ビジネスの場における封筒のマナー・注意点。正しい書き方や、書類の入れ方は大丈夫?

JobStep編集部
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封筒は相手企業が1番はじめに目にする部分です。字が汚かったり、基本的なマナーも守れていなかったりすると、信頼問題にも発展する可能性もあります。

ビジネスパーソンとしての常識を疑われないためにも、正しい封筒の書き方は覚えておきましょう。会社によっては、社名が印字された専用の封筒を使用することもあるため、不安な場合はある程度知識を入れてから、上司に相談するのもいいでしょう。

封筒の宛先・在中の書き方

封筒は横書きでも縦書きでも構いませんが、縦書きのほうが一般的です。鉛筆など消えるものではなく、ボールペンやマジックで記載をするようにしましょう。

個人宛の場合は、「〇〇様」。企業の場合は「〇〇御中」と書きましょう。

企業宛の封筒の場合、すでに会社名が記載されていることもあります。そのときは「株式会社〇〇行」の「行」の部分を二重線で消し、横に「御中」と書くのがルールになっています。

さらに履歴書などを送る場合は、封筒の左下に赤字で「応募書類在中」と書いておきましょう。

郵送するときの基本的なルール

では封筒にかんする内容も含めた、郵送をするときの基本的なルールを見ていきましょう。

封筒に入れる順番

基本的に送付状・その他の書類という順番でいれるのがルールです。

送付状は決して入れなくてはいけないものではありませんが、入れておいたほうがビジネス的にはベターです。送付状には、どのような書類が入っているのかを、必ず書いておくようにしましょう。

また封筒を使って書類を贈る場合には、クリアファイルに入れて書類を送ります。

郵送の際に発生する基本的な料金

郵送料の基本料金は、50g以内なら120円、100g以内なら140円、150g以内なら205円となっています。

郵送料は切手として支払うことになります。切手は郵便局で買うことができるため、書類が用意できたら、郵便局に郵送物を持っていき、配送準備をするのがベストです。もし切手料金が足りないと、会社に戻ってきてしまうため、注意が必要になります。

また少額切手を複数枚貼りつけるのは、料金が合っていてもマナー違反。基本的には切手1枚になるようにしましょう。

ビジネスの場における封筒のマナーって?

ビジネスの現場にはビジネスの世界でだけ通用しているマナーがあります。そのマナーを知らずにいると、相手に不快感を与えたり、相手に不信感を与えてしまうため注意が必要です。

細かいことでもマナーを踏まえることができていれば、相手とスムーズにコミュニケーションをとることができます。

以下では、ビジネスの場における封筒のマナーについて詳しく説明していきます。

書類に折り目がつかないのが、適切なサイズ

ビジネスの現場で封筒を使う場合には、中身の書類が折れないようにしなければなりません。

ビジネスの現場では、書類は一枚にまとめ、折らないようにすることが基本です。そのための適切なサイズの封筒を選ぶようにする必要があります。

書類の折り方にも注意して

大きな書類の場合にはできるだけ折らないようにすることが大切ですが、便箋を使う場合には、三つ折か四つ折します。角が揃うように丁に折るようにしなければなりません。洋封筒の場合には、4つ折りが基本です。

正式な封筒は二重封筒を使う

会社にとって大事な書類を入れる場合などには、封筒の内側に薄い紙が貼ってある二重封筒を使うのがビジネスの場における封筒のマナーです。

ただし、弔事の場合には、不幸が重なるということを暗示してしまうので、使わないのがビジネスマナーです。状況に応じて使い分けましょう。

封筒の表側と中身の書類の表側は揃えて

封筒の表側と中身の書類の表側はきちんと向きを揃えておく必要があります。向きが揃っていた方が封筒を開ける相手がスムーズに書類を読むことができるからです。

封筒を開けたときに、向きが違っていると適当に書類を入れているのではないかと感じられ、相手は不快に感じてしまう可能性があるので注意が必要です。

封筒は書留では送らないで!

企業宛に送る場合は、できるだけ書留で送らないようにしましょう。書留で送ってしまうと、受け取るためには相手のサインが必要となります。

この手続が面倒と感じる方もいるので、相手のことを考えるのであれば、できるだけ封筒は書留で送らないようにしましょう。

書類はクリアファイルに挟んで封筒に入れる

封筒で送る場合には、中身の書類が多くなりがちです。そのような場合には、書類を直接入れず、必ずクリアファイルに書類を入れるようにしましょう。クリアファイルに入れたほうが、書類の漏れもなくなりますし、コンパクトに書類をまとめることができるので便利です。

封締めを忘れずに

ビジネスの現場では、機密性の高い文章を扱うことも多くあります。そのため、封筒で書類を送る場合でも確実に封をしめたことを確認するために、封締めをしなければなりません。封締めには、「〆」「封」などがよく使われます。

封筒を締めるときはノリを使って

封筒を締めるときにはノリをつかってきちんと締めることが大切です。それ以外の例えばセロファンテープやホッチキスで止めるのはマナー違反となります。中の書類は封筒同士がくっついてしまうことがないように丁寧に貼り付けるようにして下さい。

上でも説明したように、ノリで封筒を締めたら、必ず「〆」などの文字で確認することが大切です。

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