催促メール(リマインド)を送るときのマナー・注意点。相手を不愉快にさせない例文も紹介

JobStep編集部
公開, 更新 , ビジネスマナー

ビジネスは1人では成り立ちません。社内・社外関わらず、相手とのコミュニケーションは、どの業種・職種でも重要なものになります。

そんなコミュニケーションを取るうえで、最も困るといっても過言ではないのが、催促メール(リマインド)を送るときかもしれません。

社内ならまだしも、社外の目上の人に催促メールを送るのは、緊張するでしょう。そんな催促メール(リマインド)を送るとき、どのようなことに注意しなくてはいけないのでしょうか?

催促メール(リマインド)を送るときのマナー

ビジネスで催促メールを送らなくてはいけないシチュエーションは少なくありません。ただし下手な送り方をしてしまうと、クライアントとの関係性が崩れてしまう可能性があります。

催促メールをもらった相手が、不愉快な思いをしないような内容にすることがポイントです。どのようなマナーを守るべきなのでしょうか?

なるべく柔らかく、催促と感じさせない送り方をしよう

たとえ向こうに非がある場合でも、頭ごなしに怒るのは、ビジネスマンとして失格です。相手を責めるような書き方はしないようしましょう。

「○月○日にお送りしたメールのお返事を、まだ頂いておりません。早急にご確認お願いします」

上記のような内容はあまり好ましいとは言えないでしょう。

「○月○日にお送りしたメールはご確認いただけましたでしょうか?大変恐縮ではございますが、○日()までにお返事をいただけますと幸いです」

このように状況確認をするような表現や、確認をお願いするような言い方にするのがベストです。

クッション言葉を上手く使おう

上記で紹介したような送り方はストレート過ぎて、相手に不快な思いをさせてしまう可能性が高いです。関係性を崩さないためにも、クッション言葉を駆使して、催促メールの攻撃性を緩和してあげましょう。

  • お忙しい中大変恐縮ではございますが、
  • 行き違いでご返答いただいているかもしれませんが、
  • お急ぎ立てして申し訳ありませんが、
  • お忙しいところ恐れ入りますが、

上記の言葉などを使って、柔らかい文面になるよう工夫してみましょう。

催促メール(リマインド)をするときの注意点

催促メール(リマインド)は送るとき、細心の注意を払う必要があります。もし相手の期限を損ねるような言い方をしてしまうと、一気に関係が崩れてしまうことがあるためです。

もちろん約束を守っていない先方に非がありますが、とは言え、今後も仲良くしていくためには、催促メールを送るとき丁寧なお願いをするよう心がけましょう。

本当に、催促メールを送る必要があるのか確認しよう

催促メールを送る前に、本当に「入金がされていない」「原稿が届かない」等、約束が守られていないのか確認をしましょう。

またこちらが提示した内容(振込先や口座番号等)に間違いはないか、通帳記帳・金融機関にも再度確認しましょう。

送られてくるはずのものが届いていない場合は、社内の人にも確認しておきます。

件名は、目を惹く、柔らかい表現のものにしょう

多忙な人ほど優先順位をつけてメールを開封します。そこで大切になるのは、件名です。

数多のメールの中から急ぎではないと判断され、後まわしになっていたというケースも考えられます。

「○○会議の件」とするよりも「○月○日、○○会議出欠の件で確認」等と、具体的に記載することで相手に出欠の返事がないことを知らせることができます。

逆に具体的すぎると、心象を悪くするのが金銭に関わる内容や物品等の返却です。

いきなり、「○月分、未払いの件」とするより、「○月分請求書の件で確認」と相手が未確認を想定した配慮も必要です。

まずは先方の状況を確認しよう

相手の事情で遅れている場合もありますが、相手が失念していたということも考えられるので、先ずは打診をしてみましょう。

「本日、○月○日の時点で、○月分のご入金の確認がとれていないのですが、お済みでしたでしょうか」「○月中にご返却予定の○○はご送付いただいておりましたでしょうか」などと聞いてみるのがベスト。

いきなり、「入金されていません。確認、お願いします。」などと言わないよう、注意が必要です。

次アクションを具体的に依頼しよう

次に、案件や日時を明確に記載します。

「○月分の○○料○○円ですが、請求書をご確認のうえ、 ○月○日までにご入金いただけますでしょうか」

「(先日お貸しした資料ですが、)こちらも必要になりましたので○月○日までにご返却いただけないでしょうか」

そして依頼の後に「恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします」と付け加えておきます。

行き違いを想定した一文を添えておくとトラブルの回避に

最後に、行き違いを想定した一文を添えておくとトラブルの回避になります。

「すでに○○(入金、返却等)済みでしたら、 本メールと行き違いですので、何卒ご容赦くださいませ」「本メールと行き違いで、すでに○○済みでしたら 失礼をお許しください」

このように記載をしておくだけで、相手を気遣っていることが文面から伝わります。顔を見て話すわけではないので、このようなデリケートな問題は、なるべく丁寧に伝えることを心がけましょう。

催促メール(リマインド)の例文

打ち合わせの日程スケジュール調整に関する催促メール

件名:

【再送】お打ち合わせ日程の確認について

本文:

◯◯◯◯株式会社 ◯◯様

お世話になっております。

◯◯◯◯株式会社 ◯◯部の山田です。

表題の件ですが、◯日に◯◯のお打ち合わせについてメールを送付しておりますが、その後ご都合はいかがでしょうか。

スケジュールの都合上申し訳ありませんが、ご確認のうえ◯日までにご返信いただければ幸いです。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

※以前お送りしたメールを引用すること

入金確認に関する催促メール

件名:

【再送】◯月分、入金のご確認について

本文:

◯◯◯◯株式会社 ◯◯様

お世話になっております。

◯◯◯◯株式会社 ◯◯部の山田です。

表題の件ですが、◯日に◯月分の入金に関しましてメールを送付しておりますが、その後ご確認いただけましたでしょうか?

◯月末に◯月分の請求書をお送りさせて頂いておりますが、現在弊社で入金確認が取れておりません。

お支払い期限は、◯月◯日までとなっておりますので、お忙しい中大変恐縮ではございますが、今一度ご確認いただけますでしょうか?

本メールと行き違いでご送金手続きをおこなっていただいていた場合は、失礼をご容赦ください。

引き続き、何卒宜しくお願い致します。

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