忌引き連絡をする方法。具体的なメール例文・注意点を紹介

JobStep編集部
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親しい人が亡くなった場合、お葬式やお通夜などで、会社を休まなくてはいけないこともあります。

しかし忌引き休暇は、急な欠勤になってしまうことが多いはず。休むのは仕方のないことですが、会社に多大な迷惑をかけてしまうこともあるかもしれません。

そのため忌引き連絡は、最大限の注意を払い、周りへの配慮をきちんと示すことが必要になります。

親しい人をきちんと見送ってあげるためにも、忌引き連絡をおこなうときのマナーや注意点は抑えておきましょう。

忌引き休暇とは

そもそも「忌引き」とは、「喪に服す」という意味。お葬式やお通夜などの準備、参列をおこなうための休暇になります。

また故人との血縁関係によって、付与される休暇日数は異なります。ただし会社によって異なることもあります。

故人との血縁関係忌引き休暇の日数
配偶者10日
実父母7日
兄弟姉妹3日
祖父母3日
子ども5日
1日

忌引き休暇をもらう場合は、基本的には上司に連絡をいれることになります。手続きや休暇申請は、休暇後におこなうことも可能になります。会社によっては死亡証明書の提出が求められることもあるそうです。

ただし忌引き休暇は急に訪れるものになるため、進行中のプロジェクトを誰かに引き継いだり、納品日の調整が必要になることもあるでしょう。

メールで忌引き連絡をするのは、マナー違反?

基本的に忌引き連絡をする場合でも、口頭で伝えたほうが丁寧ではあります。しかし訃報は突然にやってきてしまうもの。そのためメールでの連絡になってしまうのは仕方の無いことです。

社内・社外関わらず、メールで連絡をいれたとしてもマナー違反にはなりません。

社内への忌引き連絡方法

上記で紹介をしたように、忌引き休暇は喪主かどうかや親族との関係性によって日数が変化します。

また会社によっては弔電を出したり、告知をして参列者をつのる場合があるので以下の必要事項を明確に記載し、連絡を送るようにしましょう。

  • 通夜や葬式の場所・日時
  • 誰が亡くなったのか
  • 喪の名前
  • 忌引き休暇の日数
  • 緊急のときの連絡先(携帯電話番号が望ましい)

件名:

【忌引き休暇申請】〇〇部〇〇

本文:

〇〇さん

お疲れ様です。〇〇です。

急なご連絡で失礼いたします。

昨日祖母が亡くなりました。そのため3日間の忌引き休暇を申請させていただきたく思います。

忌引き休暇期間:2019年〇月〇日~2019年〇月〇日

通夜・葬式の場所:~~~~~~~~

通夜の日程:〇月〇日、〇〇時~〇〇時

葬儀の日程:〇月〇日、〇〇時~〇〇時

喪:~~ ~~

〇〇プロジェクトに関しましては、〇〇さんへ引き継ぎをさせていただいております。

〇月〇日のアポイントに関しましては、クライアントへ連絡をおこない、リスケとさせていただきましたので、ご報告させて頂きます。

また緊急のご用件がございましたら、

080-××××-××××(携帯電話番号)にご連絡をお願い致します。

大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

社外への忌引き連絡方法

社外へ忌引き連絡をおこなうときも、基本的には社内に連絡する内容と変わりません。

打ち合わせの日時を変更したい場合などは、下記のように連絡をするのがベストでしょう。

件名:

アポイント日時変更のお願い

本文:

株式会社〇〇さん

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

〇月〇日XXについてのアポイントの件でご連絡をさせていただきました。

私事で大変恐縮ではございますが、身内に不幸があったため、打合せの予定を延期していただければと存じます。

急な予定変更となってしまい、誠に変申し訳ございません。

なお、私の不在の間に何かありましたら、弊社〇〇宛にご連絡お願い致します。

ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。

休暇明けに改めてお日にちの調整についてご連絡させていただきます。

引き続き、よろしくお願い申し上げます。

忌引き休暇の連絡をするときの注意点

なるべくメールと口頭で連絡をする

忌引き連絡は基本的に急な連絡となります。仕方がないこととはいえ会社に迷惑をかけてしまうことになります。

申し訳がないという気持ちが伝わるよう、必ず口頭で連絡を入れましょう。

直接上司に会う機会があるときは直接伝えた方がいいですが、電話でも構いません。口頭で伝えたうえでメールでの連絡を入れておくと、日時の把握が簡単になるのでより親切です。

また基本的には口頭での連絡を先におこなうべきですが、夜間に親族が亡くなった場合などはメールを先にし、翌日に電話で連絡を行うことがベストです。臨機応変に対応しましょう。

即座に連絡を送る

忌引き連絡はただでさえ急な連絡となるため、なるべく早急に連絡を送ることが必要となります。状況にもよりますが、連絡のタイミングとしては、亡くなりそうな方がいるときには日常会話で話しておく・亡くなったとき・葬式や告別式の日時が決まったときに伝えるようにしましょう。

もし葬式や告別式の日時がすぐ決まるのであれば一緒に連絡して構いません。ただし決定が遅くなってしまいそうであれば、先に日時は未定だが忌引き休暇を取る旨を伝えましょう。そして葬式や告別式の日が決まり次第連絡すると付け加えましょう。

迷惑をかける可能性がある人たちには、全員に連絡をする

基本的には連絡が必須の相手は直属の上司ですが、それ以外にも迷惑をかける可能性がある人たちにも連絡をおこなう必要があります。

例えば業務を引き継いでもらう必要があれば、その人にも連絡を送りましょう。チームを組んで仕事をしている場合には、そのメンバーにも連絡が必要です。

また直接自身の休みが影響を与えない相手に対しても、会社の規則などで連絡を取らなければならない相手がいる場合には、忘れずに連絡を取りましょう。

忌引き休暇明けは、謝罪・お礼を忘れないこと

忌引き休暇が明けたとき、直属の上司をはじめとして迷惑をかけた相手に直接、きちんと謝罪やお礼をこめた挨拶をおこいましょう。

忌引き休暇を取るときの注意点

友達など血縁関係がない人には適応されない

忌引き休暇が適応されるのは基本的に自分の家族や祖父母などの近親者が亡くなったときのみです。

また会社にもよりますが、あまりに遠縁の親戚の場合でも休暇を取ることはできません。せいぜい自分の叔父や叔母くらいまでの血縁者に対して忌引き休暇を取ることができる制度になります。

そのためいくら仲がよくても、友達が亡くなったときに忌引き休暇を取ることはできません。どうしても葬儀に参列したいときには仕事の状況をみて問題ないのであれば、有給休暇を取るなどして対応しましょう。

細かい休暇の期間は会社の方針に従う

「忌引き休暇」の制度を定めた法律は存在していません。そのため制度は会社に一任されています。細かい休暇の日数などは会社の方針に従って決めましょう。

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