履歴書をメールで送信方法。ファイルにはパスワード設定を忘れないよう注意しよう

JobStep編集部
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就職活動において、第一の関門になるのが書類審査です。転職サイトdodaの座談会記事によると、書類通過率は全体の30%程度。ただし営業職など、実際に会って話をしたい職種などの書類審査通過率は80%にものぼるようです。

最近では、書類審査のとき必ず必要となる履歴書も、メール送付するような時代になってきました。

企業としても管理コストが低く、すぐに手元に届くweb版履歴書は、便利なのでしょう。そんな履歴書ですが、メール送信するときのマナーを知っていますか?

履歴書をメールで送信するときのマナー・注意点

履歴書をメールで送信するときのマナーを知らないということは、ビジネスメールを理解していないということ。

新卒であれば、多少のミスは目をつぶってくれるかもしれませんが、中途採用の場合はメールマナーも評価にかかわる部分になります。正しく理解をしたうえで、対応をするようにしましょう。

履歴書はパソコンで作成したものを使うのが無難

メールで履歴書を添付する場合、手書きした履歴書をスキャンして添付する場合もありますが、スキャンだと文字が潰れることがあります。そのため、パソコンで作成したものを添付するのが無難でしょう。

「手書きの物を添付するように」との指示が無い限りはワードなどで作ってしまったほうがいいでしょう。パソコン作成であれば、訂正・使い回しも楽におこなえるため、求人者にとってもメリットが大きいといえます。

また最近では、無料の履歴書作成ツールもネット上に多くあります。表示して確認したときに問題がないようであれば、ツールを使用しても問題ありません。

履歴書はPDF形式にしよう

WordやExcelのファイルのまま送信すると、相手のパソコン環境によって表示が崩れてしまう可能性が高いです。

そのため基本的には、PDF形式に変換してから送るようにしましょう。

PDFにファイル変換する場合は、ファイルタブ→名前を付けて保存→ファイルの種類→PDF (*.pdf)] をクリックしてください。

写真は写真屋でとってもらおう

メールで添付する場合、写真は写真屋で取ってもらったデータをそのまま添付することが望ましいです。インスタント撮影機ではデータを取得できませんし、デジカメでは画質が悪く、志望度が低いと思われる可能性もあります。

写真屋で取ってもらった写真を使うのが、ベストといえます。スーツで写真館まで行く必要がありますが、10分1,000円程度で写真は撮ってもらうことができます。

写真は履歴書をワードで作成した場合、「挿入」→「画像」アイコンで貼り付けできます。

パスワード設定・ファイル名設定はしっかりおこなおう

メールで送る場合、履歴書のファイルにはパスワードを設定すると良いでしょう。

個人情報の管理徹底が叫ばれるなか、ファイルにパスワードをかけて送信する事で「個人情報の管理リテラシーがある人」との印象を与える事ができます。

ちょっとしたところでも差別化を図っていきましょう。またファイル名は「自分の名前」と「送信した日付」を入れると採用担当者が分かりやすいです。

送信前にチェックを忘れない

送信する前にチェックは欠かさずおこないましょう。先ず相手先のアドレスが間違っていないかは必ず確認します。

個人情報の取り扱いをする中で、送り先を間違えるミスは1番起こしてはいけません。

またメールに誤字脱字がないか。添付した履歴書に不備はないかなども間違いなく確認しましょう。

件名は正しくわかりやすく記入すること

件名は間違いなく記入しましょう。毎日大量の履歴書が送られてくるため、件名の無いメールは判別がとても面倒になります。

分かりにくいメールを処理するとなると、採用担当者の印象も悪くなってしまう場合があります。件名は「履歴書送付の件(名前)」と、短くシンプルに記載しましょう。

履歴書をメールで送信するときのサンプル文

本文には、いろいろ書かないのがマナーです。志望度が高い場合、アピールしたくなる気持ちはわかりますが、その思いは履歴書に込めましょう。

基本的には下記内容を送れば十分です。

  • 宛名
  • 氏名
  • 要件
  • 結びの言葉
  • 署名

件名:履歴書ご送付の件/氏名

文面:

株式会社○○○○

○○○○様

○○○○と申します。

ご指示いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。

ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

応募書類には念のためパスワードを設定しております。

後ほど、パスワードをお送りさせていただきますので、ご確認のほどお願いいたします。

お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

~~~~~~~~~~~~~~

○○○○大学

○○○○

〒000-000

○○県○○市・・・・

090-0000-0000(連絡先)

○○○○@gmail.bcom

~~~~~~~~~~~~~~

またパスワードのメールは、下記のような内容を送りましょう。先程の書類メールを送った直後に送るべきです。

あらかじめ作成をしておき、連続して送れるように準備しておきましょう。

件名:履歴書のパスワードの件/氏名

文面:

株式会社○○○○

○○○○様

先ほど応募書類を送付させていただきました○○○○です。

履歴書に設定をしたパスワードをお送りいたします。

パスワード:~~~~~~~~~~~~

お手数をおかけいたしますが、

ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

~~~~~~~~~~~~~~

○○○○大学

○○○○

〒000-000

○○県○○市・・・・

090-0000-0000(連絡先)

○○○○@gmail.bcom

~~~~~~~~~~~~~~

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