは難しくなります。

相手の質疑応答の時間をつくる

説明した内容に何か質問等があるかもしれないので、質疑応答の時間を作りましょう。

「また後日に何かあればこちらに連絡してください」などのセリフと一緒に、直通の電話や、メールアドレスをお伝えします。

翌日には、再度お礼の連絡をこちらから入れるようにしてください。

帰り際も気を抜かない

イスをしまう、入口を出る前に一礼する、ドアを開けていただいたら、お礼を言うなど、会社を出るまで気は抜けません。

エレベーターを使う場合は、こちらで大丈夫ですとお声かけをし、エレベーターでお別れしましょう。

後日、お礼の電話を入れることも重要です。

訪問後に商談がすすむかは、プレゼンの内容だけではなく、会社の対応も含めどうかを見られています。会社の代表として訪問するという姿勢を忘れずにしましょう。