退職挨拶をするときのマナー・注意点・ポイントを紹介。メール・スピーチはどうすればいい?

JobStep編集部
公開, 更新 , ビジネスマナー

年間の転職者数は280万人~350万人いると言われています。転職意欲がある人を含めると600万人~700万人にもなるそう。

これまでのように1社に努め続けることも減ってきたため、転職の挨拶を経験する人も増えてきたでしょう。転職の挨拶は、メール・スピーチなど複数回おこなわなくてはいけないことも多く、それぞれマナー・注意点・ポイントを抑える必要があります。

立つ鳥跡を濁さずという言葉がありますが、別れのときはきれいに問題なく、辞めたいものです。

社内の人には今までの感謝を。社外の人は、今後も深い関係を築いていけますように。という意味で挨拶をしなくてはいけません。受け手が不快感を感じないよう、細心の注意を払う必要もあります。

勤務していたことがいい思い出になるためにも、素敵な挨拶ができるように準備をしていきましょう。

退職の挨拶をするタイミング・準備しておくこと

退職挨拶は、朝礼でスピーチをしたり、夕方ころに招集がかかってみんなの前で話したり、メールで辞める旨を伝えたりと、タイミングやシチュエーションはさまざまになります。

基本的にスピーチかメール、またはその両方で挨拶をすることになるため、あらかじめある程度考えておきましょう。

退職挨拶スピーチでのマナー・注意点

スピーチはお世話になった人たちに、直接感謝の言葉を伝える時間になります。いきなり話すことを振られる場合も少なくないため、ある程度準備をしておいたほうが良いでしょう。

ネガティブな内容は言わない

退職する理由はさまざまです。給与が安い・長時間労働がつらい・人間関係が悪化したなど、ネガティブな理由で退職を選択する人もいるでしょう。

しかし挨拶の際、批判的なことは言わないようにしましょう。会社に残る人からすればいい印象を受けるスピーチとは言えません。

自分がどれだけ成長でき、感謝しているのかを伝えることを心がけてください。

簡潔に

長々と話をするのはNGです。思いが溢れてしまって、ついつい色々な話をしたくなってしまうかもしれませんが、他社員はいつも通り仕事があります。一旦手を止めてもらって話を聞いてもらっていることを忘れないようにしてください。

長くても5分以内で話を収めるようにできるといいでしょう。どうしても個人的に伝えたいことがあるのであれば、スピーチ後私信でメールを送るようにしてください。

ゆっくり、はきはきと

緊張して早口になったり、小声になってしまったりする人もいるかもしれません。しかしいくら素敵なスピーチをしたとしても、相手にその内容が伝わらなければ意味がありません。

感謝の気持ちがみんなに届くよう、ゆっくり、はきはきと話すことを意識しましょう。

エピソードなどを盛り込むことが、できるといいかもしれません

定型文をそのまま話すのもいいですが、より感謝の気持ちを伝えたいのであれば、オリジナリティを出すことが大切になります。

お世話になった人とのエピソードなどを話せるとより良いでしょう。感謝の気持ちをより届けることができるはずです。

退職挨拶スピーチの事例

皆様、お疲れさまです。私〇〇部に所属しております〇〇〇〇(名前)です。お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。私〇〇(名前)は、本日をもちまして退職をさせていただくことになりました。

新卒から入社して3年と、短い期間ではありましたが、大変お世話になりました。私は〇〇になりたいという夢があり、〇〇会社に入社をしました。入社から、いままで様々なことを体験させてくださった〇〇社長には心から感謝をしております。他社では新卒時代にこのような経験をさせていただくことができなかったでしょう。

また〇〇部の〇〇さんは、常に一緒に同行して、いろいろなことを教わりました。〇〇へ営業に行ってミスをしてしまったとき「~~~~~~~~」と声をかけてくださったお言葉は一生忘れません。

そしてその他先輩方にも、感謝してもしきれない思い出いっぱいです。

ここで培った経験は、私の人生にとってかけがえのない財産になりました。この経験を今後も活かしていくことがみなさまへの恩返しになると信じ、頑張っていきたいと思っています。

みなさまと〇〇(会社名)のご活躍とご健康を心よりお祈りしています。本当に今までありがとうございました。

退職メール作成時のマナー・注意点

退職メールの中身は、長々と書かずシンプルが肝心。一斉メールで送ることが多くなりますが、自分らしさを出すことで、より印象に残るメールになります。

基本的に社外・社内と、作り分けて送る退職メール

直接伺えないことを謝罪する

本来退職する場合は、お菓子などを持って直接挨拶回りをするべきです。とはいえ、何百人の人に挨拶に行くことは不可能ともいえます。

そのため直接伺えないことを、メールの始めのほうで謝罪しましょう。

「また、本来であれば直接お伺し、ご挨拶をさせていただくべきではございますが、

急なメールでのご連絡になりましたこと、心よりお詫び申し上げます。」

上記のような内容を入れておくことで、多少誠意を見せることができます。挨拶回りに行けない場合は、謝罪することを忘れないようにしてください。

退職理由は細かく記載しない

退職メールは社外用・社内用に、作り分けることが一般的ですが、どちらにも退職理由を細かく記載する必要はありません。

退職はおよそ8割はネガティブな理由とも言われます。そのため人間関係が悪くなった、給与をあげたかったなどネガティブに捉えられるような理由であれば、詳しく触れる必要はありません。

