クライアント会社へ訪問するときの基本マナー。アポイントから帰り際まで一連の流れを紹介

JobStep編集部
公開, 更新 , ビジネスマナー

社会人になれば、会社訪問をすることが1度や2度はあるでしょう。

打ち合わせ・営業・挨拶など、クライアント企業へお邪魔することは少なくありません。どのような状況でも、自社の顔として訪問をすることになるため、正しいビジネスマナーをおさえておく必要があります。

訪問マナーが出来ているか出来ていないかで、その後の商談がスムーズに進むか決まってきます。ビジネスマンとして、会社へ訪問する基本マナーはおさえておきましょう。

往訪に行くまでの事前準備

クライアント会社で訪問するときは、電話・メールでアポイント約束を事前におこない、お伺いをするのが基本になります。

そのため訪問に行くには、まずアポイントの約束をしなくてはいけません。アポを取るときのビジネスマナーも確認しておきましょう。

まずはアポイントを取ろう

会社の場合、アポイントがなく受付を通してくれることはほとんどありません。まず要件を伝え、担当者とアポイントを取りましょう。アポイントの連絡は、メールでも電話でもどちらでもOKです。

向こうにとって、なぜ会わなくてはいけないのかを明確に伝えることが非常に重要になります。

訪問前日に準備しておくべきこと

資料等が必要な場合は、前日に人数分(相手の同席者+同行の上司+自分)を用意してください。きちんとホチキス止をおこない、不備がないように準備をすることが大切です。

パソコンを持参する場合は、wifiなどの準備も忘れないようにしておきましょう。

さらに訪問時間の10分以上前に着くように交通機関の確認をしましょう。同行する上司などがいる場合は、訪問詳細(目的・相手のクライアント情報など)と一緒に、出発時刻を伝えておくことがマナーです。

訪問する企業・業界について、ある程度理解しておこう

打ち合わせ・営業・挨拶、どんな目的で訪問をおこなう場合でも、ある程度クライアントの情報は持っておくようにしましょう。

打ち合わせの際、話を振られて答えられないのはよくありません。基本的なことにも受け答えできないと、信頼問題に関わってきます。

往訪時の基本マナー

往訪当日にも、さまざまなマナーがあります。細かいマナーをおさえて、恥ずかしい思いをしないようしてください。

服装は、基本的にビジネススーツ

会社に訪問する際は、ビジネススーツが基本です。靴は、黒色だと印象が良くなります。シワ・シミがないように準備しておきましょう。

女性も、それに準ずる格好であまり派手にならないようにしましょう。大きいピアスや派手なネイルは厳禁です。なるべくシンプルな服装を心がけるといいでしょう。

名刺はすぐに出せるようにしておこう

クライアント会社についたら、名刺・wifiなどの準備をしておきます。挨拶後、スムーズに商談を始めることができるように準備しておくことが大切です。

名刺はすぐ出せるところに準備をして、wifiは電源を入れておいてください。またお手洗いなどは、このタイミングで済ましておきましょう。

訪問したら、まずは受付を

細かい準備ができたら、アポイントの時間、相手方の部署、担当者名を伝えて、受付を済ませます。約束時間の5分前には受付を済ませることができるといいです。

受付が終わったら係の人が、案内してくれるのを待ちましょう。担当者がむかえに来てくれる場合と、案内係がむかえにくる場合がありますが、名刺交換は、会議室等に案内されてからにします。

名刺の交換をしたら、帰る際まで相手の名刺は机に出しておきます。相手の名前と顔を覚えましょう。

商談を始める前に、お礼と資料を渡す

時間を作って頂いていたことに対してお礼を言い、それから資料があれば渡します。あらかじめ説明に要するおおよその時間を伝え、その時間をすぎないようにしましょう。

相手にも次の予定があります。予定を守れないと思われると、契約を取るのは難しくなります。

相手の質疑応答の時間をつくる

説明した内容に何か質問等があるかもしれないので、質疑応答の時間を作りましょう。

「また後日に何かあればこちらに連絡してください」などのセリフと一緒に、直通の電話や、メールアドレスをお伝えします。翌日には、再度お礼の連絡をこちらから入れるようにしてください。

帰り際も気を抜かない

椅子をしまう、入口を出る前に一礼する、ドアを開けていただいたら、お礼を言うなど、会社を出るまで気は抜けません。

エレベーターを使う場合は、こちらで大丈夫ですとお声かけをし、エレベーターでお別れしましょう。後日、お礼の電話を入れることも重要です。

訪問後に商談が進むかは、プレゼンの内容だけではなく、会社の対応も含めどうかを見られています。会社の代表として訪問するという姿勢を忘れずにしましょう。

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