秘書はつらい、きつい?上司のスケジューリングは、秘書の腕次第

記事の著者:1978020

担当上司のスケジュールや雑務などをおこなうのが、秘書です。

秘書はかっこよく仕事ができる人のイメージがあります。感謝される機会が多い仕事ではありますが、忙しい上司のスケジュール配分をどうするかで、経営自体にも大きな影響を及ぼす大切な仕事といえます。
 
責任が重い分、秘書という仕事は過酷な仕事でもあるでしょう。一体どんなときに秘書はつらい・きついと感じるのでしょうか?

つらい、きついと思った瞬間

無茶なことを要求される

「夕食として今から○○店の予約をしてほしい」と言うような要求をされる場合があります。時間が迫っていて予約ができない場合もあるので、無茶な要求に疲れてしまう秘書もいます。

そもそも担当になった上司と常に行動を共にする必要があり、上司と相容れないときは、かなりしんどく感じるでしょう。

スケジュール管理が大変

上司はスケジュールの空きがありません。常に忙しいので重体に巻き込まれたなどのトラブルがあると、その後の仕事に間に合わない場合があります。

そうなった場合は、関係者に電話をしてスケジュールを組み直すことが必要になります。

また休みが欲しいとお願いされたら休めるスケジュールを組む必要があります。スケジュール管理は秘書がおこなう必要な仕事になってきます。

長期の休みが取りずらい

秘書は上司の右手になる役割があります。上司が働いているのに休むわけにはいきません。また上司があまり休まないため、休みずらいという秘書もいます。

なかには上司のプライベート旅行について行かなければいけない秘書もいます。その旅行が休みにカウントされている場合もあり、プライベート時間が取れずに困っている秘書が多いのも現状です。

接待が大変

秘書の仕事でも接待という仕事は、スケジュール管理の次に重大な仕事です。新しいクライアントをゲットするとき、上司と一緒に秘書もついて行き、お酒を入れたり、食事のオーダーをしたり、手土産を用意したりと、何かと忙しいのが秘書の仕事。

また接待する人にアレルギーがないか、好き嫌いはないかの事前情報を仕入れる必要もあり、仕事はたくさんあります。

そしてときには会社の命運を賭ける接待もあります。秘書の気遣い1つで自社への印象が大きく変わるため、気疲れしてしまい精神的につらいという秘書もいます。

つらさ、きつさの解決方法

上司が働きやすいように調整をおこなうのが、仕事の1つです。上司との関係がうまくいかないと、つらさやきつさを感じることがあるでしょう。

スケジュール管理

上司のスケジュール管理が秘書の主な仕事であり、1番大切な仕事でもあります。

自分でもよりスケジュールがうまく進むよう、社内外でいろいろコミュニケーションを取り、できる限り情報を収集することが大切でしょう。「〇〇さんとの打ち合わせは必ず伸びるから、後ろの予定は余裕を持たせよう」など、ちょっとしたことで、上司も自分も動きやすくなるでしょう。

またあらかじめ上司にスケジュールをきちんと伝えておくことも大切です。

休みが欲しい時

プライベート時間が取れない場合は、上司に直談判するのが1番です。

または上司が1人でも動けるように調整をおこない、休みの日に自分がいなくてもスムーズに働けるような環境を整えてあげる対策もいいでしょう。

働く前と後の印象の違い

秘書はかっこよくて仕事ができるイメージがあり、人気がある仕事です。しかし実際に働いてみると、上司に振り回されたり、接待が大変だったりと、悩みが多いのもこの仕事の特徴です。

どれだけ担当の上司と深い信頼関係を作っていけるかが、仕事をスムーズにおこなううえでのポイントになるでしょう。

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