ただし結婚・妊娠・引っ越しなどの場合は、軽く触れてもいいでしょう。

また社外用の退職メールだったとしても、会社の悪口を書いてはいけません。送り先は今後もクライアントになる可能性が高いため、どんな今いる会社を恨んでいても、悪口を送るようなことはやめましょう。

今後の担当者について触れておく

次誰が担当するのか後任については、しっかり触れておきましょう。今後の業務がスムーズに進むように、引き継ぎをしっかりおこなうことは非常に重要なことになります。

名前・連絡先・どういうときに連絡をすればいいのかまで、しっかり伝えてあげることが大切です。

退職することがすぐにわかる、件名を入れる

一般社団法人日本ビジネスメール協会によると、1日平均40通ほどメール受診しているビジネスマンが多いようです。営業担当になると、100通近く受け取っている人もいるでしょう。

上記で触れたように、退職メールには引き継ぎ担当者が記載されているなど、重要な連絡でもあります。そのため退職することがすぐにわかる、件名を入れることも大切です。

【退職のご挨拶】株式会社〇〇 名前

上記のようなタイトルがシンプルでわかりやすいでしょう。

社内用の退職メールには、今後の連絡先をいれてもOK

社内用の退職メールには、個人的なメールアドレス・電話番号を入れておいてもいいでしょう。ただし社内用の退職メールは基本返信がないものだと思って作成をするべきです。もし自分が社内から退職メールを受け取った場合も、返信する必要はありません。

社外用の退職メールには、個人的なアドレスを載せることはありません。もし今後もコンタクトを取り続けたいのであれば、転職後にメールを送るのがベストです。

【転職のご挨拶】〇〇株式会社から転職いたしました(元株式会社〇〇 〇〇 

上記のような表題にプラスで、アポイントの依頼などをすると、より関係性を深めることができるようになるでしょう。

一斉送信で大丈夫

退職メールは何百、何千と連絡をしなくてはいけないこともあるでしょう。これを1つずつ送るのはかなりしんどいはず。

そのため一斉送信をしてしまっても問題はありません。ただし宛名に「bcc」を必ず入れましょう。これで送付先に他の送付先のアドレスが漏れることはありません。他人同士でアドレスを知られないようにする配慮は欠かさずにおこいましょう。

また「Bccでのご連絡になり、大変申し訳ありません」という謝罪の言葉を入れるのを忘れないようにしましょう。

とくに関係の深かった人には、1つずつ送信しても問題はありません。

感謝の気持ちを表す

退職のメールを送る際に最も大切なことは、今までお世話になったことに対する感謝の気持ちを伝えることです。

短い文章の中に、その人との思い出や一緒に過ごした経験などを添えると良いでしょう。また今後会社を離れても付き合う可能性を考えて、退職メールは感謝の言葉で締めくくると、これからの関係性を維持できるかもしれません。

退職メールを送るタイミング

退職メールを送るタイミングも意外と重要です。変なときに送信してしまうと、恥ずかしい思いをしたり、相手を混乱させてしまったりする可能性があります。

社内用・社外用で、ルールも異なるため、きちんと確認をしておくべきです。

退職メールを送るタイミング「社内向け」

社内向けの退職メールを送るタイミングに決まりはないですが、「最後の挨拶」になるので、出勤最終日に送信するのがいいでしょう。

また送る時間帯も9時-16時は業務で忙しい時間帯の場合が多いので、定時から1時間前-退社までの遅い時間に送ることをおすすめします。最後の仕事だと認識して問題ありません。

退職メールを送る人数が多ければ一斉メールでも良いですが、お世話になった上司や先輩には個別で送る方が気持ちが伝わりやすいです。

退職メールを送るタイミング「社外向け」

社外向けの退職メールを送るタイミングは、辞める日の1ヶ月前、遅くとも2週間前に退職メールを送ることが望ましいとされています。

クライアント側も、あなたに最後に質問しておきたいことや、確認しておきたいことがあるかもしれません。プロジェクトが進行していれば、クライアント側でも何かしらの対応が必要になる可能性もあります。

そのためなるべく早く連絡するべきではありますが、あまり早く連絡しすぎても、混乱を招きかねないため、早くても辞める1ヶ月前くらいに連絡をいれるのがちょうどいいでしょう。

退職メールの例

なるべく長すぎずシンプルに送ることが大切ですが、下記はあくまでもフォーマルな文章になります。

自分の体験や気持ちを追記できると、さらにいい退職メールになるでしょう。

「社内向け」の退職メール

件名:【退職のご挨拶】 名前

本文:

株式会社○○のみなさま (○○部のみなさま)

お疲れ様です。

〇〇部の〇〇です。

このたび、私〇〇は、一身上の都合により本日で退社することになりました。

本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

在籍中はいたらぬ点もあったかと思いますが、みなさまの温かい指導のおかげで大変多くのことを学ばせていただきました。

業務を通じて壁に当たることもありましたが、多くのことを学ぶことができ、大変感謝しています。

今後もこの会社で培った経験を、活かしていきたいと思っております。

退職後の連絡先は下記になりますので、今後ともご連絡いただけると幸いです。

メール:~~~~~~~~

携帯:~~~~~~~

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

今まで、本当にありがとうございました。

「社外向け」の退職メール

件名:【退職のご挨拶】株式会社〇〇 名前

本文:

株式会社○○ 〇〇様

お世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により○月○日を持って退社することになりました。

〇〇様にはこれまで何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。

本来であれば直接お伺し、ご挨拶をさせていただくべきではございますが、

急なメールでのご連絡になりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

後任は同じ部署の××が務めさせていただきます。

後日改めて××がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と〇〇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

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