面接日程調整メールに返信するときの注意点。短くわかりやすい文章を心がけよう

記事の著者:shuta

面接日程のメールには、自分の要望を書かなければならず、どう返信するのが正しいのか迷う人は多いです。

日本ビジネスメール協会が2018年におこなった調査では、実際に働いているビジネスマンでさえ、自分のメールに対して何らかの不安を抱いている人は7割を超えるという結果もあります。

そして同調査では、実際に働く社会人のおよそ4割が、メール受け取りで不快に感じたことがあるそう。その理由として「質問に答えていない」(36.70%)が最も多く挙げられました。実際に働くビジネスマンでさえ困るビジネスメール。入社前であれば尚更、不安に感じることがあるでしょう。

今回は、面接日程調整メールに返信するときの注意点を紹介していきます。

メールの返信はいち早く

企業からのメールは基本的にすぐ返信する癖をつけましょう。とくに面接メールの返信は、日程の調整が絡む場合がほとんどですので、早い返信が重要です。

どんなに遅くても24時間以内に返信することを心がけましょう。素早い返信は相手へ良い印象を与えます。ビジネスの基本と言えるでしょう。

相手から面接の日程がいくつか送られてきた場合

面接の日程が送られてきた場合、企業側からいくつかの候補を提示され、こちらがその中から選ぶ事がほとんどです。

いくつか提示されたら、その中から第一希望・第二希望のように、向こうが調整しやすいよう、複数の日程を選択して返信するのが良いでしょう。

面接の日程をこちらで打診する場合

提示された日程がいずれも都合が悪く、面接に行けない場合、こちらから新たな日程を打診しましょう。下記のような感じで返信するといいでしょう。

面接の候補日をお送りいただき、ありがとうございました。
こちらの都合で大変恐縮ですが、お送り頂いた日程は都合が合いません。

下記日程であれば、お伺いすることが可能です。〇〇様のご都合はいかがでしょうか?

●月●日(●)●時〜●時
●月●日(●)●時〜●時
●月●日(●)●時〜●時

お忙しい中大変恐縮ですが、再度スケジュールのご調整のほど、宜しくお願いいたします。

上記のように、提示された日程を選べなくて申し訳無いという気持ちを忘れずに表します。また、ピンポイントの日程にならないようにこちらもいくつからの日程を打診しましょう。

都合の悪い時間帯も合わせて指定しておくと、企業側も日程を決めやすいです。

確定していた面接日程を変更したい場合

面接を確定していたにも関わらず、急な都合で面接日程を変更したい場合は、確定した段階でいち早く返信をしましょう。

一度面接日程を決めてしまっている場合、その変更はある程度面接にリスクが伴うことを認識し、軽はずみな再打診は控えるようにしましょう。基本的にこのように緊急を要する場合は、まず電話をいれるのが常識です。

そして打診をする場合は、やむを得ないと思えるような理由を書き添えて送ります。諸事情などの曖昧な書き方は避ける方が良いでしょう。

×月×日×時よりお約束しておりました面接につきまして、〇〇の理由で、貴社にお伺いすることが難しくなりました。
お忙しいなかご調整いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡をさせて頂きました。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、もし可能であれば、以下の日程の中で面接を再調整頂けないでしょうか?

●月●日(●)●時〜●時
●月●日(●)●時〜●時
●月●日(●)●時〜●時

面接日程が確定していたが、面接を辞退する

ほかで採用が決まり就職活動自体を終了したい場合など、面接を辞退する際には、「面接を受けない」という意思がきちんと伝わるようなメールを返信しましょう。可能であれば、電話でその旨を伝えるほうが、より丁寧です。

メールで連絡をする場合、面接辞退の理由を書き添えて、重ねて面接の準備をしていただいたにも関わらず辞退するという事に対して、丁寧に謝罪を述べることが重要です。

×月×日×時より面接をお約束しておりましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

面接当日のメール(遅刻など緊急の場合)

面接当日に遅刻などをしてしまう場合は、ひとまず電話で連絡しましょう。

電話で繋がらなかった場合や、重ねてお詫びを入れる場合にメールを活用すると良いでしょう。

メールの良いところは自分の意思をきちんと整理して伝えることができる点にありますが、緊急を要する場合はまず電話で連絡し、メールはその後の手段であるということを間違えないようにしましょう。

面接日程調整メールに返信するときの注意点

内容はシンプルに

メールの内容はシンプルかつ明瞭であることを心掛けましょう。

  • 宛先
  • 挨拶
  • 内容
  • 締め
  • 署名

基本的には、上記5点さえ記載できればまず大丈夫です。内容については無駄に長く書いてしまいがちですが、できるだけ短くシンプルなメールを心がけましょう。

分かりやすい文章を書けるようになるのもビジネスの基本です。

結論をまず述べる、質問には答えましょう

言いにくいことを話さなくてはいけない場合でも、ビジネスメールでは遠回しにせず、ストレートに伝え、きちんと謝ることが大切です。

また先方からの問に対し、返信メールで回答を述べることができているかも確認してから、送るようにしましょう。

Re表示は残すように

面接に関するメールに返信する場合に限らず、返信をするときは「Re表示は残す」ようにしましょう。

Reを消して新たに件名を書く方が良いと思われがちですが、企業側は何のメールに返信が来たのか一目でわかった方が処理が楽です。そのため、返信の際は「Re」は残したままで大丈夫です。

また、他の注意点として、「文章に色を付けない」「顔文字などを使わない」「改行・段落分けをする」「敬語を正しく使う」など基本的な部分は外さないようにしましょう。

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