名刺に関する基本マナー。渡し方や順番、そして受け取ったあとに気をつけるポイント

JobStep編集部
公開, 更新 , ビジネスマナー

ビジネスシーンにおいて失礼のない自己紹介は必要不可欠ですが、自己紹介とあわせて重要なのが名刺交換です。

ビジネスにおいて名刺交換は第一印象を決める重要な行為でその後の商談の結果を左右すると言っても過言ではありません。ただの挨拶ではなく、その1つ1つの所作でその人の力量が計られることになりますが、何となく雰囲気でやってしまっているという方も多いのではないでしょうか?

名刺交換はやればやるほどスムーズに出来るようになり、本人は“キチンと出来ているつもり”でも実際にはマナー違反をしてしまっているということもしばしばあります。

そこで社会人をこれからスタートする人も、もう名刺交換に慣れているという人も今一度「名刺交換の段階からすでに商談が始まっている」ということを改めて意識し、失礼のないスマートな名刺交換が出来るようポイントを押さえておきましょう。

名刺交換をするときの基本的な手順

1.名刺交換前に、準備をしておく

簡単な挨拶を済ませ、いざ名刺交換となったさいにポケットやバッグをガサガサと探していては管理能力に欠ける印象を与えかねません。名刺入れはすぐに取り出せる場所に入れておき、スマートに交換できるよう準備をしておきましょう。

訪問先についたら、ロビーなどでその準備をしておくといいでしょう。

また名刺はきちんと名刺入れに入れておくことも最低限のマナーです。財布やポケットに直接入れていたり、カバンの中のファイルにしまっているということのないよう心がけてください。

そして汚れがあったり折れ曲がっていないかのチェックも重要です。先方に合う前に名刺のチェックをする癖をつけておくといいでしょう。

2.差し出すのは下の立場側から、交換は上司からが基本

名刺を交換の順序は、目下の者から目上の方に渡すのが基本です。目上の方から先に渡された場合には、「お先にいただき、恐れ入ります」と告げて受け取り、速やかに自分の名刺を渡します。

なお、複数の者が名刺交換する場合、役職の上位の者から順番に渡します。

(複数人で名刺交換する場合の順序)

1.自社の上司と担当者の上司

2.自社の上司と担当者

3.自分と担当者の上司

4.自分と担当者

3.渡すときははっきりと名乗る

名刺を渡すときには「社名・部署名・フルネーム」をはっきりと名乗りましょう。声が小さかったり早口だと相手が聞き取りづらくなるので、焦らずゆっくりと大きな声で発声するよう心がけてください。

そして名刺は両手で胸あたりの高さに持ち、相手から見て文字が読める向き(自分から見ると反対向き)にして差し出します。ポイントとして、相手が自分より先に名刺を差し出すシチュエーションの場合には相手の差し出した名刺の高さより低い位置で差し出すと謙虚さが表現されて印象がより良いでしょう。

4.両手で受け取り相手の名前をしっかりと確認する

相手から差し出された名刺は「頂戴いたします」と一言述べて両手で受け取ります。

受け渡しに気を取られがちですが、このとき相手の名前をしっかり確認することが大切です。もし相手の名前が聞き取れなかったり読めなかったりした場合にはその場で聞き直してください。後から名前を読み間違ってしまういった失礼のないように必ず名刺交換の段階で名前を把握しておきましょう。

そして受け取った名刺はすぐにしまったりせず、名刺入れの上に乗せて両手で持っておくのがベターです。

また場合によってはお互いが同時に名刺を差し出す場面もあります。そのような場合には自分の名刺を右手で差し出し、同時に左手で相手の名刺を受け取るようにしましょう。

5.席に着く場合はテーブルの上に並べて置く

名刺交換のあと、席に着く場合には名刺は机に置いておくようにしましょう。直接テーブルに置いても問題はありませんが、名刺入れの上に乗せた状態でテーブルに置くとより丁寧です。

自分から見て左側に名刺入れを置き、相手の座っている順番に合わせて名刺を並べます。たとえば、名刺を渡してくれた相手が3人場合、その人達の順番に合わせて3枚の名刺を横に並べましょう。

名刺入れの上に名刺を乗せる場合は、相手の中で1番立場の高い人の名刺を乗せるようにしましょう。

6.名刺は帰り支度のときにしまう

「いつまで出しておいていいのだろうか?」としまうタイミングに不安を持つ人も多いですが、基本的に相手との商談中にしまうのはマナー違反です。商談が全て終了し、帰り支度をする際に名刺も一緒にしまいましょう。この時、相手より先にしまわないように注意してください。

また場所の都合上、どうしても名刺が邪魔になってしまう場合には途中でしまうことも可能ですが、その前に必ず一言断りを入れてからしまうようにしましょう。

名刺を渡すときの注意点・基本的なマナー

名刺を渡すときには、人となりがでます。初対面の人と会う時は、毎度ながら緊張するものです。その緊張は、とくに仕事における取引先や目上の人の前で助長されてしまいます。

