メールの件名で気をつけるべきポイント。連絡をした意図がひと目で伝わるようにしよう

JobStep編集部
公開, 更新 , ビジネスマナー

一般社団法人日本ビジネスメール協会がおこなった調査によると、1日にメールを送信する回数は11.59通、受信は34.30通になっています。

現在、仕事上のコミュニケーションツールとして最も使用されているのはメールでしょう。一昔前まで連絡手段は、電話が主流でしたが、一度に多くの人に物事を伝えることができるメールが登場してから急速に発達をしています。

とはいえ友達に送るLINEと、ビジネスメールは大きく異なります。細かいマナーが多いビジネスメールですが、基本的な社会人マナーにもなっています。知らないことがあることで、クライアント企業との信頼関係に関わってきてしまうことも。

中でもメールの件名は、コミュニケーションを継続的に取っていくために欠かせない部分です。まずはメールの件名マナーをおさえていきましょう。

メールの件名を書くときの基本マナー

ビジネスメールでは、件名を入れて送信するのが基本です。しかも相手が取引先や目上の人であれば、件名にも敬語表現が必要となります。

受け取った相手が開こうとするような件名にすることが基本的なマナーだといえます。

件名なしはNG

急いでいるとうっかりと件名を忘れてしまう場合があります。これは、完全にNGですので、速やかにお詫びを添えた再送メールを送信するようにしましょう。

件名は具体的で分かりやすく

メール受信者の中には、1日に何百件と受け取る人もいます。そのような人は、受信トレイの中から取引先、目上の人、そして、件名から内容が想像できるようなメールから優先して確認します。

「お願い」「連絡」といった件名では、いくら内容が重要であっても後回しにされる可能性があります。件名だけで、ある程度、内容が分かるように心掛けましょう。

件名の目安は20文字

内容を分かるように心掛けるあまり、件名が文章のように長い人がいます。確かに内容は想像しやすいですが、物事を要約できない人材と受け取られかねません。また、相手のパソコン環境によっては、受信トレイに件名がうまく表示されないケースもありますので、20文字を目安にしてください。

読んでもらうためにやっておくべき、メール件名のポイント

メールは電話と異なり、必ずその情報が相手に届くかわかりません。開封して読んでもらうためには、メール件名が非常に重要な役割を果たしています。

読んでもらうためには、どのようにメール件名を決めればいいのでしょうか?

メール内容を明記する

メールを送った意図を具体的に伝えるということは非常に重要です。営業メールだからといって、遠まわしに伝えるのはナンセンスでしょう。

何の要件なのか、どういった対応をしてほしいのかを明記するべきです。もしセミナーの案内メールを送りたい場合は「【○月開催の○○セミナー】ご案内と参加可否について(〇〇会社〇〇(自分の名前)」などと記載をおこなうといいでしょう。

記号や要件を明記することで、読んでもらえる件名にしよう

メールを送信するときに相手の人に「早く伝えたい」「絶対に見てもらいたい」「いつまでに提出して欲しい」という場合があります。

そんなときは、分かりやすい件名にすることはもちろんですが、【緊急】【至急】【重要】【6/30締め切り】など見出しを付け加えることで開いてくれやすくなります。

ただし【緊急】というメール件名にもかかわらず、中身はそれほど重要でない場合があったりします。これは相手の信頼度を下げる行為になるため、多用するのは避けましょう。

返信するときの基本的マナーとは?

受け取ったメールを返信するときに自動的に付与される「Re:」。

一見、目上の人にそのまま利用するのは失礼にあたるような気がしますが、自身が送信したメールに対する返信という意味合いが一目瞭然ですので、残しておくのは失礼ではありません。

ただ、どうしても抵抗があるという場合は、「先程のメールに対するご返信」など変更した表現を使用するようにしましょう。

「Re:」の繰り返しは控えましょう

メール返信の際に自動的に付与される「Re:」については、目上の人に使用しても失礼にあたらないと紹介しましたが、やり取りが増えてくると「Re:Re:Re:Re:Re:」と数が増えていきます。

同僚や後輩とのメールでは問題ありませんが、取引先や目上の人とのやり取りの際は、「Re:」を1つだけ残したり、他の件名に変更したり配慮するようにしましょう。

「Re:」は同要件の場合のみ使用してOK

メールはLINEとは異なり、個人ごとに勝手にフォルダ整理がおこなわれるのではありません。1メールにつき、1スレッドです。そのメールに返信をしていくと、やり取りが溜まっていきます。

そのため異なる話をする場合は、基本的にメールタイトルは変更し、どこかのメールに返信をする形で連絡をするのではなく、新規でメール作成をすることが常識とされています。

「Fw:」とは?

「Re:」と同様にメールでよく見かけるものとしては、転送を表す「Fw:」です。

受け取ったメールを他の人へ転送するときに自動的に付与されます。こちらもビジネスの世界では、知らない人が見当たらないぐらいよく使用される表現です。したがって、取引先や目上の人に使用しても問題はないといえます。

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