退職届を郵送するのはOK?郵送するときに知っておくべき注意点5選

JobStep編集部
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退職届けとは、会社との労働契約を終了したいときに提出書類になります。基本的に、会社との話し合いが終わり、退職が決定した時点で提出する書類になるため、いきなり退職届を出すのは、マナー違反にあたる可能性が高いです。

とはいえ退職届は会社を辞める際、必ずと言っていいほど必要になる書類になります。基本的には、手渡しで渡すものですが、郵送で送る人も0ではありません。

最後の最後に印象が悪くならないようにするためにも、退職届を郵送で送る際のマナーをおさえていきましょう。

退職届を郵送で送るのは、失礼な行為

退職届は直接手渡しをするのが基本であり、郵送は失礼な行為にあたります。

会社と社員の関係と言えど、結局は人と人との繋がりです。自分を採用してくれた人事担当者や、お世話になった上司、先輩などもいるのではないでしょうか?本来は感謝・謝罪の気持ちを込めて、手渡しするべき書類であるということは覚えておきましょう。

ただし、体調不良で会社に行くことができない場合、会社から郵送で送ることを求められた場合には、退職届を郵送で送っても問題はありません。

マナーに気をつけ、正しく書類を送りましょう。

人間関係が理由で退職届を郵送している場合は、退職代行サービスがおすすめ

上記で紹介をしたように、退職届を郵送するのは基本的にマナー違反です。

体調不良や会社から依頼をされた場合は、郵送をおこなってもいいですが、パワハラを受けていたり、強引な引き止めがあったりするなど、どうしても顔を合わせたくないという理由がある場合では、基本的に手渡しをしなくてはいけません。

そんなときは、退職代行サービスを使用することをおすすめします。退職を伝える電話も代行してもらえ、退職届の送り方も丁寧にレクチャーしてくれます。また代行会社が、退職届を手渡ししてくれることもあります。

退職代行サービス「SARABA」

退職届を郵送する場合の注意点

退職代行サービスを使用する場合、3万~5万円の費用がかかります。退職できずに困っている場合には便利ですが、自分でやる決断をする人もいるはずです。

そこで退職届を郵送する場合の注意点を見ていきましょう。

退職届はいきなりおくった場合でも、受領されれば2週間で、会社を辞めることできると法的にも定められている書類です。そのため退職願と異なり、効力が強い書類でもあります。

郵送すれば、社内の人と顔を合わせずに辞めることができますが、変な送り方をしてしまうと懲戒解雇されるなどトラブルに発展する可能性もあります。正しい送り方をして気持ちよく退職しましょう。

退職届を郵送する旨を事前に伝える

退職届を郵送する際は、その旨をメールか電話で事前に会社に伝えておきましょう。入院などでやむを得ない場合であっても、いきなり退職届を送り付けるのは失礼にあたります。

ただし、そもそも円満退職をする気が無い場合であれば事前報告をする必要はありません。

退職届と添え状を同封する

退職届を郵送する際は「添え状」を同封しましょう。添え状には、会社への感謝の言葉など、誠意が伝わる内容を記載します。

あくまでマナーですので、添え状が無いと退職できない、というわけではありません。会社と揉めており、どうしても添え状を送りたくない場合は無理に同封する必要はないでしょう。

退職届は普通郵便で送りましょう

会社から指示があったり、事前連絡での合意のもとに退職届を郵送する場合は普通郵便を利用しましょう。

一方で、円満退職をする気が無い場合など、独断で退職届の郵送を実行する場合は普通郵便ではなく、内容証明郵便を利用するべきです。

なぜなら、普通郵便で送った場合は証拠が残らないため。会社側から「退職届なんて受け取ってない」と言われてしまったら、話がストップしてしまいます。内容証明郵便であれば退職届を郵送した証拠が残るため、確実に退職をすることができます。

退職届を拒否される可能性もある

企業が必ず受理しなくてはいけない書類ではないため、退職届が拒否される可能性は充分にあります。もし拒否された場合、せっかく郵便で送ったとしても、再度出社して話し合いをしなくてはいけない可能性もあるでしょう。

退職届を郵送しても無断欠勤はNG

退職届を郵送したとしても、その後に無断欠勤をすることだけは絶対に避けましょう。

退職届を郵送してしまえば退職が確定すると思うかもしれませんが、会社からきちんと発令が出されない限り、正式な退職ではありません。

その後の勤務日を無断欠勤すると、それを理由に懲戒解雇になることもあります。懲戒解雇になった場合、退職金の不支給、大幅な減額などのペナルティがあります。再就職も困難になるため注意しましょう。

退職届の送り方

退職届を郵送する際には、封筒に入った退職届・添え状を白い封筒に入れて送ります。ボールペンであれば、どんなペンでもいいですが、黒字にしましょう。

読みやすい直筆で書くことがマナーになります。

退職届に書くべき内容

==================================

退職届

私儀

この度一身上の都合により、平成〇年〇月〇日をもって退職いたします。

平成〇年〇月〇日

〇〇部 〇〇〇〇(名前)

株式会社〇〇〇〇

代表取締役〇〇〇〇様

==================================

縦書きでも横書きでも、どちらでも構いません。

直属の上司に手渡す場合でも、宛先は会社の代表者宛に記入するようにしましょう。また日付は、退職届を発送した日にしてください。

添え状に書くべき内容

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平成〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇

〇〇部〇〇〇〇様

〇〇部〇〇〇〇(自分の所属部署・氏名を記入)

退職届の送付について

拝啓

貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。

このたび一身上の都合により退職させて頂くこととなりました。

同封の通り退職届を提出させて頂きますので、ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

短い間ではございましたが、大変お世話になりました。

末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。

敬具

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添え状も、縦書きでも横書きでも、どちらでも構いません。

茶封筒よりも白い封筒がベター

退職届を入れる封筒は、白い無地の封筒に入れることがマナーとされることが多いです。郵便番号などの欄もない、無地のものを使用するのがベターでしょう。

また封筒の表には「退職届」という文字、裏面には所属部署・氏名を記入しましょう。

そしてこの封筒をさらに白い封筒に入れ、会社の住所・人事担当の氏名を記入して送ってください。上封筒の裏側には、所属部署・氏名・住所を記入するといいでしょう。

退職届を送るタイミング

基本的に送る日はいつでも大丈夫です。辞めることを決意したのであれば、いつ送っても問題はありません。

ただし郵送する前に、上司・人事などに一言連絡を入れておくようにしましょう。

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