履歴書をメールで送信方法。ファイルにはパスワード設定を忘れないよう注意しよう

記事の著者:shuta

就職活動において、第一の関門になるのが書類審査です。転職サイトdodaの座談会記事によると、書類通過率は全体の30%程度。ただし営業職など、実際に会って話をしたい職種などの書類審査通過率は80%にものぼるようです。

最近では、書類審査のとき必ず必要となる履歴書も、メール送付するような時代になってきました。

企業としても管理コストが低く、すぐに手元に届くweb版履歴書は、便利なのでしょう。そんな履歴書ですが、メール送信するときのマナーを知っていますか?

履歴書はパソコンで作成したものを使うのが無難

メールで履歴書を添付する場合、手書きした履歴書をスキャンして添付する場合もありますが、スキャンだと文字が潰れることがあります。そのため、パソコンで作成したものを添付するのが無難でしょう。

「手書きの物を添付するように」との指示が無い限りはワードなどで作ってしまったほうがいいでしょう。パソコン作成であれば、訂正・使い回しも楽におこなえるため、求人者にとってもメリットが大きいといえます。

写真は写真屋でとってもらおう

メールで添付する場合、写真は写真屋で取ってもらったデータをそのまま添付することが望ましいです。インスタント撮影機ではデータを取得できませんし、デジカメでは画質が悪く、志望度が低いと思われる可能性もあります。

写真屋で取ってもらった写真を使うのが、ベストといえます。スーツで写真館まで行く必要がありますが、10分1,000円程度で写真は撮ってもらうことができます。

写真は履歴書をワードで作成した場合、「挿入」→「画像」アイコンで貼り付けできます。

パスワード設定・ファイル名設定はしっかりおこなおう

メールで送る場合、履歴書のファイルにはパスワードを設定すると良いでしょう。

個人情報の管理徹底が叫ばれるなか、ファイルにパスワードをかけて送信する事で「個人情報の管理リテラシーがある人」との印象を与える事ができます。

ちょっとしたところでも差別化を図っていきましょう。またファイル名は「自分の名前」と「送信した日付」を入れると採用担当者が分かりやすいです。

件名は正しくわかりやすく記入すること

件名は間違いなく記入しましょう。毎日大量の履歴書が送られてくるため、件名の無いメールは判別がとても面倒になります。

分かりにくいメールを処理するとなると、採用担当者の印象も悪くなってしまう場合があります。件名は「履歴書送付の件(名前)」と、短くシンプルに記載しましょう。

本文なるべくシンプル、スマートに

本文には、いろいろ書かないのがマナーです。志望度が高い場合、アピールしたくなる気持ちはわかりますが、その思いは履歴書に込めましょう。

基本的には下記内容を送れば十分です。

  • 宛名
  • 氏名
  • 要件
  • 結びの言葉
  • 署名

————————————
件名:履歴書ご送付の件/氏名

文面:
株式会社○○○○
○○○○様

○○○○と申します。
ご指示いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

応募書類には念のためパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお送りさせていただきますので、ご確認のほどお願いいたします。

お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

~~~~~~~~~~~~~~
○○○○大学
○○○○
〒000-000
○○県○○市・・・・
090-0000-0000(連絡先)
○○○○@gmail.bcom
~~~~~~~~~~~~~~
————————————

またパスワードのメールは、下記のような内容を送りましょう。先程の書類メールを送った直後に送るべきです。
あらかじめ作成をしておき、連続して送れるように準備しておきましょう。

————————————
件名:履歴書のパスワードの件/氏名

文面:
株式会社○○○○
○○○○様

先ほど応募書類を送付させていただきました○○○○です。
履歴書に設定をしたパスワードをお送りいたします。

パスワード:~~~~~~~~~~~~

お手数をおかけいたしますが、
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

~~~~~~~~~~~~~~
○○○○大学
○○○○
〒000-000
○○県○○市・・・・
090-0000-0000(連絡先)
○○○○@gmail.bcom
~~~~~~~~~~~~~~
————————————

送信前にチェックを忘れない

送信する前にチェックは欠かさずおこないましょう。先ず相手先のアドレスが間違っていないかは必ず確認します。

個人情報の取り扱いをする中で、送り先を間違えるミスは1番起こしてはいけません。

またメールに誤字脱字がないか。添付した履歴書に不備はないかなども間違いなく確認しましょう。

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