お悔やみメールを返信するときのビジネスマナー。送るべき例文も紹介

JobStep編集部
公開, 更新 , ビジネスマナー

ビジネスの場におけるお悔やみメールは、非常にセンシティブです。知らないがゆえに、クライアントとの関係性を崩してしまう可能性もあります。

使ってはいけない言葉などもあるため、細心の注意を払って対応をするようにしましょう。ビジネスマナーでもあるため、社会人として基本だけでも覚えておいて損はありません。

ビジネス上の、お悔やみの言葉について

そもそも「お悔やみ」の言葉とは、故人の死を悲しむ気持ちをこめて、遺された人々に対して述べる言葉になります。

そのため本来、お悔やみの言葉は本人に直接伝えるべきものです。それをメールで送るのは簡易式な方法になります。あくまでもその点は理解をして、メールを送信するようにしましょう。

そもそもメールで、お悔やみの言葉を伝えていいの?

ビジネス上、お悔やみのメールを送るのは問題はありません。お互いにビジネスマナーとして簡易的であることを理解しているため、相手側も不快感を抱くことはないでしょう。

またもしLINEやメッセンジャーといったメッセージツールで連絡が来た場合、そこに返信する形でも構いません。ただしどんなツールで返信する場合でも、送るときのマナーが存在します。

可能であれば、弔電(ちょうでん)を送ろう

弔電とは、葬儀屋さんが読み上げてくれるお悔やみの言葉になります。仕事などの都合で通夜や告別式に行けない場合は、弔電を送るのがいいでしょう。

弔電は一般的に告別式で読み上げられます。それまでに間に合うように準備をおこない、基本的には葬儀をおこなう場所へ送りましょう。ただしわからない場合は、親族の自宅に送っても構いません。

弔電を送るときには、まず115番に電話をかけましょう。NTTを利用するのが、最も一般的です。19時までの申込みであれば全国当日中の配達が可能になります。料金は、3,000~5,000円程度です。

お悔やみメールを返信するときのビジネスマナー

上記で紹介をしてきたように、お悔やみの言葉を伝えるにはさまざまなマナーがあります。社会人になれば、お悔やみの言葉を言わなくてはいけない機会もあるかもしれません。

ビジネスマナーとして、しっかり抑えておきましょう。

なるべく短く簡潔に

お悔やみの言葉を伝えるときは、相手を気遣う言葉を、短く簡潔に伝えるようにします。

「このたびは、心よりお悔やみ申し上げます。」というのが一般的な表現です。会社の上司・友人・親戚など、どのような相手に対しても使うことができる言葉になるため覚えておきましょう。

書いてはいけない言葉は使用しない

結婚式でのNGワードがあるように、お悔やみのメールではNGワードと言われる、書いてはいけない言葉があります。

  • 重ね言葉
  • 再び、重ね重ね、ますます、いよいよ、まだまだ

  • 繰り返し言葉
  • 追って、これからも、この先も

  • 生死にかかわる言葉
  • 死、死去、急死

  • 不吉な言葉
  • 苦しみ、浮かばれない、消える、4、6

お悔やみ申し上げます

上記のような言葉は、なるべく使わないようにしましょう。

お悔やみの言葉から書き始める

お悔やみメールを送る時には、「お世話になっております」「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」や季節の挨拶は書いてはいけません。

すぐにお悔やみの言葉を書くようにしましょう。

件名でお悔やみメールがわかるようにする必要がある

お悔やみメールはあなただけが送るのではありません。同じ時期にたくさんの人からお悔やみメールも来ますし、その他の仕事のメールも来ます。

そのため、件名でお悔やみメールであることを分かるようにしましょう。

メールでの挨拶であることを詫びる

メールでのお悔やみはあくまでも簡易式ですので、メールでの送信を詫びる一文を入れるようにしましょう。

また、葬儀に行けないこともあわせて詫びるようにしてください。

お悔やみメールの例文

件名:株式会社〇〇の〇〇です。お悔やみ申し上げます。

  • 本文パターン1:
  • このたびは〇〇様のご逝去の報に接し、心からお悔やみ申し上げます。

    無理をされていないか心配しています。私にできることがあればいつでも連絡してください。心よりご冥福をお祈りいたします。

  • 本文パターン2:
  • 〇〇様のご逝去の報に接し、謹んでお悔やみ申し上げます。突然のことでご落胆もいかばかりかと存じますが、どうぞご自愛くださいますよう。

    ご冥福をお祈り申し上げます。

  • 本文パターン3:
  • 〇〇様のご逝去、心よりお悔やみ申し上げます。

    直接お悔やみに伺えず申し訳ありません。葬儀など何かと大変かと思いますが、どうぞ無理をなさいませんように。

    仕事のことはご心配なさらず、何かお手伝いできることがありましたら、いつでも連絡ください。

  • 本文パターン4:
  • ご身内にご不幸がおありだったと伺い、大変驚いています。

    都合により、葬儀に伺うことが出来ず申し訳ありません。

    略儀ながら、メールにて失礼させていただきます。心よりご冥福をお祈りいたします。

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