秘書になるには?秘書検定などの資格を持っていると有利

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秘書は会社の重役や上司のスケジュール調整をおこなう重要な仕事です。会社の窓口になることも多いので、マナーなど気をつけなくてはいけないことがたくさんあります。

芸能界でいうマネージャーのような存在です。女性のイメージが強い秘書ですが、最近は男性の秘書も増えています。

そんな秘書のなり方について紹介します。

秘書になるには

秘書になる一般的な方法は、短大や大学を卒業した後、一般企業に就職することです。しかし、入社してすぐに秘書になるということはあまりありません。事務担当として入社し、その中から秘書に適している人が選ばれます。

秘書は会社のことをしっかり知っている必要があるうえに、社会人としてのマナーも必須になります。そのため企業に入社した後は、秘書に求められるスキルを日々磨いていく必要です。

秘書の講義がおこなわれる四年制大学や、秘書科をもつ短期大学や専門学校に通っておくと、早い段階で秘書に抜擢される可能性が高くなります。高松大学は秘書科がある大学で有名です。学校によっては、秘書士や上級秘書士の称号を取得することができます。

一般企業で働く以外にも、弁護士事務所や法律事務所、議員秘書、大学教授の秘書になる道があります。必要なスキルは一般企業の秘書と基本的に変わりませんが、その分野の勉強が別で必要になります。秘書の採用をおこなっていないか、転職サイトや公式HPをこまめにチェックするようにしましょう。

新卒で秘書になることは難しい!?

秘書室や秘書課をおくような規模の企業では、秘書検定などの有資格者であっても、新卒でいきなり秘書になることはほとんどありません。まずは秘書以外の事務職などで入社し、数年の職務経験を経てから、秘書に適していると判断された人が秘書となるケースがほとんどです。

入社数年の間は、ビジネスマナーを学ぶことはもちろん、秘書として仕事をするうえで求められる知識や資質を学ぶよう心がけましょう。また人事に、秘書として働きたい旨をしっかり伝え続けることが大切です。

秘書専門の派遣社員になる

企業によっては、自社で秘書を育成するのではなく、秘書業務を専門とする派遣社員を活用するところも増えてきました。秘書になる1つの方法として、秘書専門の派遣会社に登録することで、秘書の仕事に就くこともできます。

少しでも早く秘書としてのキャリアを歩みたい場合には、最善の洗濯といえるでしょう。

秘書になるために必要な資格

秘書になるために必須の資格はありませんが、秘書としての能力を示す資格は複数あり、秘書技能検定やCBS(国際秘書)検定などは秘書を目指す人の多くが受験しています。就職試験の際にアピールになるうえ、社内で秘書を選定するときにも有利にはたらく判断材料になります。

秘書技能検定

秘書としての資質、職務知識、一般知識、マナー・接遇、技能の5点について問われます。

受験級は1級、準1級、2級、3級の4段階あり、3級および2級は年に3回、それ以上の級は年2回実施されています。

筆記試験の問題は基本的にマークシートと記述です。1級と準1級には筆記試験に加え、面接試験もあります。

CBS(国際秘書)検定

CBS検定は、秘書業務に必要な英語と日本語の実力を問う検定試験です。英語と日本語をコミュニケーションの手段として使いこなし、実務処理能力、人間性ともに優れていることを証明できます。

日商簿記検定

一定以上の役職者の秘書として就く場合、財務諸表を見ることが求められるケースが少なくありません。

財務諸表に何が記載され、どのような意味があるのかを理解するためには「日商簿記検定」を取得しておくといいでしょう。経理や財務を担当する上司に就く場合は2級まで取得し、それ以外の上司でも3級は取得しておきたいところです。

MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)

秘書は、上司に代わって仕事をする機会もあります。そのなかには、パソコンをつかって書類や資料をつくることも含まれます。そのため、秘書になるためには、ビジネスで必要なパソコンスキルを身につけておくことが求められます。

MOSとは、ExcelやPowerPoint、Wordのマイクロソフトオフィスのスキルを証明できる資格です。パソコン検定の中では1番知名度の高い資格ともいえるでしょう。最近では新入社員に取得を義務付けている会社も多いため、取っておいて損はない資格といえます。

秘書として、活躍するために必要な能力

秘書は会社のトップと接する機会の多い職業です。そのため、身だしなみやマナーなどに十分気を使う必要があります。

さらに、指示がなくても自分で判断して行動する力が求められます。上司の指示を待っているあいだに大事な案件が流れてしまうことも起こり得るからです。

また、上司のスケジュール管理といった細かい仕事も任されるので、几帳面な性格の方に向いているといえます。

ほかにも海外の企業とやりとりがある会社の場合は英語も必須になります。

まずは転職サイトで可能性を

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