内定辞退のメールを送るときの注意点。基本的には、まず電話をしよう

記事の著者:shuta

株式会社リクルートキャリアの調査によると、平成30年に内定を辞退した学生は64.6%。同社が調査した過去6年間で、この数字は最も高くなっており、内定提示が早くなっていることなどが大きな要因と考えられています。

学生からしても人生がかかっている就活は、複数企業の内定をもらいながら、本命企業の採用を進めていきたいと考えるのが一般的。そのため内定辞退が引き起こってしまうことは仕方のないことかもしれません。

とは言え、丁寧なお断り連絡をしなくては、その後のキャリアに影響を与えてしまう可能性もあります。同業界であれば、今後仕事をしたり、顔を合わせたりする機会もあるでしょう。

そこで丁寧で適切な、内定辞退メールについて紹介をしていきます。

内定辞退をメールで送るときのマナー

内定辞退の連絡は電話でおこなうのが基本です。気が引けるものですが、連絡をしないのは絶対にしてはいけません。企業にも新卒採用の目標人数がいます。あなたが入社してくれると信じて、採用をストップしていることも考えられます。

基本的には電話をしてもつながらなかった場合のみ、メールにて内定辞退者を伝えるようにするのがいいでしょう。

年々内定辞退者は増えてる

リクルート就職みらい研究所がおこなった2018年の内定状況就職プロセス調査(2019年卒)によると、内定解禁日である6月1日時点での内定辞退率は、17年卒で32.8%、18年卒で36.5%、19年卒で43.2%と年々、内定辞退を経験した学生が増えています。

就活解禁ルールの変更や有効求人倍率が高いことから、内定辞退者が増えているのでしょう。

このように内定辞退者が増えているため、そんなに尻込みすることではありません。ただし丁寧な対応をすることが大切になります。

内定を辞退してもいい関係を築くことができれば、のちのち仕事上なにか接点を持つことができるかもしれません。

できるだけ失礼にならない、内定辞退のメールの送り方

基本的に内定を辞退する場合は、内定通知に対するお礼を述べたうえで「内定を辞退させていただきたい」とはっきり伝えることがマナーです。

そしてビジネスメールは短く簡潔にすることがマナーでもあります。長々とどうして辞退するのかを説明しないよう注意が必要です。

基本的な情報を記入する

氏名大学、電話番号等個人を特定できる情報の記入は必ずしましょう。

基本的なことですが、この情報が抜けていた場合正式に受理してもらえない場合があります。

また、宛名は会社名と、採用担当者が決まっていれば個人宛てで送ってしまっても良いでしょう。

メールには「内定辞退のご連絡」などの件名を必ず記入するようにしましょう。

まずは内定のお礼、そして辞退の謝罪

文頭でまず内定を出していただいたお礼を述べることを忘れないようにしましょう。そしてその後に内定辞退の謝罪をするのが無難です。

遠回しに言うのではなく、わかりやすくストレートに断ることも大切です。「一体どういうこと?結局どうしたいの?」となってしまうと、よりコミュニケーションを取らなくてはいけないことになり、先方にも迷惑をかけます。

辞めにくくなることを防ぐためにも、しっかりと理由を述べて断りましょう。

内定を辞退する理由を記入する

内定辞退のメールを送るさい、簡単でいいので内定辞退の理由を記入しましょう。

どうしても理由を述べられない場合や、同業界で別会社に就職することが決まり、理由を話せないなどの場合は「別業界への興味が高まった」や「地元で働きたくなった」などを理由にしておくのが1番無難です。

どんな理由がっても、貴社を非難するような内容は送らないようにしましょう。言えない場合は、「検討の結果、辞退させていただきたく思います」などもいいでしょう。

文末で相手の会社の発展を祈る

メールで内定を辞退する場合、ビジネス文章は間違いなく用いましょう。文末では相手の会社への発展をお祈りする文章を入れるのがビジネスマナーです。

基本は「末筆ながら、貴社益々の発展をお祈り申し上げます」となっています。

内定辞退のメールの例文

以下などを参考に送るのがいいでしょう。

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件名:内定辞退のご連絡/氏名

文面:
株式会社○○○○
○○○○様

お世話になっております。○○○○です。
先ほどお電話差し上げましたが、ご多忙のようだったのでメールにて失礼致します。

この度は、採用内定のご連絡(通知)、誠にありがとうございました。

このような光栄なお話をいただきながら、誠に恐縮ですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

改めて自分の適性を鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

これまで貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまったこと、心よりお詫び申し上げます。お世話になりました○○様をはじめ、貴社に多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となることを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

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内定辞退のメールを送るときの注意点

そもそも基本的に内定を辞退する場合、電話連絡をしましょう。連絡がつかない場合のみ、メールで連絡するべきです。そして内定辞退を伝えるのが気が引けるという理由で、連絡をしないというのは絶対してはいけない行為です。

丁寧に謝ることが大切なのです。

基本的に辞退する場合は、電話連絡

そもそも辞退の連絡は、電話対応が基本です。

電話して採用担当者が不在だった場合や、多忙だった場合、職業柄土日が企業辞退休みで連絡がつかない場合などにメールを送るようにしましょう。

ただし取り急ぎの連絡として、メールを利用することが重要で、最終的にはきちんと電話にて対応することがビジネスマナーでしょう。

出来るだけ早くメールをする

内定辞退をする際には、なるべく早めのメールを心掛けましょう。企業も新卒採用数などを決めて動いています。辞退されれば、また採用活動を再開しなければならない可能性も十分にあります。

企業側にも都合がありますので、内定を辞退すると決めたらすぐに辞退表明をするように心がけましょう。

お詫びは丁寧にしよう

内定辞退のお詫びは丁寧に行いましょう。内定辞退のお詫びのポイントは「辞退することに対する謝罪」及び「メールという連絡法への謝罪」です。

1番誠意が見られるのは「直接訪問」です。それをしないことへのお詫びが何よりも必要でしょう。

直接会社に来てくれと言われた場合

メールにて対応した場合、たまに「一度会社に来てほしい」と言われることがあります。

内定辞退の気持ちが揺るがないのでしたら、訪問してほしいと言われた場合、一度訪問するのが良いでしょう。訪問し、正式に理由を述べ辞退するのがビジネスマナーです。

損害賠償を求められたらどうしようなどの話がごく稀に聞かれますが、まず心配することはないでしょう。誠心誠意対応することが重要です。

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