履歴書の書き方を解説。書類の選び方・書き方・封筒まで、絶対に外せないマナーまとめ

JobStep編集部
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エン・ジャパングループの調査によると、書類選考の目的は「全く対象外の応募者を外すため」(41%)、「採用できそうな人しか面接しないため、絞り込みたいため」(29%)の大きく2つになっています。

採用職種、ポジションによってかなり異なると答えている企業も多くありましたが、全員を面接できない企業ももちろんあります。

そのため履歴書で人材を絞り込む企業は多いです。そして経歴やスキルが素晴らしくても、企業に社風と合っていないと判断されれば落とされます。

特に競争率が高い企業では、書類選考を突破するのでも難関。履歴書の書き方は採用を左右するとても重要な物といえます。今回は履歴書の書き方マナーから、採用企業側が重視するポイントまで紹介していきます。

履歴書の選び方

企業の採用の選考過程は、応募する前からすでに始まっています。正しい書類が使えているか、正しい書類送付ができているかなども見られているでしょう。

履歴書を読まれる前から不採用にならないよう。正しい履歴書の選び方は非常に重要です。転職におけるビジネスマナーの第一歩といっても過言ではありません。

履歴書の種類

履歴書の種類は「アルバイト・パート用の履歴書」と「一般の履歴書」の2つに分けることができます。

履歴書はどんな形式でも、日本工業規格(JIS)によって「標準」の書式が定められています。履歴書の文字の大きさ・罫線のサイズなど、商店が複雑化や多様化しないように、履歴書に関する基準が取り決められているのです。

そして履歴書は、企業からの指定がない限り、どれを使用しても問題ありません。ただし種類は豊富であるため、異なる点についてみていきましょう。

一般の履歴書

一般の履歴書とは、正社員・契約社員・派遣社員が使用する転職用の履歴書を指します。

職務経歴書・封筒などとセットで販売されているものが多く、1つ買っておけば、全て記入できます。転職理由など記載する欄があるのが特徴的です。

アルバイト・パート用の履歴書

学生・主婦・フリーターなど、アルバイト・パートで働く方が使用するものです。一般の履歴書に使用されるのに比べて、志望動機などの欄が小さく、曜日ごとに勤務が可能な時間を記載する欄が大きいことが特徴になっています。

履歴書のサイズ

履歴書のサイズは、市販では基本的に、A4サイズかB5サイズのものが販売されています。昔はB5が一般的でしたが、グローバル化が進むようになってから、徐々に国際規格であるA版のA4サイズが使用されるようになってきました。

履歴書のサイズが、A4・B5で書類選考の評価が決まるわけではないため、どちらを使用してもいいでしょう。

履歴書はどこで買うべき?コンビニ・100均のものを使用してもOK?

履歴書は、100均でもコンビニでも、どこで販売しているものを使用しても基本的に問題ありません。ただし企業によっては、使用する履歴書を指定している場合もあるため、注意が必要です。

就活生は学校指定のものを使用すれば問題ない

就活生である場合、学校が作成している履歴書が購買部などで販売されているでしょう。学校のものを使用しなくてはいけないというルールがあるわけではありませんが、学校指定のものを使えば、なにかネガティブになることはないでしょう。

むしろ有名な私大を卒業する予定がある場合は、学校名を企業に対し印象付けられるため、学校指定の履歴書を使ったほうがいいでしょう。

履歴書の選ぶポイントは?

履歴書を選ぶときのポイントは、自分が何をアピールしたいかによって、使用する履歴書を決めるということです。

趣味・特技の欄が広いもの、志望理由欄が大きいもの、職歴を多く書けるものなど、日本工業規格(JIS)によって標準書式が決まっているとはいえ、履歴書によってもさまざまな種類があります。

履歴書の書き方を工夫するだけで、書類通過率は上がります。自分の強み・弱みを理解した上で、自分にあった履歴書を選ぶのがいいでしょう。

履歴書の基本的な書き方

まず日付は履歴書を作成した日を記入しましょう。写真は華美でない服装で、履歴書の写真貼付欄に合ったサイズの写真を用意して貼付します。

また、住所は、都道府県から記入し、建物名などは略称は使用してはいけません。電話番号・メールアドレスは、採用結果の通知に使用されるため、間違いなく記入しましょう。

学歴・職歴欄の書き方

学歴

学歴は、高校や専門学校から正式名称で学部や学科、コース名まで記入します。義務教育については記載不要です。

応募職種で生かせる専攻や研究テーマは詳細に記入しましょう。アピールポイントになります。

職歴

会社名は正式名称で記入し、次の行に業種・従業員数を書き、簡単な職務内容を記入します。応募内容に関する職務内容がある場合は、詳しく執筆しましょう。

企業の合併や買収などで社名が変わった場合は、「○○株式会社(現△△株式会社)」と記入します。

現職の企業の退職日が決まっている場合には、「平成31年3月 株式会社○○○○ 退職予定」などと記載し、就業開始が可能な時期がはっきりしていることを明記してください。

もし異動などで部署が変わった場合は、その部署名・異動年月を記入する事で他の経験もあるというアピールもできます。職歴が欄に書ききれない場合には、履歴書にはある程度まで職歴を書き、「詳細は職務経歴書に記入」と書いておきましょう。

志望動機欄の書き方

エン・ジャパングループの同調査内の「応募書類で、内容に不足があるのはどの項目ですか?」という問いでは、「応募動機について」と答えた企業が34%で最多でした。自己分析・企業分析を丁寧におこない、志望動機を固めておくことは、非常に大切です。

