留守電に伝言を残す手順とマナー。会社の電話に伝言を残す場合は注意が必要?

JobStep編集部
公開, 更新 , ビジネスマナー

社会人になると、社用携帯が配布され、電話でクライアントとやり取りすることも増えてくるでしょう。

相手が不在の場合、電話は留守電に切り替わりますが、どのような対応をしていますか?ビジネスでは、名前・要件を留守電に残すのがマナーです。会社の場合、1日に何件もの連絡が入ってくるため、メッセージを残さないと着信だけが残り、不快な印象を与えてしまうこともあります。

留守電は記録として残ってしまうものでもあるため、恥ずかしい思いをしないように、適切な対応ができるようにしておきましょう。

留守電を残すときの、基本的なビジネスマナー・ポイント

まず最初に名乗る

大抵の場合、留守電に切り替わると「ピーっという発信音が鳴りましたらメッセージをお知らせください」と流れます。

その指示に従い、発信音が流れた後は、会社名・氏名をまず伝えましょう。

よく名乗り忘れる人がいるのですが、相手が番号を登録していなかった場合、誰からの電話か分からなければ、いくら用件を伝えてもちんぷんかんぷんです。

要件を端的に伝える

名前を伝えた後は、相手の電話であるかを確認したうえで、要件を端的にまとめて残します。

「○○会社の○○と申します。○○様(○○会社様)のお電話でよろしいでしょうか?先日お話した件でご連絡させていただきました。また改めてこちらからお電話いたします。」という形です。

また改めて連絡する旨を入れた場合は、必ず電話することを忘れないようにしましょう。

聞き取りやすい話し方を意識する

電話のメッセージの場合、かなり聞き取りづらい場合が考えられます。

ハキハキとした声で、早口にならないようにしましょう。せっかく残したメッセージも相手に伝わらなければ意味がありません。

会社の番号を使うのがマナー

ビジネスでは、相手のプライベートな携帯やラインなどに連絡するのは失礼です。

仕事とプライベートを分けたいのは自分も相手も一緒。営業などで相手からほとんど会社にいないので、連絡は携帯にしてほしい旨頼まれた場合を除いては、基本は会社宛てに電話しましょう。

雑音が多い場所では、なるべく電話しない

留守電は思っている以上に聞き取りにくいことがあります。外出中に留守電をいれる場合などには、風の音・自動車の音・信号の音に注意をするべきです。

口元を手でおさえて話をしたり、場所を変えてからかけ直すほうがいいでしょう。

留守電を入れていいのは、1日2回まで

緊急時の以外は、基本的に1日入れていい留守電の回数は2回程度でしょう。

その日中にどうしても話しておかないといけない要件である場合は、致し方ないこともありますが、しつこくしすぎると嫌われ、相手との関係性が悪化することもあります。

留守電もほどほどにしておきましょう。

イレギュラーな留守電、対応マナー

留守電に切り替わらない場合

留守電に切り替わらないけれど、相手が電話に出ない場合は、来客中やほかの対応をしている場合があります。

5回くらい鳴らしても出ない場合は、一度電話を切って、少し時間をおいてからまた電話をかけてみましょう。

ナンバーディスプレイを採用している会社であれば、架電があったことは残るため、またあらためて電話する場合は、「お忙しいところ何度もお電話して申し訳ございません。」と一言伝えてから、話すようにしましょう。

折り返しで、留守電になってしまった場合

相手から電話がかかってきた際に出られず、折り返しする場合で留守電になっていたら、留守電を聞いて折り返しした旨を伝えましょう。

例えば「○○会社の○○です。○○様(○○会社様)のお電話でよろしいでしょうか。留守電を聞いて折り返しさせていただきました。午後は予定があるため、○○時ころでしたらお電話にでられると思います。」などの文言になります。

自分が空いている時間を伝え、何度もすれ違うのを防ぐこともマナーです。

留守電を残すときの注意点

個人の携帯ならばともかく、会社の電話に留守電を残す場合は、誰が聞くかわかりません。そのため、詳しい内容を残すのはタブーとされています。

誰に聞かれても大丈夫な程度のざっくりとした用件を伝え、詳細は掛け直しの電話で伝えましょう。

「ご相談したい事があるので、ご連絡をいただけると嬉しいです。」のように、用件に触れずに折り返し電話をお願いするのも、一つの方法です。

関連した記事

面接の日程調整メールを送る・返信するときのマナー。短くわかりやすい文章を心がけよう

面接日程のメールには、自分の要望を書かなければなら...

2019年07月29日, ビジネスマナー

退職挨拶をするときのマナー・注意点・ポイントを紹介。メール・スピーチはどうすればいい?

年間の転職者数は280万人~350万人いると言われ...

2019年07月29日, ビジネスマナー

ビジネスでの手紙マナー・書き方。ビジネス文書を書くとき注意しなくてはいけないことは?

社会人になれば、手紙を2,3通出すこともあるでしょ...

2019年07月29日, ビジネスマナー