バイト先のメールに返信するときに気をつけるべきポイント。返信するべき例文も紹介

JobStep編集部
公開, 更新 , ビジネスマナー

総務省の労働力調査によれば、2017年の非正規の職員・従業員は2036万人。昨年よりも13万人増加しています。

最近では、副業としてアルバイトを始めるビジネスマンや、お小遣い稼ぎで働く高齢者も増えてきました。とはいえ10代、20代の学生がアルバイトをおこない、お金を稼ぐことも減ってはいません。

ビジネスマンであれば、ある程度きちんとしたメール対応ができるでしょうが、高校生では失礼な態度をとってしまう人もいるかもしれません。

しかし、たとえ高校生でもアルバイトは仕事です。しっかりとした対応を今のうちから覚えておくと、のちのちとても楽でしょう。また社会人を経験した大人でも、アルバイト先だからといって雑な対応をして言い訳ではありません。

バイト先からメール連絡がきた場合、どのように返信をしなくてはいけないのでしょうか?

バイト先のメールに返信するときに気をつけるべきポイント

最近の学生は、物心ついたときにはLINEがあり、ビジネスメールはおろか、メールの書き方を知らない子も多いです。

しかし社会人になれば、どんな職種でもメールスキルは必須能力になります。今のうちからやってはいけないことを覚えておきましょう。

なるべく早くの返信をする

シフトなどについて連絡がきたときの一般的な返信についてですが、なるべく早くに返信しましょう。その日のうちに返信をするのが、最低限のマナーです。

返信しない・数時間経っても連絡を返さないのは、マナー違反です。友達とのLINEのやりとりではありません。

連絡が来てから、3時間以上が空いてしまった場合には「返信遅れて申し訳ありません」などと謝罪の言葉を入れて、返信するようにしましょう。

絵文字やスタンプで返信するのはNG

バイト先の雰囲気や、送ってくれた相手との日頃のコミュニケーションにもよりますが、基本的には絵文字やスタンプで返信するのはNGです。

砕けた返信をすることは、さほど問題はないでしょうが、絵文字やスタンプだけの返信は仕事という認識が薄いと思われますのでやめましょう。

認識のズレが内容に注意して送る

バイト先から「次いつ来れますか?」というメールをもらったとします。

あなたが「水曜日なら行けます」と返信した場合、今週の水曜日なのか、それとも水曜日は毎回シフトに入れるのか、バイト先はわかりません。

そのため、「◯月◯日(◯曜日)になら行けます」など、お互いに取り違いが引き起こらないように工夫することが大切です。

返信不要のメール対応はどうすればいい?

バイト先から「返信不要」と件名もしくは文章内に書いているメールを受け取った場合は、特に返信の必要はありません。

ただし、質問などをしたい場合には連絡しても構いません。

もし質問するのであれば、いきなり文章から始めるのではなく、「先ほどの件で質問があり、連絡させていただきました」など文頭にきちんと要件を置いてから質問内容を伝えるようにしましょう。

件名はそのままで

どのメールの返信かすぐに分かるように件名はいじらず、そのまま返信するようにしましょう。

「Re:〇〇」として返信することになります。件名はいじらず返信すれば「Re:〇〇」の形になるため、気にすることはありません。

またもし件名をつける場合は「○月○日のシフトの件について」「面接日程について(名前:〇〇 〇〇)」とわかりやすいものを設定しましょう。

連投はしない

来たメールの返信に対して連投はしないことが鉄則です。「わかりました」送る、「ありがとうございます」送る、としてしまうと、相手に何度も通知がいってしまうことになります。

たとえメールアドレスでのやり取りではなく。LINEでコミュニケーションを取っている場合でも、連投するのはNGです。

メールをやり取りしている時間も空いてにとっては貴重な時間ですので、やり取りの回数をできるだけ減らすように、簡潔に丁寧にまとめて送信するようにしましょう。

一斉メールには注意

1人の人が数名に対しメールを一斉に送ることがあります。

とくに気にないで返信をしてしまうと、返信が送信相手だけではなく全員に送られてしまうことがあります。

メールのやり取りでは「全員に返信」なのか「返信(1人に)」なのかを気をつけないと恥ずかしい思いをすることになるので、気をつけましょう。

返信する時間も考えよう

基本的にはお店が営業している時間内にメールを返信することがマナーになります。深夜・早朝に連絡をすることは控えましょう。

もし夜に送る場合などは、「夜分に申し訳ありません」など謝罪の言葉をつけるべきです。

バイト先への返信メールの例

それでは具体的にどう返信すればいいのか具体的に見ていきましょう。

面接日程の調整メール

応募先企業から面接日程が送られてきた場合、自分が希望する日時を返信しましょう。候補日の中から面接可能な日程を選び返信してください。

本文:

株式会社〇〇 〇〇様

お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。

この度はお忙しい中、面接の日程を調整いただき、ありがとうございました。

下記日程で、お伺いをさせていただければと思います。

お手数ではございますが、スケジュール調整のほどお願いいたします。

日時:〇月〇日(月) 13:00~

場所:株式会社〇〇本社

当日はどうぞよろしくお願い致します。

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