ビジネスでの手紙マナー・書き方。ビジネス文書を書くとき注意しなくてはいけないことは?

JobStep編集部
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社会人になれば、手紙を2,3通出すこともあるでしょう。しかしクライアントの手元に残り続ける手紙は、マナーを知らないまま郵送してしまうと恥ずかしい思いをすることになります。

たった1通でクライアントとの関係性に大きな影響を与えてしまうこともあるかもしれません。そこでビジネス文書を書くとき注意しなくてはいけないを紹介していきます。

ビジネスの場における手紙のマナー

情報化が進み、メールが一般化している現代のビジネスの場において、あえて手書きで送る手紙は、送った相手に強い印象を残すことができるツールです。きちんとマナーや注意点を守って手紙を書くことができれば、相手に強い印象を与えることができます。

逆に言えば、マナーや注意点が守られていないと、その印象が強く相手に残ってしまうため注意が必要です。以下では、ビジネスの場における手紙のマナーについて詳しく紹介していきます。

頭語と結語を必ず入れる

頭語は、はじめの挨拶に当たるもので、結語との決まった組み合わせがあります。そのため、手紙の内容に合わせて頭語を選び、それに合う結語を選ぶようにすることが大切です。ビジネスの場において最もよく使われる頭語は拝啓です。

普段は使わない手紙特有のマナーなのできちんと覚えておきましょう。

時候の挨拶を忘れない

ビジネスの場においては、いきなり手紙の内容を書くということはありえません。まずは時候の挨拶を書かなければなりません。ビジネスの場においては、相手の繁栄や健康を祈る言葉を入れるのが一般的です。

「(時候の挨拶)、貴社におかれましては一層ご清栄のこととお喜び申し上げます」などの言葉を用います。

厚誼・厚情へのお礼

ビジネスは取引先とのやり取りによって円滑に成り立っています。そのため、ビジネスの場では取引先に対する平素の厚誼・厚情にお礼を述べることが一般的です。日頃いただいている厚誼や厚情お礼を書くと、より好印象の手紙を書くことができます。

主文に入る前に起語を入れる

ビジネスの場における手紙は簡潔にまとめることが大切です。そのため、手紙の内容に入る前に、ここからが用件であることを相手に知らせるための起語という言葉を使います。

ビジネスの場においてよく使われる起語は、「さて、ところで、実は、このたびは、さっそくですが」などが多いです。

内容は簡潔に

ビジネスの場における手紙では、内容は簡潔に伝えることが大切です。ダラダラと長く用件を書いたり、たくさんの用件を書いたりしてはいけません。簡潔に相手に内容が過不足なく伝わるようにすることが最も優先すべきです。

ただし、箇条書きにするような内容の場合は、メールで伝えたほうが良い場合もあります。きちんと使い分けるようにしましょう。

結びの挨拶を入れると丁寧

手紙には最後に挨拶の一文を入れると丁寧です。特に、ビジネスの場のような格式が必要な場では、結びの挨拶があると印象がよくなります。伝言を頼んだり、用件を結ぶ場合には、書中をもちまして

日付を忘れずに

手紙の最後には必ず日付を入れるようにしましょう。ビジネスの場において、日時は約束や期限を意味するものです。そのため、相手に期限や日時を知らせるためにも日付は必ず入れるようにしなければなりません。なお、日時を書く際に、縦書きの場合には漢数字で書くのが通例です。

他方、手紙を横書きで書く場合には、数字を使って書くのが一般的です。

難しい用語は使わない

ビジネスの場においては、手紙は簡潔に相手にその内容が伝わるように書かなければなりません。そのため敢えて難しい言葉を使う必要性はないと言えます。

かっこいいからと言って、難しい言葉を使って相手に内容が伝わらないようでは、手紙をわざわざ書く意味がありません。

宛名では、どんなに長い社名も省略はしない

誤字脱字が厳禁なのはビジネスの場における手紙も普通の手紙も同じです。ビジネスの場においては、誤字脱字だけではなく、省略することも失礼にあたる場合があるので注意が必要です。特に、宛名ではどんなに長い社名でも省略してはいけません。

誰に宛てたものかわからなくなってしまう場合があるからです。きちんと正式な社名を省略せずに書くことが大切です。

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