スキル・経験がない場合でも、志望動機がしっかりしていることでポテンシャル採用される可能性が高まります。

志望動機は、なぜこの会社に入社したいのかについて、記入する欄です。過去の職務経歴・応募企業の理解・自分だからこそ出来ること・入社してやりたいことを明記しましょう。

よく「貴社の商品・サービスが好き」という内容を書く人がいますが、これはあまりいい例とはいえません。会社はファンがほしいのではなく、事業を成長させてくれる人がほしいのです。むしろ悪い点も理解し、改善点を持っている人ほうが、企業としては魅力的な人材といえるでしょう。

趣味・特技、本人希望欄の書き方

趣味・特技

株式会社ワークポートの調査では、履歴書の趣味欄は必要だと思いますか?という問に対し、77%がYESと回答しています。

趣味や特技は面接でも話題にもなります。この欄は、最も人柄が理解できる項目であり、社風に合っているかどうかがジャッジできます。何もないからと「特になし」などと記載するのは絶対にやめましょう。

同調査によると、趣味欄に「デート。企画をして人を喜ばせることが好きだから」と理由まで記載してあり、採用に至った、というエピソードも紹介されていました。このように特別な趣味や特技ではなくても、それらが、仕事でどう活かせるのかが重要といえます。

そのためただ箇条書きで書くのではなく、職種・企業に合わせて、理由まで明記をするようにしましょう。

本人希望欄の書き方

複数の職種を募集している場合は、希望職種を書くようにしてください。待遇面などについては原則、「貴社規定に従います」と記入します。

育児などで勤務時間の制限などがある場合は、その旨を記載しましょう。また「現在態勢を整えるべく努力している」などの内容を加筆し、仕事の意欲を示せるとより良いでしょう。

封筒の選び方・書き方

見落としがちでありながら、非常に重要なポイントになる履歴書の郵送方法。履歴書を送るとき、封筒の形・色にも基本があり、どんなに素晴らしい経歴があっても封筒選びを間違えているといい印象を持ってもらえません。逆に、郵送時のマナーがきちんとしていれば、採用担当者からの評価がアップすることもあります。

履歴書は重要書類なので、使用するべき封筒も採用担当者の印象を損ねない様に慎重に選ぶべきです。ここでは、基本の形と色を説明しますので郵送する際に確認しておきましょう。

履歴書で使用するべき封筒は?

市販の履歴書はA4(A3二つ折)、B5(B4二つ折)サイズになっています。それぞれが入る封筒を選びましょう。基本的に封筒にA4サイズなどの表記がされているため、間違えることはないでしょう。

ただし、履歴書を三つ折りにして封入する長形の封筒もありますがこれは使用するのを避けましょう。重要書類に折り目をつけると読みにくくなり、読み手の印象を悪くする可能性もあります。そのため、長形の封筒を使うのは好ましくありません。二つ折で入るサイズのものを選ぶようにしましょう。

色は白が無難

市販の封筒は主に、白・茶の2色があります。どちらも就職活動には使えますが、履歴書を郵送する際は白の封筒が無難です。

なぜなら白は清潔感、上品なイメージがあり、お祝いの場や手紙などにも使われ、きちんとした印象があります。一方、茶色ですがその色味の特性から事務的な印象があります。会社には毎日たくさんの郵便物が届き、その多くが茶色の封筒です。

履歴書を茶の封筒で郵送してしまうと、たくさんの郵便物に埋もれてしまう可能性もあります。気づかれないまま未開封で放置されてしまう可能性も0ではありません。

開封されるのが遅れて選考に影響を与えることも考えられるため、白を選ぶのが好ましいです。

また、履歴書を郵送、手渡しのどちらでも必ず、表面に「履歴書在中」と朱書きします。真っ白な封筒に赤い文字のコントラストで目立ちます。郵便物を仕分ける担当者に一目で重要書類と認識され、大切に扱われるでしょう。

封筒に履歴書を入れるときはクリアファイルを使う

履歴書などの重要書類はクリアファイルに入れるのがおすすめです。郵送中に折れたりするのを防ぐほか、添付の書類(職務経歴書、添え状)をまとめて封入でき、管理もしやすくなります。

採用担当者の取り扱いやすさを考えておくのも、書類郵送する際の重要なポイントです。履歴書の汚れ、折り目は直接選考に影響を与える可能性もあります。

これからビジネスマンとして働いていくのであれば、このような細かい気配りも必要です。相手に良い印象を持ってもらうため、きちんと確認をしておきましょう。

切手はオーソドックスなデザインが無難

切手を貼るときは華美なデザイン、キャラクターなどを避け、普通のものを使用します。様々なデザインの切手があり、つい自分の好みのものを選びたくなりますが、ビジネスシーンでは無難に普通の切手で郵送しましょう。

封筒の表面に悪い印象を持たれないように、切手のデザインと位置を基本通りにしておきましょう。

また切手はなるべく1枚でおさめます。2枚貼ると、剥がれてしまうこともあり、書類が差し戻される可能性もあります。封筒の見た目も2枚の切手で乱雑に見えることがあるため、基本は1枚にしましょう。

宛名の書き方にも注意

住所は、都道府県から記入し、社名は(株)などの略称は使わないようにしましょう。縦書き・横書きは統一させましょう。一般的には、縦書きになっていることが多いです。

あて名は「御中」と「様」を併用せず、使い分けます。会社宛ての場合「御中」を使用します。担当者に宛てる場合には「様」を使用しましょう。

封筒の表面左下には、「応募書類在中」と記入して、何が入っているのかを、一見してわかるようにしておきます。

そして封筒の裏面には自分の住所、氏名を記入します。このとき文字の大きさは、会社名よりも、やや小さく書きましょう。

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