上司へメールをするときのポイント。チャットツールでも挨拶・宛先などは忘れないように

JobStep編集部
公開, 更新 , ビジネスマナー

上司とメールやSNSで、連絡を取り合うことは多いです。基本的には直接やり取りをしたほうがいいですが、上司がいない場合・確認を込めた連絡・データのやり取りなど、メールで連絡を取ったほうがいいときもあります。

社内とはいえ、上司へメールを送るときもビジネスマナーが存在します。最近はSlackなどのチャットツールを導入する企業が増えてきましたが、何で連絡する場合でも、一般常識をおさえておかなくてはいけません。

ビジネスマナーができるかできないかは、昇給などにも関わる大切な指標なので、改めて確認をしておきましょう。

上司へメールをするときのポイント・マナー

文頭には必ず挨拶をする

文章の最初には必ず挨拶をつけましょう。

チャット形式のSNSでやり取りをする企業も最近では多いですが、件名欄がないからといきなり要件を話してしまう後輩は多いです。

しかしこれは失礼に当たります。複数回やりとりをしている場合は、挨拶を省いても問題はありませんが、時間が空いてから連絡をする場合は、必ず挨拶をしましょう。

午前中の場合は「おはようございます」午後以降は「お疲れ様です」のように相手と顔を合わせている感覚で、自然に使えるといいでしょう。

挨拶のあとは要件をいれる

挨拶の後には、なぜメールをしたのかを伝えましょう。

例えば「先日の会議の件でご連絡させていただきました。」や、「〇〇の件で報告がございます」など、件名欄のないメールでも改行を利用し、挨拶、要件、本文とすると相手も読みやすくなります。

上司は時間がなく忙しいです。少しでも読みやすいように配慮をしましょう。

顔文字、スタンプはもってのほか

比較的話ししやすい上司や、仲の良い上司とのやり取りでもやってはいけないのが、顔文字やスタンプの使用です。

親しき仲にも礼儀ありです。上司側にしてみれば可愛い相手に対して愛情表現として使用することもあるかもしれませんが、こちらが送っていいということにはなりません。ノリでやってしまわないように気をつけましょう。

宛名も付ける

ビジネスマナーとして、社内でのメールにもきちんと宛名を付けましょう。〇〇部長、〇〇課長、といった具合に使用するのが常識です。

ただし「様」は社外の方へ使用するのが一般的なので、〇〇部長様、は日本語的におかしくなります。注意しましょう。

連投は避ける

若い世代の人は、連投があたり前になっています。

たとえば「おはようございます」で送信、「〇〇会議の件でご連絡しました」で送信、と連投するのはビジネスマナーではNGです。

受け取る側にしてみたらパソコンと携帯をリンクさせてる人も多いので何度何度もパコソンや携帯が鳴るわけです。上司は自分よりも忙しくやり取りしている相手も多いため連投は避けましょう。

連絡後は、お礼を伝える

ある程度の会話が終わったら、最後に「お忙しいところありがとうございました」など必ずお礼を伝えましょう。

 

また、メールでこちらからの要件が長い文章になってしまった場合は「長文失礼いたしました」など付け加えるといいでしょう。

これはやらなくてはいけないことではありませんが、メールやチャットも仕事とはいえ、相手の時間を頂いているという意識を忘れず持つのは仕事上のマナーになります。

敬語は正確に使用する

上司とのやり取りで敬語を使うのは当たり前ですがその使い方には充分に気をつけましょう。悪気がなくても常識を知らない人だという悪印象にもなりかねません。

最低限以下の例は間違い無いようにしましょう。

  • ×ご苦労さまです

    ◯お疲れ様です

  • ×了解しました

    ◯承知しました・かしこまりました

  • ×しばらくぶりです

    ◯ご無沙汰しておりました

  • ×すみません

    ◯申し訳ありません

  • ×確認しました

    ◯拝見しました

  • ×お客様がそう申しておりました→

    ◯お客様がそうおっしゃっていました

  • ×資料は拝見されましたでしょうか→

    ◯資料には目を通していただけたでしょうか

送る前に、誤字・脱字がないか、必ず読み返す

メールは送る前に必ず読み返すようにしましょう。できれば声に出して読み返してみましょう。内容に間違いがないか、誤字脱字はないかをチェックするようにしましょう。

日付のミスなどは社外との関係性にも影響を与えてしまう可能性があります。混乱させ、仕事を増やさないように心がけましょう。

素早く正確に

上司から受け取ったメールにはできるだけ早く返信するようにしましょう。

メールのやり取りは上司以外にもあると思いますが、一刻を争うものや時間的に期限のあるもの以外は、上司を優先させましょう。

他のタスクなどで、どうしても返信までに時間がかかりそうな場合は「何時までに再度ご連絡いたします」など、一報をいれておきましょう。

質問には回答をすること

質問に対して回答ができない新卒は多いです。

たとえば「〇〇の件はどうなっていますか?」という質問に対し「個人的には~~という方向に進めたいと思っています」と答えてしまう人がいます。一見間違っていないようですが、これではどうなっているのか不明のままです。

「〇〇の件はどうなっていますか?」と聞かれた場合、「〇〇の件は、只今先方からの連絡待ちというステータスになっています。〇日までには返信をいただけるようです。個人的には~~という方向に進めたいと思っているため、連絡がもらえる予定である○日までに、××を進めておこうと考えております。」

このように答えられるのがベストでしょう。たとえ答えにくいことであっても、遠回しに伝えるのではなく、質問に対して解を述べるようにすることを忘れないようにしてください。

上司へメールをするときの例文

仕事の報告をする場合

〇〇さん

お疲れ様です。〇〇です。

株式会社〇〇と進めている〇〇の件でご連絡をしました。

先ほど先方担当者の〇〇様に電話にて確認をおこなったところ、~~で進めてほしいとのご要望をいただきました。

私のほうで〇〇部の〇〇さんに依頼をおこない、~~の方向で話を進めていこうと考えております。

問題ないかご確認いただけますと幸いでざいます。

宜しくお願いします。

データを送付する場合

〇〇さん

お疲れ様です。〇〇です。

先ほどの〇〇会議でお話にあがりました〇〇の資料をお送りさせて頂きます。

(自分の意見などがある場合や、確認してほしい事項がある場合は、その旨を記載すること)

ご確認いただけますと幸いでざいます。

宜しくお願いします。

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