ビジネスメールでCCを使うときのマナー・注意点。BCCとの使い分けかたとは?

JobStep編集部
公開, 更新 , ビジネスマナー

メールの送信先を選択する宛先には「宛先(TO)」「CC」「BCC」の3種類があります。

この3つの中でも、CCは最も使う頻度が高いでしょう。間違った使い方をすれば、多くの人に間違ったメールを見られることになります。また時には、大きな問題になり得る可能性もあります。

恥ずかしい思いをしなくていいように、正しいビジネスメールのマナーを覚えましょう。

CCの意味

CCはCarbon Copyの頭文字をとった略です。Carbonとはカーボン紙の意味で、カーボン紙によってコピーされた文書を意味します。

カーボン紙は正本と副本の間に挟んで使い、正本に書いた文字がカーボン紙を通して副本に複写されるようになっています。コピー機が登場するまでは、このカーボン紙が主流でした。

ビジネスメールにおけるCCの意味

ビジネスメールにおけるCCは、TO(宛先)に送ったのと全く同じメールを、CCに入力したアドレスにも送れる機能になります。

メイン担当はTOだが、CCの人にも情報を共有しておきたい場合などに使用します。たとえば、TOには取引先の担当者、CCには弊社のチームメーリスなどを入れて使うのが、基本的な使用方法です。

BCCとCCの違い・使い分け方

BCCはブラインドカーボンコピーの略です。CCとは違い、メール受信側は、自分以外誰にメールが送られたのか、他受信者のメールアドレスはわかりません。

そのためメール受信者側が全員顔見知りである場合は、CCでメールを送っても問題ありません。

ただし営業メールを一括で送信するときにCCで送ってしまうと、他社のメールアドレスをお互いに知ってしまうことになります。これは立派な個人情報流出に当たるため、BCCを使用し、お互いに連絡先を知りえない状況を作る必要があるのです。

BCCの使い方

BCCは一斉メール配信などに使用されることが多いです。取引先に会社の移転の案内を送る時など、一斉メールをすると便利な機能になっています。しかし、受信側に迷惑メールだと思われてしまう可能性もあるので、大切な要件などは1件1件CCで連絡するのがいいでしょう。

CCを使うときのマナー・注意点

1対1でビジネスの話をすることは少ないため、基本的にビジネスメールはCCを使用するのが一般的です。しかしむやみやたらに使用していいものではありません。

CCを使うときのマナー・注意点をおさえておきましょう。

取引先担当者をCCに入れる場合は、CCの名前もメールに記載する

CCでメールを送る際には、文章にもCCで誰々が入っていることを明記することが大切です。

株式会社○○様 (CC:▲▲様)のように記載しましょう。

TO(メインの受信者)がCCに気が付かずに、返信するときにCCの人を入れ忘れてしまうことがあるからです。情報共有ができるように、CCが入っていることを本文にも残すようにしましょう。

ただしCCが自社関係者の場合は、記載する必要はありません。

CCの相手は基本的にメールをチェックしないという前提で使用するべき

CCに宛先を入れた人全員が、メールをチェックしてくれるとは限りません。TOに入っている人が対応すればいい思われるのが基本です。そのためCCの人にも注意して欲しいときには、CCではなくTOに入れましょう。

TOは2、3名であれば複数名設定しても問題ありません。あくまでも情報共有にミス無く、みんながわかりやすい方法で連絡を取ることを考えることが大切です。

CCは相手の連絡先がわかってしまう

上記で説明をしたように、CCはTO・CCに入っている人全員のアドレスを見ることができます。そのため、CCに入れるのは基本的に社内メーリスや、クライアントの第二担当などになります。

顔見知りの関係である場合のみCCを使わないと、個人情報流出として大きな問題に繋がる可能性もあります。どう使い分けるべきなのか悩む場合は、上司に質問をしてから、メールを送ったほうがいいでしょう。

CCのみで使用することは、基本的にしない

TOを入れずにCCだけで入力をしてメールを送るのは、一般的ではありません。CCだけで送ってしまうと、受信側の迷惑メールフォルダに入ってしまう可能性もあります。

そのためCCのみでメールを送るのは、基本的に避けるようにしましょう。

むやみやたらにCCをいれるようなことはしない

基本的にCCに入れていいのは、多くてもメールアドレス5つほどです。それ以上はいれないほうがいいでしょう。

クライアント先のアドレスが複数あり、どれを入れれば良いのか不明でたくさんアドレスを入れたり、関係性が薄いがとりあえずいれておこうという考えで追加したりするのはNGです。

本当に関係のある人のみCCに追加してください。「なんでこの連絡が私にもきたんだ?」と変に不信感を与えてしまう可能性があります。

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