緊張すればするほど、普段の自分の言動が思わず出てしまうものです。名刺を渡す目的や理由を思い出し、まずは「誠実さ」が伝わるように素直な気持ちを心がける必要があります。

必ず対面でおこなう

やってしまいがちなのがテーブルを挟んだ状態での名刺交換。これはマナー違反です。また座った状態での交換もNGなので必ず立って行うのがルールとなっています。

例えば相手を出迎えるシチュエーションではこちらが初めは座っている場合もありますので相手の姿が見えたらすぐに立ち上がって挨拶を交わし、テーブルを回り込んで相手側に移動するようにしましょう。

名刺は相手が読める方向で渡す

名刺の向きには、横・縦と裏・表があります。名刺を渡すという行為は自己紹介をするということですから、相手に覚えてもらえるような対応をしなくてはいけません。

相手が滞りなく自然と読める方向で、名刺を差し出しましょう。

相手よりも低く、両手で

名刺を渡す高さも重要です。具体的には、相手が差し出した高さよりも、低い位置で名刺を差し出しましょう。

たとえ相手の役職のほうが低い場合でも、相手よりも下で差し出します。低姿勢で名刺交換をしようとしている気持ち・姿勢が相手に伝わることが大切なのです。

また名刺は何があっても、両手で交換します。両手で差し出せるように、持っていたカバンや上着があったならば手から離しましょう。

名刺に書かれている会社名や氏名を名乗る

名刺交換をする際には、会社名や部署名、役職についてもしっかりと名乗ることがマナーです。

氏名はフルネームで名乗ることが望ましいでしょう。フルネームで名乗ることは絶対ではなりませんが、名前を印象付けて覚えてもらえるコツのため、名字が佐藤や鈴木など、よく耳にする名字であれば意識して良いかもしれません。

もし名前の漢字が読みにくい人は、振り仮名を振っておくと親切です。ちなみに珍しい名字や珍しい名前であれば、アイスブレイク(緊張をほぐす話題)となるため、一言由来や読み方を説明するのも良いはずです。

目上の人から、近づいて

また、名刺を渡す際は目上の人からおこないます。たとえば複数名で名刺交換をする際は、役職が上の人から名刺を渡すことになります。新人だからと言って、勇んで最初に名刺を渡しに行ってしまうと、恥ずかしい思いをしてしまうので気をつけましょう。

営業などで相手先に訪問した際には、訪問した側から名刺を渡します。

また、名刺を渡す際はテーブル越しに渡してはいけません。人が多い会議室では少し混乱してしまうかもしれませんが、目上の人から順に、テーブルなどを避けて相手側の方向に向かって、名刺交換をおこないましょう。

名刺切れや汚れに注意

もちろん、ポケットや財布などから直接名刺を出す行為は言語道断ですし、汚れたり曲がっている名刺を渡してはいけません。

さきほど述べた通り、名刺のマナーは基本的に誠実さを伝えるものなので、こうした不誠実な態度は問題です。

声の質で、誠実さを表現

日本ではいまだ、ハンコや名刺が重視される文化が強い会社も多く、名刺交換のマナーを重視する人は少なくありません。もちろんマナーであるから、というだけでなく、名刺交換によって相手に気持ちよく自分の印象を伝えるためという目的もあります。

だからこそ、一般的なマナーにこだわるだけでなく、自分らしい声の調子で話したり、相手の目を見て真剣に自己紹介をすることによって、誠意を伝える必要もあります。

名刺にメモをしないこと

相手が複数いる場合、覚えきれなかったり他の人と混同しがちですが、だからといって間違っても名刺にメモすることのないようにしてください。

相手の名刺を汚すことになり大変失礼です。どうしてもメモを取りたい場合は、別に手帳などを用意してそちらに書くようにしてください。また帰宅後にメモをするのはOKです。

相手の目の前で、名刺にメモはしてはいけません。マナー違反です。

名刺を忘れたら謝罪を

名刺を忘れたり切らさないよう注意していても、タイミングが悪く、名刺を持ち合わせていないこともあります。こういった場合、言い訳をするよりも潔くお詫びすることが大切です。そのうえで、次回お会いしたときにお渡しすることをお約束しましょう。

また後日お渡しするさいには、再度お詫びすることで交換を持っていただくこともあります。くれぐれも郵送などで済まさないよう注意しましょう。

退室のさいも「頂戴します」の一言を忘れずに

打ち合せが終わったあとは、名刺を自分の名刺入れにしまいますが、そのさいには「頂戴します」と一言を添えましょう。

基本的なマナーはありますが、マナーというのは相手への思いやりや誠実さであり、名刺交換に際してもそうした部分に気をつければ大丈夫です。緊張しすぎず、リラックスして名刺交換をおこないましょう。

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