ビジネスメールにおける転送時のマナー。ルール違反に当たってしまうこととは?

JobStep編集部
公開, 更新 , ビジネスマナー

メールには転送という機能があります。これは自分宛に届いたメールを、そのまま他の人に送り直せる機能のことです。

Gmailであれば、各メールのその他ボタンから「転送」を選択するだけで、誰にでも簡単にメールを転送することができます。

「参考になるような情報なので他の人にも見てほしい」、「自分宛に届いたけど部署内の人にも知らせたい」といった場合に転送機能を使用しますが、使い方を間違えれば、メールを送信した人からのクレームにも繋がりかねません。

あまり考えずに転送メールを送る人もいますが、ビジネスマナーの1つにあたるため、注意をする必要があります。

転送メールとは?

上記で紹介をしたように、転送メールとは、受け取ったメールを、全く同じ文面のまま他人に送り直せる機能のことを指します。

今ではほとんどのメールサービスに、転送機能が搭載されています。

転送で送られる情報は、元メールの本文・転送する自分の情報(アドレスなど)・元メール作成者の情報、の3つが基本的には転送相手に送られます。

そして件名には「Fw:」という転送マークが付きます。ちなみに「Fw:」は英語のForward(転送する)を意味しています。

転送してもいいメール内容とは?

自分に届いたメールだからといって、むやみやたらに転送をして言いわけではありません。ビジネス上、転送をおこなってもいい場合と、NGとされる場合があります。

どのようなときに、メールを転送してもいいのでしょうか?

参考にして欲しいとき

他の人に転送することで、メール内容を簡単に多くの人と共有することができます。

たとえば営業の成功事例であったり、業務効率化に関する内容であったり、多くの人に伝えてプラスが波及していくのであれば、転送して問題がないといえます。

さらに受け取ったメールの中に「所属で周知徹底していただくようお願いします」という記述があったり、会議やイベントのお知らせが自分にだけ届いたりした場合は、転送しても問題ありません。

むしろ知らない人がいる状況が、会社・部署にとってマイナスになる可能性があるのであれば、遠慮せずにどんどん転送しましょう。

誤って自分に届いたメール

部署異動をした場合や、複雑な社内構造になっている場合、誤って担当ではない内容のメールが届くこともあります。

そのような場合は、担当者になるべく早くメールを転送してあげましょう。放置してはいけません。

またメール送信者に対し「〇〇の件は、現在〇〇部〇〇が担当をしております。本件に関しましては引き継ぎをおこなっております。次回以降は〇〇宛にご連絡をいただけますと幸いでざいます。」など一報を入れてあげるのが親切でしょう。

転送するのを控えるべきメール内容とは?

逆に転送するのを控えるべきメール内容とはどういったものでしょうか?

個人情報が記載されているメール

基本的には、社員の個人情報が含まれている場合は転送を控えたほうが無難です。昇給や昇降格の情報、人事異動の情報など、デリケートなことが含まれている場合は、転送厳禁です。

もし転送したことで、メール作成者やメール内容に当事者する人にネガティブなことが引き起こる可能性があるのであれば、送るのはやめましょう。

転送する判断に迷う場合は?

転送に適さない内容でも一部の人に転送したいと考えた場合、他人にメールを転送していいのか、メール作成者に確認するようにしましょう。

もしそこで断られたときは、それはやはり転送すべきメールではなかったということです。迷った場合は、自己判断せずに「必ず確認」を徹底するようにしてください。

メールを転送するときの注意点・マナー。ルール違反にあたってしまうケースとは?

転送メールの加筆・修正・削除はNG

転送するメールは、仮に原文に誤りがあったとしても、勝手に加筆・修正・削除をしてはいけません。

原文をそのまま転送するのが、メール転送の基本的なマナーです。勝手に修正することは、メール作成者の意図を大きく歪めてしまう可能性もあります。修正したいのであれば、作成者に確認するようにしましょう。

転送する意味合いを明確にして、メールに明記する

メールを転送するさいは、転送した意味合いを明確にすることが基本的なマナーです。転送意味を説明せずに、ただ送るとマナーに反することになります。

そのため本文に「参考になるので転送させて頂きます」「会議の日程表が届いていますので転送します」など、転送した意味合いを必ず添えるようにしてください。

転送は必要最小限に

営業メールやリリースメールなどは、共有したいと考えている人にも届いているかもしれません。あなたが他人のメールを転送しすぎると、共有された側には同じメールが何度も届いてしまうことになります。

受け取る人たちも、頻繁に転送メールが送られてくると「またか」という対応になり、肝心なメールまで見過ごしてしまう恐れがあります。転送は、必要なときだけおこなうようにしてください。

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