上司に電話をかける際のマナー。勤務時間外の電話は非常識?事前に確認すべきこととは?

JobStep編集部
公開, 更新 , ビジネスマナー

上司に電話を掛けるとき、どんなことに気を使っていますか?

普段はメールやメッセージで上司と連絡を取っているという人も、何か緊急の案件や相談がある場合は電話を使うこともあるでしょう。

もちろん上司に電話をかける際は、友達や家族とは違い、気にかけなければならないビジネスマナーがいくつかあります。

非常識だと思われないためにも、事前に確認すべきこと、電話をかける際のマナーを確認しましょう。

上司に電話をかける前に確認すること

上司に電話をかける前に確認すべきことがいくつかあります。忙しい上司の時間を無駄にしないよう、事前に頭に入れておきましょう。

上司の予定

上司に電話をかける前に、まず予定を確認しましょう。会議や来客中に電話をするのはマナー違反。基本的に、緊急以外は電話を使わないようにしましょう。

取引先の電話の取次ぎであっても、上司が取り込み中であれば、後ほどかけ直す旨を先方に伝えるべきでしょう。

本当に電話するべきなのか、確認しよう

管理職ともなると、電話に出る時間もないくらい、外出・接客・会議などで忙しいです。

メールやメッセージなど、上司が空いた時間に確認して済むような用件であれば、なるべく電話は避けましょう。メールを見て空いた時間に上司から電話をかけられるように、用件をまとめたメールを自分の内線番号と一緒に送るのも良いです。

もちろん緊急でなくても、ある程度議論が必要な場合や、メールで打つと手間になるような質問をする場合は、メールよりも電話のほうが良いかもしれません。

上司によっても電話の扱い方の好みは変わるので、事前に認識をすり合わせたり、臨機応変に対応しましょう。

上司への電話のかけ方

急用があり、上司に連絡が付きそうなタイミングを把握することが出来たら、電話をしましょう。

会社での決まりがある場合はそれに従いますが、上司が電話に出たら、まず挨拶をしてください。

「お疲れ様です。営業の〇〇(自分の名前)です。お忙しい時間に申し訳ございません。」と断りを入れてから、用件を伝えましょう。

また「〇〇の件でご連絡をさせて頂いたのですが、5分ほどお時間大丈夫でしょうか?」と今時間があるかを尋ねるのも、マナーです。なるべく簡潔に具体的に話をおこなうようにしてください。

上司に電話をかける際のマナー

では実際に上司に電話をかける時には、何に気をつけたら良いのでしょうか?

上司に電話をかける際のマナーを紹介します。

緊急時以外は勤務時間外の電話をしない

緊急時以外は、勤務時間以外の電話をしないのがマナーです。また、プライベートの電話にはかけないようにしましょう。

ただし上司から事前に許可をいただいている場合は別となりますし、営業などで勤務時間が合わないようであれば、電話をかけるのはやむを得ません。

どうしたらいいかわからない場合は、事前に勤務時間外の電話をしても良いか上司に確認しておくのをおすすめします。

社内にいる場合は内線を使う

もし上司が社内にいる場合は、内線の直通にかけます。

基本本人が出るはずですが、席を外している場合もあるので、きちんと担当部署と名前を名乗ります。離席中で他の方が出た場合は、電話があったことや折り返しのお願いをしましょう。

基本は自分からかけなおしますが、相手からの連絡の折り返し場合は、席に戻ったことを伝えてもらうのが良いです。

なるべく簡潔に具体的に話をする

電話だからといってダラダラを話をするのはよくありません。

時系列順に5wh1を意識しながら話をするようにしましょう。そして上司にどう行動してほしいのかを明確にしてから話をしましょう。

会話をするときに必要になりそうな資料などは、電話をかける前に用意をしておきましょう。

電話での連絡が取れない場合はメールか伝言

会議、接客など、上司はやることがたくさんあります。なかなか時間が合わず、連絡が取れないという場合もあるでしょう。

その場合は、上司の席の近くの人に内線で伝言を頼むか、メールで失礼しますと連絡しておくとよいです。ただ、メールの場合は、読むのが遅くなることもありますので、急ぎの場合は避けます。

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