ビジネスの場における「夜分遅くに」の意味・使い方・注意点

JobStep編集部
公開, 更新 , ビジネス用語

急用が出来て連絡しなければならなくなった場合や、日中忙しくて連絡できなかった場合に使われる「夜分遅くに」という言葉。とくにビジネスの場においてよく見かけます。

しかし自信を持って正しい使い方ができているといえるでしょうか。何時から夜分遅くにと入れるべきなのか悩んだ人も多いはず。

そこで今回は、意外と間違えやすい「夜分遅くに」という言葉の意味や使い方を解説していきます。

「夜分遅くに」の意味

「夜分」は夜遅い時間を指すから、「夜分遅くに」は重複表現なのではないかと思われる方が多いです。しかし、「夜分遅くに」という使い方は間違っていません。

実際には「夜分」は夜遅い時間ではなく、「夜」そのものを指します。そのため「夜分遅くに」は正しい表現で「夜遅くに」と同じ意味となり、重複表現には当たりません。

「夜分遅くに」の使い方

「夜分」の意味自体は「夜」ですが、これを使う時間はおおよそ23時~午前2時くらいです。ただし何時以降が「夜分」になるという明確な区切りはないため、個人の感覚で使っても問題はありません。

ビジネスの場では、夜遅い時間にメールや電話をするときに使います。「夜分遅くに失礼いたします」の言葉がまず冒頭に来ることが一般的です。

「夜分遅くに」を使うのは22時以降からとする場合が多いですが、相手が夜遅くに見ることも踏まえて、20時以降から使用しても良いでしょう。

「夜分遅くに」の注意点

ビジネスのシーンでは必要最低限にとどめる

ビジネスにおいては連絡事項は相手の就業時間内に伝えるのが鉄則。それ以外の時間ですと、相手のプライベートな時間を割いてしまうことになるからです。

電話はもちろんメールでも、明日でいいことなら夜遅くには送信せず後日連絡しましょう。

夜遅くに送るメールには必ずつける

電話や実際のアポイントメントとは異なり、メールは送った瞬間に読むかわからないので「夜分遅くに失礼致します」などの文言は不要と考える人もいますが、これはNG。

遅くに送ったメールには、必ず「夜分遅くに失礼致します」などの1文をいれましょう。

ビジネスにおいては相手の就業時間内に連絡を取ることが原則です。夜間にメールを送ることは失礼に当たります。

しかし緊急の要件など、どうしても連絡を取らなければならないこともあるでしょう。そのときは、申し訳ないという気持ちを込め、「夜分遅くに失礼いたします」などの文言を付けることで、相手へ配慮をみせることができます。

謝罪の言葉を添える

夜遅くに連絡を取ることは、相手の時間を邪魔してしまうということです。それに対する謝罪の言葉がないと、相手に不快感を与えてしまうこともあります。

電話やメールの最初や最後に「夜分遅くの連絡となり、申し訳ございません」などの謝罪の言葉を付けるようにしましょう。

丁寧で伝わりやすい文章を心がける

たとえ「夜分遅くに失礼致します」などの謝罪の言葉が入っていても、その他で丁寧さが欠けてしまっていては謝罪の気持ちは伝わりません。普段よりいっそう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

また深夜に送った場合、相手がそのメールを夜遅い時間に読む可能性が高いです。そのときに煩雑でわかりにくいメールが来たら読む気も失せますし、場合によってはメールの内容を誤って解釈されてしまう可能性があります。

業務ミスを避けるためにも、丁寧でわかりやすい文章を心がけましょう。

その時間にメールを送った理由を付け加える

夜遅くにメールを送る場合、目的を明確にすることが大切になります。深夜に連絡がきたにも関わらず、相手に目的がはっきり伝わらないと、「なんでわざわざこの時間に連絡してきたんだ」ということになります。

しかし海外出張など自身の都合で緊急性のないメールでも夜間に送らなければならないこともあるでしょう。

そのような場合でも相手に不快感を与えないために、「海外出張につき連絡が取りにくくなるため、このような時間での連絡となってしまい申し訳ございません」などと付け加えましょう。

相手に、なぜこの時間に連絡をしたのか、わかるようにメール内に、理由を明記しておくことが大切です。

曖昧な時間表現を用いない

日付が変わる間際に「明日までに○○して下さい」などとメールを送るとき。回線の障害などでそのメールが次の日に届いてしまうこともあります。

もしそのような事態が引き起こってしまった場合、理解に齟齬が生じてしまいます。

電話の場合でも、深夜1時の「明日」を今日とみるか、そのさらに次の日とみるかは人によって異なりますよね。「○日の○時」などと日時を明確に述べましょう。

電話の場合、要件は短く済ませる

電話の場合は、夜遅くに相手の時間を奪うことになります。要件は短く済ませ、かかる時間を短くすることが求められます。

煩雑な事柄であっても長々と電話することは避け、必要最低限のことのみを伝えましょう。その上で「詳細は明日連絡します」などと断りを入れることがベストです。

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